ZHBK(ずいぶん久しぶりにブログ書きます）小林です。
今回は、自社で起こったDataverseの容量消費対策について書きます。
気がついたらキャパシティオーバー！
かれこれ4年ほど利用しているDataverseの環境がありました。
データベース容量もかなり使っていますが、なにより増え続ける「ファイル」容量が気になります。
この時点でギリギリでしたが、数日してキャパシティーオーバー、、、💦
このファイルってなに？？
何が容量を取っているのか？
それを調べるために「容量」から「ファイル使用量」調べると「AsyncOperation」が、かなり多いのがわかりました。そもそも「AsyncOperation」と言われてもDataverseの内部ファイルなので、何を指しているのかわかりません💦
調べてみると、
System Job (AsyncOperation) テーブル/エンティティの参照
https://learn.microsoft.com/ja-jp/power-apps/developer/data-platform/reference/entities/asyncoperation
システムで利用しているテーブルみたいで、ログデータが記録されている様ですね。
容量不足の解消方法
どこから削除すればよいのか調べていると、きちんとLeanに紹介されていました。
AsyncOperationBase および WorkflowLogBase テーブルからレコードをクリーンアップする
https://learn.microsoft.com/en-us/power-platform/admin/cleanup-asyncoperationbase-table
AsyncOperationBase テーブルは、システム ジョブを格納するために使用されます。システム ジョブは、非同期登録ワークフローやプラグインなどの非同期拡張機能、および一括削除、一括インポート、ロールアップ操作などのその他のバックグラウンド操作を表します。イベントが発生し、同期拡張機能が処理された後、プラットフォームは非同期拡張機能のコンテキストをシリアル化し、それを AsyncOperation エンティティとしてデータベースに保存します。
Dataverse 組織で非同期ワークフローがトリガーされると、AsyncOperationBase テーブルにレコードが作成され、非同期ジョブの処理が追跡されます。ワークフロー実行のログを維持するために、追加のレコードも WorkflowLogBase テーブルに作成されます。業務プロセス フロー(BPF) は、BPF ステージ遷移と BPF のアクション ログも WorkflowLogBase テーブルに格納します。
組織でワークフローやビジネス プロセス フローを頻繁に使用している場合、これらのテーブルは時間の経過とともに大きくなり、最終的にはパフォーマンスの問題を引き起こし、組織のデータベース内のストレージを過剰に消費するほど大きくなります。
書かれているのと全く同じ状況ですね！
ページ内に削除方法の記載がありますので、それに習い「設定」に「一括削除」から設定します。
「新規」アイコンをクリックすると、「一括削除ウィザード」が始まりますので、
検索：システムジョブ
条件を、
システムジョブの種類：次の値と等しい：ワークフロー
ステータス：次の値と等しい：成功しました
この内容で実行しますが、なぜか一括削除ジョブが私の環境ではキャンセルされてしまいます。
まったく理由がわからないので、サービスリクエストをあげたところ、ご丁寧にご返答いただきました。
レコードの一括削除ジョブがキャンセルされる要因として、環境の管理者モードが有効になっている場合、バックグラウンド処理が無効化されていることが考えられます。
環境内のバックグラウンド処理が無効化されている場合、環境内のシステム ジョブ (非同期サービス) が実行されない動作となり、ジョブのステータスが "取り消し" となります。
<公開情報>
Title : 管理者モード
URL : https://learn.microsoft.com/ja-jp/power-platform/admin/admin-mode
この環境は、一度データをバックアップから復旧させたことがあり、その際に管理者モードが有効になってしまってたのが原因でした。
上記ページに変更方法がありますので、設定変更したところ
きちんと実行されました。
これで一件落着かとおもいきや、容量が減らないんですよね💦
これには凄い悩みましたが、まったくわからないので諦めて寝たら、翌朝容量が減っていたので、どうやらこの表示はリアルタイムではなく、反映に少し時間がかかるみたいです☺
まとめ
反映に時間がかかると書いてくれていれば悩まずに済んだのにー！ということで。
無事に容量を減らすことができました。
Leanにも記載がありますが、データを残す必要がなければ、30日ごとに自動削除設定も可能です。
容量問題で困ったときに、何かの手助けになれば幸いです。
