Gmailの返却期限メールをGoogle Apps Scriptで抽出し、確認漏れを減らす

背景

レンタル機器や貸出品を扱う業務では、返却期限がメール本文にだけ書かれていることがあります。注文確認、発送連絡、請求書など同じ案件のメールが増えると、検索できても「どの記載が確定情報か」を見落としがちです。

この記事では、Gmailから返却期限の候補を抽出し、Googleスプレッドシートへ一覧化する最小構成を紹介します。自動で確定・返信するのではなく、最後は人が原文を確認する設計です。

設計方針

1. Gmail検索で候補を狭める
2. 本文から日付らしい文字列を抽出する
3. メールへのリンクと一緒にシートへ保存する
4. 確定日・返却先・配送方法は人が確認する

期限管理では、誤検出よりも「根拠へ戻れること」が重要です。

Apps Script

スプレッドシートを作成し、拡張機能からApps Scriptを開いて次のコードを貼り付けます。

function collectReturnDateCandidates() {
  const query = 'newer_than:90d ("返却日" OR "返却期限" OR "レンタル期間")';
  const threads = GmailApp.search(query, 0, 50);
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  const sheet = ss.getSheetByName('期限候補') || ss.insertSheet('期限候補');

  if (sheet.getLastRow() === 0) {
    sheet.appendRow(['取得日時', '送信元', '件名', '日付候補', 'メール']);
  }

  const knownIds = new Set(
    sheet.getLastRow() < 2
      ? []
      : sheet.getRange(2, 5, sheet.getLastRow() - 1, 1)
          .getDisplayValues()
          .flat()
          .map(url => (url.match(/[#/]([0-9a-f]+)$/) || [])[1])
          .filter(Boolean)
  );

  for (const thread of threads) {
    for (const message of thread.getMessages()) {
      const id = message.getId();
      if (knownIds.has(id)) continue;

      const body = message.getPlainBody();
      const dates = extractJapaneseDates(body);
      if (dates.length === 0) continue;

      const url = 'https://mail.google.com/mail/u/0/#all/' + id;
      sheet.appendRow([
        new Date(),
        message.getFrom(),
        message.getSubject(),
        dates.join(', '),
        url
      ]);
      knownIds.add(id);
    }
  }
}

function extractJapaneseDates(text) {
  const patterns = [
    /\b20\d{2}[\/-]\d{1,2}[\/-]\d{1,2}\b/g,
    /20\d{2}年\s*\d{1,2}月\s*\d{1,2}日/g
  ];
  const found = patterns.flatMap(pattern => text.match(pattern) || []);
  return [...new Set(found)];
}

なぜ「候補」止まりにするのか

メールには発送日、到着予定日、利用開始日、返却日など複数の日付が含まれます。正規表現だけで意味まで断定すると、誤った日を予定に登録する危険があります。

そのため、一覧には次の情報を必ず残します。

• 送信元
• 件名
• 抽出した日付
• 元メールへのリンク

担当者は元メールを開き、返却先住所、元払い・着払い、同梱書類まで確認します。

運用を安定させる工夫

時間主導トリガーで1日1回実行できますが、最初は手動実行で検索結果を確認するのがおすすめです。また、機密情報を外部APIへ送らず、Google Workspace内で完結させる構成にしておくと管理しやすくなります。

期限そのものだけでなく、「返却先を確認する日」「梱包を始める日」も別に登録すると、当日に慌てることが減ります。

まとめ

メール起点の期限管理では、完全自動化よりも候補抽出＋原文確認の組み合わせが安全です。小さな仕組みでも、検索時間と確認漏れを着実に減らせます。