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「あれ?あのタスク忘れてた!」を防ぐ隠れタスクの探し方

パーソンリンクアドベントカレンダー 6日目の投稿です。shinoyuですよろしくお願いします(`・ω・´)ゞ

はじめに

タイトルみたいなこと、皆さんありますよね?私も気づいたら知らないタスクが存在していて、密かにその担当になっていたこと、よくありました。

自身が認識しているタスクなら漏らさずやれる自信はあるのですが(たぶん)、担当が誰か明確に決まらずフワッとしたものは拾いきれる気がしません...

そんな、チーム全体の隠れタスクを暴き出し、直前で死なずに済むエクセサイズを紹介します(`・ω・´)

みんなの隠れタスクをさがせ

さて、隠れタスクが発生してしまう原因はなんでしょうか?その時の状況や組織の雰囲気によっても違ってはくるのでしょうが、私は主にこの3つが要因だと考えています。

  1. そもそも記録して一覧化する習慣がない
  2. 誰が担当するかふわっとしたままになっている
  3. ある人は重要でないと思っているが、ある人は重要だと思っていた

そもそも記録して一覧化する習慣がない

あって欲しくないが、よくありがちなのがこのケース。PMが忙しすぎるとか、顧客が頻繁に動かすから無駄になるイメージがあるところだと起こりやすそう。
可視化されてないので取りこぼして死にます😇

まあ仕方のないケースもあります。リリース前でバグ対応で燃えてるときとか。それどころじゃない。わかる。つらい。

誰が担当するかふわっとしたままになっている

「これ〇〇さんの仕事じゃない?」
「え、〇〇さんじゃないの?」
「...」

お互いの信頼性が構築できてないチーム構築初期段階とか、PMがしっかり割り振りせず各々に任せっぱなしの状況で起こりやすい気がします。お互い常に報告相談するクセが作れてないとなってしまう...
後で発覚して死にます😇

理想は誰々がやると明確に決まることですが、「とりあえずバックログに書いておこっか」的な会話ができる人がいると回避はできます。だいじ。

ある人は重要でないと思っているが、ある人は重要だと思っていた

特にプロダクトオーナーと、開発者の間で起きやすいように思います。開発者に伝えてはいるがなぜ重要かの情報が降りてなかったり、今のタスクの優先度をあやふやにしている状態で見られてしまう。

〇〇は言われたことやってくれればいいから、とお互い思っている組織だと、
頻発して死にます😇


問題は根が深いことが多く、いきなりどうにかできるものではありません。人や組織をなんとかしない限り解決しないので、難易度も高いし時間もかかる。とはいえ納期は伸びず、タスクは全部潰さないと行けない。だが隠れていて見つからない。死ぬ😇

そんなとき「隠れタスクをさがせ」のエクセサイズが役立ってくれるでしょう。

どうやるのか?

一言で言ってしまえば、発散と収束です。
みんなが持ってるタスクをすべてはき出して、同じものを整理し、並べて、優先度を決めていく。

使うツールはGoogle スプレッドシート。これだけ。
複数人が書き込めるツールならなんでもOKです。

やはり表形式が楽なのでSpreadsheetをオススメしていますが、Scrapboxとか、HackMDとかみんなでワイワイできるタイプのやつを使っても良いかと思います。同時書き込みが大変ですがExcelでも可能ではあります。オススメはしませんが外部のサービスを使えない人はこれで頑張ってください。

ただし、JIRAなどの課題管理ツールはオススメしません。使い倒していてフロー完璧に整っているぜー!ってところは問題ないんですが、入力の手間がかかって面倒なため入力への心理的ハードルが上がります。JIRA使うのはタスクを洗い出して整理した後に使いましょう。

シートを2つ用意する

ツールを用意したら2つシートを作ります。表形式以外のツールを使っている人は違うページなりドキュメント用意して対応してください。

  • 認識しているタスクを書き出すシート
  • タスクをまとめて優先度を決めていくシート

それぞれ、「かきだすシート」、「まとめるシート」って呼んでます。

  • かきだすシート
    output-sheet.png

  • まとめるシート
    summary-sheet.png

こんなかんじです。

「かきだすシート」に各々が認識しているタスクを入力してもらう

「かきだすシート」をプロジェクト全員に共有し、趣旨を伝えます。このフェーズではみんなが集まっている必要はありません。シートを共有して、いつまでに書いておいてくださいね、と伝えて記載してもらいましょう。

