Microsoft Flow でFlow作成

今回作成したFlow

最近研修で、新しく入社したスタッフのメンバーの出席と資料のお知らせなどのメールの通知などを任されることになった。
そこでMicrosoft Flowでその辺のFlowをメモ

使用したアプリ

• Office 365 ユーザー
  • スタッフの名前やE-mail、部署などを管理している
• SharePoint
  • 研修スタッフを記録するリストを作成
• Office 365 Outlook
  • メールの取得から通知に使用

Flow

1. メールで件名に入社の挨拶があるとFlowがはじまる
2. メールアドレスからユーザー検索で、スタッフの情報を取得
3. 出席用のリストとメールの通知が分岐
   • SharePointのリストにスタッフの項目を新規作成
   • Outlookでスタッフを通知

1.メールで件名に入社の挨拶があるとFlowがはじまる

一から作成するでOutlookを選択後に新しいメールが届いたときを選び、
詳細オプションを表示しないから、Subject Filterに「入社」と入力

2.メールアドレスからユーザー検索で、スタッフの情報を取得

Office 365 ユーザーからユーザーの検索を選択して、検索後に入力フォームにフォーカスしたら「新しい電子メールが届いたとき」が表示されるので、ここから「差出人」を選択
こうするとメールの差出人のユーザー情報を取得できる

3.出席用のリストとメールの通知が分岐

条件分岐をおこなう、ここからへんがMicrosoft Flowが独特でいろいろ条件が作成できる。
iftttやzapierだと一方通行だがMicrosoft Flowだと複数分岐が行える。＋ボタンから並列分岐の追加を選択して、SharePointとOutlookを選択

4.項目作成

SharePointから項目の作成を選択後に対象のSharePointのリストを選択。
そこからそれぞれの項目に必要な情報を入力
ちょっとここで関数を使った。ここまでだと入社した日時の入力ができないので関数を使用

utcNow()で現在の時刻を取得

ただこれだと07/16/2018 05:08:45になるので、yyyy-mm-ddへ変更する

まずutcNow()のみだと世界標準時なので、日本の標準時＋9時間にする

addHours(utcNow(),9)

ここから年と日と日を取り出したいので、formatDateTime()を使用

formatDateTime(addHours(utcNow(),9),'yyyy-MM-dd')

これで2018-07-16になる

5.メールで通知

Outlookから電子メールの送信を選択から、送信したいアドレスや本文を入力後に完成