はじめに
皆さんこんにちは。
この記事ではコミュニケーションの極意を授けましょう。といったようなものではございません。
むしろ欲しいです。切実に。
この記事を書くに至ったきっかけとして、半年ほど前からエンジニアとしての開発業務に加え、ほかの開発メンバーのタスクや進捗などの管理業務もするようになりました。
進捗報告や開発に関する質問を受ける機会が増えていく中で、相手が何を伝えたいのか、意図するところが何なのか分からず、何度もラリーが続き時間を取られてしまうことが多々ありました。
こうなると互いに本来やりたい業務へ避ける時間が減ってしまい誰も得しません。
本記事では私がかつてやってしまっていた、または見聞きした、あまりよろしくないコミュニケーションの取り方を例に挙げ、改善点について自分なりに書いてみようと思います。
「このままでもいいじゃん！」とか、「いるいるこういう人！」とか、「記事書いている人のコミュニケーション能力が低いだけじゃんw」とか軽い気持ちでツッコミながら読んでいただけえればと思います。
そして最終的に自分なりの気づきや、よりよいコミュニケーション能力を身につけるためのきっかけにしていただければ幸いです。
⚠️ 例①： チャットで砕けた話し言葉
「あ。今やってる作業なんすけど、予定より遅れてるっす」
チャットにて作業進捗を確認した際の返信内容です。内容以前であることは一目瞭然ですね。
同じ会社の仲のいい同期との会話ならまだしも、別会社のSES同士や、上司等に対してこのような内容だと少なからず誠意は感じませんし、協力する気は削がれますよね。
内容が変わらないならどう伝えてもいいじゃん。と思う方もいらっしゃるかもしれませんが、ほとんどの人は理屈より感情が先立って行動するので、伝え方ひとつで味方になってくれるか梯子外されるかが決まってしまうこともあるので気を付けましょう。
もちろん、口頭でも砕けすぎは良くないです。
⚠️ 例②： ピンポイントすぎ
開発していく中で、方針だったり仕様に関する質問の中で多いのが、話題の中心部分だけで話をしてしまうことです。
よくあるのが、質問したい機能のコードを一部抜粋したキャプチャをチャットに張り付けて、「ここはAの書き方でいいですか？Bの方がいいですか？」といった内容です。
質問している人は今自分がやっていることなので全体像を把握できているし、質問したいことも明確になっていると思います。
しかし、質問を受ける人も同じかというと、他のタスクをしていたりもするのでそうとは限りません。
どの機能における、どんな処理をやっている部分なのか？が分からないと判断はできませんし、それを調べるのにも時間がかかります。
例えばあなたが家にいて、母親が急に「カレーでいい？」とだけ言ってきたらどうでしょう？
それを聞いたあなたは、「いつの？」「作ればいい？作ってくれるの？」こんな疑問を投げかけると思います。
何に対しての「カレーでいい？」なのか分からずにとりあえずで了承も拒否もできませんよね。
実は「明日から一生同じものしか出さないけどカレーでいい？」って意味だったら、脳死で「いいよ」なんて怖くて言えませんからね。
変な方向に少し逸れてしまいましたが、聞きたいこと、伝えたいことの核心部分だけで表現してしまうと、前後に含まれた意味や全体像が分からなくなってしまうということです。
「実装方法について相談させていただきます。●●という機能のデータ取得後の処理ですが、添付の通りAの書き方でいいか、Bの方が良いか確認お願いします。」
このように最初に相談したいこと、次に相談したいことがどんな役割なのか、その上で何に迷ってるかを全体像から少しずつ詳細に書くことで、聞き手側に伝わりやすくなりますし、質問する側も自分の聞きたいことを整理できて良いのではないかと思います。
⚠️ 例③： 要件が伝わらない
※「」内は読み飛ばしていいです。
「▲▲機能のテストをするためにテスト仕様書をつくってて、そのレビュー結果が来たので直しているんです。で、指摘内容を反映するためにこの機能の処理を調べてます。この処理で更新されるカラムはAとBなんですけど、Cも更新されないと整合性が取れないと思うんです。あ。これとは別件ですが、Cのカラムは何故か別の機能でも更新されてるみたいです」
頭痛が痛くなりそうな例文ですみません。
こんな感じで、最初から最後まで聞いても何を聞きに来たのか？すら分からない話し方をする人がたまにいらっしゃいます。
結局この例で挙げた人は、テスト仕様書を作るために機能の仕様について教えて欲しいです。ということを言いたかったみたいです。今自分の置かれている状況を共有したいだけかと思ってました。
聞きたいことを整理しないで話してしまうと、聞き手との認識齟齬の発生や、そもそも要件が何なのかから確認を行わないといけなくなり目的達成までの時間が増えてしまいます。
もし話したいことを整理するのが苦手であれば、以下のような流れに沿ってメモを書いいたりして頭の中を整理するといいかもしれません。
・何を聞きたいのか最初に明確にする
↓
・現状について共有する
↓
・目的と状況を伝えたうえで壁となっていることを伝える
特に大事なのは、最初に目的を明確にしておくことです。目的を念頭に置いたうえで話を聞くだけで、聞き手は回答に必要な情報を会話しながら整理できます。
逆に目的が最後まで分からないと、すべて聞いたうえで目的を明確にしてから答えを考えるようになるので、会話の内容も聞き直したりとお互いに手間が増えてしまいます。
⚠️ 例④： 一文に内容を詰め込みすぎ
最後になります。
「◆◆機能のテストでテストデータAの場合は想定通り成功しますがテストデータBのケースの場合は手順通り操作してもエラーになっており画面にエラーコード1111が表示され動作に影響が出ておりますがデータを一部直せば想定通り動くことから原因は用意したデータにあるかもしれませんが確定してません」
ライトノベルのタイトルみたいですね。
言いたいことは伝わりますが、口頭でもチャットでも一息ですべての内容を一文に込めてしまうと、非常に見づらいですよね。
一文の中に「～の」や、「～で」「～が」の使用が増えるほど会話が転回してどこに着陸するのか分かりづらくなってしまいます。
以下のように、1文ごとに込める意味を少なくし複数の文章に分けると読み手にやさしい構成になると思います。
テストデータBのケースにてエラーがでました。
◆◆機能のテストにて、テストデータBの場合エラーが出ており、画面にエラーコード1111が表示されます。
補足として、テストデータAの場合は正常に表示されております。
おわりに
ひとまず今回は以上とさせていただきます。
ただ仕事の愚痴を体よくだらだら書いただけみたいになってしまいましたね。すみません。
ここまで読んでいただけきありがとうございました。
来年の抱負にはぜひ「パーフェクトコミュニケーション能力の習得」の検討をよろしくお願いいたします。