営業の訪問前の準備には時間がかかる。前回の訪問メモを読み返し、社内のやり取りを確認し、今回決めるべきことを紙に起こす。担当する顧客が多いほど、この時間は先送りされる。結果として、前回のメモを読み返す時間が取れず、記憶に頼って訪問する状態になる。
この準備をAIに任せられないか、という相談は現場でよくある。結論から言うと、任せる部分と任せない部分を先に線引きしておかないと、出てくる下書きは役に立たない。線引きの基準は単純で、事実と予想を分けることだ。
AIが補完するのは、事実だけでなく「もっともらしい読み」
生成AIに過去のやり取りや訪問メモを渡して「ここまでの状況を整理して」と頼むと、戻ってくる文は読みやすい。読みやすいというのは、抜けが目立たない、という意味でもある。記録にない部分は、文脈から補って書かれる。
例えば前回のメモに「価格の調整は再来月以降に検討」とだけ書いてあったとする。AIが整理すると「価格調整を進めている」といった表現に寄ることがある。進捗は書かれていない。書かれていないだけのことが、読んだ側には「進んでいる」として渡る。
訪問前のメモにこうした読みが混ざると、商談の中で自分の認識を補正する手間が増える。事前準備は自分の認識を整えるための作業なので、初めから歪んだ認識が入っていると、準備した意味が薄れる。
先に3区分しておく
訪問前メモの枠組みは、運用に入る前に決めてしまう。区分は3つ。
- 決まっていること — 契約条件、合意済みの事項、確定した納期など、記録として残っているもの
- 未決のこと — 相談中の項目、保留になっている事項。どこで止まっているか、いつから止まっているか
- 前回までの経過 — 前回訪問の日付と、そのとき依頼された・指摘された内容
AIに任せるのは、この3区分に沿って既存の記録を並べ替えることまで。書かせないのは、区分の間を繋ぐ読み（「おそらく」「進んでいる」「懸念している」など）。読みの欄は空欄にして返させ、商談後に自分で埋める。
AIには加えて「出典（どの記録の、どの日付か）を各行に添える」ことを指示しておく。出典のない行は、補完された行だと判断できる。捨てる判断ができることが重要で、消すだけでも悪くないが、どこまでが記録か分かっていると、商談中の口説明も正確になる。
実例：設備機器を専門店経由で売るE社（仮名）
設備機器を専門店経由で納める商材を扱う企業の例を置いておく（ここではE社と呼ぶ。実名ではない）。一人が6社の専門店を担当し、週の前半と後半で訪問先を分けている。従来は担当者が朝、前回のメモファイルを開いて読み返してから手帳に今回の目的を書いていた。顧客の数に対してこの時間は細く、読み返しが省略される週もあった。
導入は次の順で行った。
- 訪問メモの記録形式を上の3区分に揃える（過去分の差し替えはせず、新規の訪問から切り替え）
- AIに渡す範囲を限定する：前回の訪問メモ、その週の社内メールの件名一覧（本文は渡さない）、共有シートの該当行
- 出力は3区分の雛形のみ。読み・予想の欄は「空欄」として返させる
- 担当者は空欄部分を訪問後に自分で埋める。翌週の入力は、この欄の記載から始まる
この作り方の実利は、準備時間の削減そのものというより、メモの読み返しが省略されなくなったことだった。3区分の形にしてあるため、「読むか／読まないか」という意思の問題ではなく、「空欄を埋めるだけ」という小さな行動に置き換わる。準備の有無がその日の気分と体調に依存しなくなった点は、一人で複数顧客を回る体制では意味が大きい。
一方で、メールの件名一覧を渡すと、件名だけから「急いでいる」とAIが読むことがあった。読み欄がなければその読みは表には出ないが、担当者が雛形の空欄を勝手に補って読む動きは残った。形式の固定は、AI側の癖というより書き手側の癖を止めるためのものとして設けている、というのが実際の感覚に近い。
貼り付ける雛形
運用開始時に共有フォルダに置いておく雛形。AIへの指示は「この形式でしか出力しないこと」「出典の日付を各行に添えること」「記録にない内容は書かないこと」の3点に絞る。
■ 訪問前メモ（{顧客名}）／作成日 {日付}
【決まっていること】
- （記録から抽出・出典の日付を添える）
【未決のこと】
- （止まっている場所と、いつから）
【前回までの経過】
- （前回訪問の日付、依頼・指摘の内容）
【自分の読み ※AIには書かせない・訪問後に記入】
-
まとめ
訪問前メモをAIに任せる範囲は、記録の並べ替えまで。読みは商談の直前に、自分の手で書く。AIが「読み」まで揃えてくれる文書は、読みやすさの代わりに、書き手の認識を固定してしまう。事前準備の成果物を「事実の台帳」と「読みのメモ」の二つの層に分けておくと、商談で起きた予想外の変化を、事実として次の記録へ渡せる。