作業効率に関するもの、人間関係に関するものなど雑多に書いた。
言語化により定着させたい。
記事を通して他の方々の意見をお聞きしたい。
そんな期待で、いち若手社員の僕が最近心がけていることをまとめた。
想定読者は特にいないが、読んだ方が何か考えるキッカケになれば嬉しい。
1. 経緯や意図などの周辺情報を作業中に文字に残す
作: Chat GPT
何かの方針として、
パッと見で効率的なA案・B案の2択の代わりに
やむを得ない理由で効率の悪いC案を採用することがある。
ところが担当者が代わると、
その理由を知らないためにC案の効率の悪さを改善しようとA案やB案に変更しようとする。
しかし、いざやってみると
- A案は工程の終盤で使いたいツールがセキュリティの関係で使えなかったり、
- B案は顧客のこだわりで問答無用でダメだったりする。
結局C案に戻ることになり、それまでにかけた工数が無駄になる。
経緯や意図などがどこか目に入るところに記載されていれば、同じ轍を踏まず、余計な工数も割かずに済む。
さらに、大AI時代の今、文字に残すことには偶発的に生じたもうひとつのメリットがある。
ClaudeやGeminiなどに作業を依頼する際、残しておいた経緯や意図をそのままソースとして渡せることだ。
AIは渡された情報を基に良きに計らってくれる。
そのため、設計だけを伝えるより目的や背景も含めた方が、AIが良きに計らいやすくなり、欲しい姿で提供してくれるようになる。
あと単純に楽。入力の手間が省ける。
2. 明日自分でやる積み残しは、作業過程で目に入るところで管理する
積み残し表など、別の環境で管理しようとすると、
- 記録が面倒で、つい記録し忘れたり、
- 記録しても、そこに目をやる機会がなく、対応を忘れたりする
対策として、
- Sticky Notesでファイルに紐づけて記録するとか、
- ExcelならA1セルにコメントしておくとか
自分なりのルールを決めて、関係書類を開いたら思い出せるようにする。
ただし、長期的で大きな積み残しはその限りでない。
3. 作業用ファイルをそのままレビュー依頼時に提供しない
何らかの作業完了後、満足してノリで「作業用ファイルで確認して」とレビュー依頼することがある。
しかし、それはレビュアー視点では困ることがある。
レビュアーが資料を確認する際、
- どんな観点・判断でそうしたのか知りたいのに、書かれていなかったり、
- 作業者が付けた謎の色分けがあり「強調したいのか？意図があるのか？」と気になったり、
- 関係ないメモで思考が邪魔されたりと、
集中できずレビュー品質が落ちてしまう。
作業完了後は一旦満足して休憩し、
気持ちや視点を切り替えてレビュー用資料を作る。
4. プロジェクト管理用のファイルは、編集する手間を減らす努力を惜しまない
ただ楽したいだけではない。
管理する手間が大きいと、
- 無意識に編集を避けるようになり、管理されなくなる（経験則）
- ミスる
- 他の人に移管する際に説明が大変になる
条件付き書式、関数、VBAなどの機能を有効活用して極力楽に。
5. 提案・相談・質問は相手の気持ちを考える。
これらは相手とどれだけ仲が良かったとしても、
こちらきっかけで時間や、考える労力を割いてもらう行為。
インテグリティ（誠実さ）という言葉もあるように、
相手のことを考えていることが伝わるように関わると、
- 相手もそれを理解して丁寧に対応してくれたり、
- 追加で補足情報を教えてくれたりする
ちょっと苦手な人でも、我慢して工夫すると結局は自分が得する。
また、相手の特性・性格に合わせて伝え方を調整すると、さらに反応が良くなる。
- 相手が、理解力が高い人なら、前提から結論まで短く伝える
- 相手が、速読が得意な人なら、資料にまとめる
- 相手が、喋ってる途中に間違って結論を推測する傾向がある人なら、先に結論を伝え強調する
- 相手が、心配性な人なら、リスク対策案を早めに伝える
- 相手が、場の雰囲気を大事にする人なら、会議冒頭に雑談を交える
- 相手が、想像力の高い人なら、想定される質問や追加依頼を先読みして準備する
6. 認知バイアスを理解する
認知バイアスという概念があり、誰でも意思決定には様々な偏りを伴う。
自分がよく陥る認知バイアスを理解すると、こんな考え方ができる。
- 方針の変更を提案された。「このまま行こう！」と言いたいが、これは現状維持バイアスによるものであり、実は提案に従った方が良いかもしれない。考え直そう。
- ある人の行為から、「やっぱりあの集団はダメだ」と考えてしまった。これは過度な一般化によるものであり、その集団の他の方に失礼だ。考えを改めよう。
相手がよく陥る認知バイアスを理解すると、こんな考え方ができる。
- 「〜で合ってますか？」と言うと、大体「違う」と言われる。これは反射的逆評価や確証バイアスによるものであり、相手には自分の意見のデメリットばかりが目立って聞こえている可能性がある。僕が無能な訳ではない。対策として、今後はB案も用意し、「AとBのどちらが正しいですか？」と2択で質問することで、相手が否定から入って判断してしまうのを防ごう。
何より、客観視ができた気分になり大人になれたと錯覚する