この時、各々のタスクだけを書き出してもらうだけではなく「このチームのタスクだと思っているもの」を書き出してもらうことが重要になります。自分にアサインされているか分からないやつでも、それを覚えている人が誰かいるはずです。多くの目で見て抜け漏れを潰す。ここがキモです。

記載するときは記載者の名前を入れてもらいます。必須ではないのですが、後の工程でタスクの概要などをヒアリングすることがあり、誰が記入したか分かっていたほうが拾いやすいためです。ただ心理的安全性が低いできたてのチームでは無記名でやってもらった方がいいかも知れません。

さて、これが終わると大量のタスクが一覧を埋め尽くすはずです。

重複を排除しつつ「まとめるシート」に記載する

ここから顔を突き合わせて会話が必要になります。リモート会議でできる人はそちらでもOK。

出てきたタスクを上から順番に読み、「まとめるシート」に移動させていきます。移動の際にすでに同じタスクが出てきた場合、そのタスクに2票はいったことにします。ヒアリングしてみて微妙にニュアンスが違うな?と思ったときは無理にまとめず別意見として移動させましょう。

さて、ここまでやるとある程度何が残っているかがあぶり出されてきます。

重要度ポーカー

皆さんはプランニングポーカーという言葉をご存知でしょうか?

アジャイルやったことある人は皆さんご存知だと思いますが、あるタスクに対し大体の工数が書かれたカードを出し合い工数の妥当性を測るツールがあります。ここが大きくズレているとなにか隠れた前提などがあったりしてリスク要因になるので、それを事前に拾い上げるツールだと理解しています。

このエクセサイズでは、案件の重要度を測るために使います。職種に関わらずすべてのメンバーが、「今このタスクはどれだけ重要だろうか?」の目線を合わせるのが目的です。もちろん普段やっている仕事が違うので見えている視点も違います。違っていてOK!大事なのはみんなが考える重要度が、本当にプロジェクトと同じ方向を向いているか確認することにあります。

このとき一旦期限は度外視しましょう。スコープに縛られてしまうと視点が狭まり、今本当にやるべきことが見えなくなってしまうためです。

ここがズレていなければ最高!あなたのチームは皆が目標に向かって突き進んでいる最強のチームです。自身持っていきましょう!

ズレていた場合、個々人でそのタスクについての理解度がまちまちです。なぜこれが必要なのか、これをやることでどんな良いことがあるのか?を皆でディスカッションしましょう。

ディスカッションした結果このタスクの重要度が決まり、今何をするべきか?が明確になります。

期限でのグループ化

ディスカッションしてタスクの優先度が決まりました。次に決めることは、いつこれをやるか?です。ここではじめてスコープを意識します。

付け方としては3段階でいきましょう。ここはPMとかそのへんの人が詳しく知っているはずなので、主にその人が入力することになります。不安だったら職種毎のリーダーなどにも委ねて入れてもらいましょう。

  1. 今すぐに対応なければ行けない
  2. 次のスプリントで対応すればOK(スプリントで区切ってない場合は2週間くらいがいいです)
  3. 将来に備えてやっておいた方がいい

ここで、3は一旦すべてバックログに逃します。後回しでいいものは結構状況が変わって変わることが多く、これまでの経験からみてもそのままの内容でアクションしたことほとんどありません。なので一旦これはすべてスコープ外です。

1と2に別れたら、それぞれで重要度で降順ソートです。これで重要度毎にやるべきことが並び期限も明確にすることができました。

さあ、俺たちの戦いはこれからだ!!

終わりに

この記事では隠れたタスクを探す方法について書きました。時間にすれば2時間くらいあればある程度まで発見できるので、気軽に試してみてください。

厳密にやるともっと詳細に分析して探索していく最適なやり方はあるかと思います。ただ忙しい開発終盤とか、細かく見ている時間はなかなか取れないと思います。まずは短時間でこいつを試してみて、大体の隠れタスクを発掘する。それだけでも十分意味があるかと思っています。


パーソンリンクアドベントカレンダー 7日目は、si-maさんです。
ほんの2週間前くらいに入ってきた未経験エンジニアです。いきなり開発環境ではない環境の構築とかされているようで、色々と悩まれているのを日々見ていますが、その努力の集大成を披露してくれるそうです!

それでは、引き続きよろしくお願いします(`・ω・´)

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