本記事は Pleasanter(プリザンター) Advent Calendar 2022 の12日目の記事です。
はじめに
多くの管理業務を効率化してくれるプリザンターですが、あまり使われていない、もしかしたら知られていない使い方のひとつに画像ライブラリがあるのではないでしょうか。知ってはいるけど使ったことは無いという方も多いかもしれません。
私は仕事柄、画像を扱う機会が多いのですが、画像の管理というのは意外と面倒なものです。前に使ったあの画像素材はどこに保存していたかな、というようなことがよくあります。フォルダを細かくしすぎて探し当てられない、わかりやすいファイル名にしたつもりが思っているキーワードでは検索でヒットしない……お目当ての画像を探すことに費やす時間は本当に切ない時間です。もったいない。
ファイルにタグを入れて管理すればこんなことは少なくなるのかもしれませんが、それはそれで面倒なものです。
そんなわけで、画像の管理もプリザンターでやってしまいしょう、というのが本記事のすべてです。お疲れさまでした。
画像を貼り付ける
すでに多くの方がご存知かと思いますが、プリザンターの「内容」項目や「説明」「コメント」項目には画像を貼付することができます。ファイルを選択して貼付する場合は、項目の左下に並んだ小さなアイコンの左側をクリックするとファイル選択のファイアログが表示されますので、貼付したい画像ファイルを選択するだけ。また、クリップボード経由でも画像の貼付が可能で、例えば「内容」項目を編集モードにした状態でペーストするだけ。なんとそれだけで画像が貼付できてしまいます。便利。
画像ライブラリで表示する
普段からよく目にする一覧表示でも、画像を表示することは可能です。
ですが、画像の管理という意味でいうと更新日時や更新者などの情報は必要無いケースがほとんどですし、何より一画面に表示できる画像数が少ないのでスクロースするのが面倒ですね。
というわけで、上のメニューから「表示」→「画像ライブラリ」を選択します。
見やすい！以上です。お疲れさまでした！
もう少し詳しく
画像ライブラリの機能としては、上にある通りなのですが、もうちょっと管理しやすくするにはどうすればいいか、を少し考えてみましょう。やはり、画像を管理するうえで重要なのは検索性かな、と思います。10枚、20枚であれば画像ライブラリでざっと流し見すればお目当ての画像が見つかると思いますが、これが100枚、200枚ともなるとなかなかそうもいかなくなってきます。いかに素早くお目当ての画像にたとどりつけるか。まずはシンプルに名前、プリザンターでは「タイトル」になりますが、ここを検索しやすい名前にするのは当然ながら必要ですよね。次に、やはりタグで管理するのが良いでしょう。
ここでは「説明」項目にスペース区切りでタグ付けをしています。ついでに、より絞込んでいくためにファイル形式なんかも入れてみました。ライセンス形体や、Web用・印刷用などの区分があっても良いかもしれません。面倒にならない程度に絞り込みしやすくなるような情報を登録しましょう。
お目当てを絞り込む
プリザンターで画像を管理するメリットは、やはり検索性かと思います。名前やタグに登録したキーワードで検索できるのはもちろん、先程登録したファイルの形式などでも絞り込むことが出来ます。さらに「今年の春先に使った画像」のように期間でも絞り込めるのは非常に便利。
本来的な画像管理とは異なるのですが「この画像を使ったスライドを流用したいけど、どの資料で作ったスライドだったか思い出せない」という問題は古来より多くの人間を悩ませ続けてきましたが、プリザンターの場合、コメント機能を使うことで解決できるわけです。該当レコードのコメント欄に「20221212セミナー発表資料.pptx で使用」のように記録しておけば探し当てられる！資料に使う画像は「こういう意味合いで使った画像」という記憶が結構明確に残っていることが多いので、意外と便利だと思います。私だけかもしれませんが…。
ちなみに、サムネイルのサイズは設定で指定可能ですが、画像の登録時にサムネイルが作成されるので設定変更前に登録した画像のサムネイルがリサイズされない点は注意！
テーブルの管理：エディタ：項目の詳細設定：サムネイルサイズ | Pleasanter
https://pleasanter.org/manual/table-management-thumbnail
なお、画像が多くなることが予め想定される場合は、予めテーブルを分けておくのが良いと思います。出来ることならパッとテーブルを開いてパッとお目当ての画像を見つけられるのがベストですので。「テーブルを分けたら検索が面倒じゃん！」とお思いのあなた、大丈夫です。そんな時はサイト統合を使うのです。そして、検索用としてサイト統合を使う場合は「常に検索条件を要求する」を有効にしておきましょう。
テーブルの管理：サイト統合 | Pleasanter
https://pleasanter.org/manual/table-management-site-integration
テーブルの管理：一覧画面：常に検索条件を要求する | Pleasanter
https://pleasanter.org/manual/table-management-always-request-search-condition
おわりに
というわけでプリザンターは画像ライブラリも便利だよ、というお話でした。
今回は写真素材を例にしたのですが、なかなかクラウドには出しづらい図面の類や、個人情報などを含んだ書類のスキャンデータなど、オンプレで管理したいというお話もたまに聞いたりしますが、そんな時にはオンプレでも使えるプリザンターを是非ご検討ください。複数人で画像を管理する場合の「この人には見せられない！」といったことも、柔軟なアクセス制御で管理できます。そう、プリザンターならね。
その辺の画像管理アプリに匹敵するくらい便利に使えますので是非ご活用ください。