Google Forms→SpreadSheet→Documents→Sitesで“みんなで作るFAQ”を自動公開する仕組みを作ってみた

はじめに

寄せられた質問に複数人で答えていくと、自然にFAQが積み重なっていきます。
それをナレッジとして整理・公開できれば便利ですが、手動でまとめるのは手間がかかります。
そこで「みんなで作るFAQを自動化する仕組み」を考え、まずはGoogleサービスを使って試作しました。
Formsで質問を集め、SpreadSheetで管理し、Docsで回答を記入し、Sitesで公開する流れです。

その後、環境に合わせてMicrosoftサービスでも同様の仕組みを展開し、Qiitaにはそちらを先に公開しました。
この記事では、その前段階のGoogle版をご紹介します。

全体フロー

1. Google Forms：質問を収集
2. Google SpreadSheet：「回答中」シートに自動登録（Forms回答が入ると自動で行を追加）
3. Google Apps Script：回答中シートに新しい行が追加された時点でDocsを生成
4. Google Docs：質問ごとに新規作成し、回答欄・コメント欄をテンプレート化
5. Google Sites：Docsをまとめて公開（現状は手動、将来的に自動化予定）

整理用シートの設計

「回答中」シートは以下のような列構成で管理します。

列	内容
A	通番
B	質問文
C	質問カテゴリ
D	質問者名
E	Docsリンク
F	状態（回答中／回答済／公開済）

Docs生成コード

function generateDocsForUnlinkedQuestions() {
  const sheetName = "回答中";
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName(sheetName);
  const data = sheet.getDataRange().getValues();

  for (let i = 1; i < data.length; i++) {
    const docLink = data[i][4]; // E列：Docsリンク
    if (!docLink) {
      const id = data[i][0];       // A列：通番
      const question = data[i][1]; // B列：質問文
      const asker = data[i][3];    // D列：質問者名

      // Docsのタイトルに通番を付与
      const docTitle = `${id}_質問`;
      const doc = DocumentApp.create(docTitle);
      const body = doc.getBody();

      // 本文に通番を明示的に追加
      body.appendParagraph(`番号：${id}`);
      body.appendParagraph(`📝 質問内容：\n${question}`);
      body.appendParagraph(`👤 質問者：\n${asker}`);
      body.appendParagraph(`✍️ 回答：\nこの欄に自由に回答を記入してください。\n【回答者名】を冒頭に入れてください。`);
      body.appendParagraph(`💬 コメント欄：\n補足や意見があればこちらに記入してください。`);

      const url = doc.getUrl();
      sheet.getRange(i + 1, 5).setValue(url);       // E列にURL
      sheet.getRange(i + 1, 6).setValue("回答中");  // F列に状態
    }
  }
}

生成されるDocsの表示イメージ

番号：001

📝 質問内容：
・・・

👤 質問者：
山田 太郎

✍️ 回答：
この欄に自由に回答を記入してください。
【回答者名】を冒頭に入れてください。

💬 コメント欄：
補足や意見があればこちらに記入してください。

運用の工夫

• 回答の進め方
  「回答中」シートに複数のサポーターが自由に回答を書き込みます。
  月1回の相談会で「どんな回答が出ているか」をみんなで確認し、その場で新しい回答や補足があれば追加します。
  その時点で出揃った回答を入力後「回答済」シートへ移動します。
  　　
• 状態管理
  状態列は「回答中／回答済み」としています。
  • 回答中：複数人が書き込み中、相談会で確認予定
  • 回答済み：相談会で確認し、相談会で出てきた内容を追加したもの
    　　
• 公開までの自動化
  Docsでみんなが回答を書き込める仕組みまではできているが、Sitesへの自動公開は未実装 → 今後の課題

まとめ

• Forms→SpreadSheet→Docs→Sitesの流れで「みんなで作るFAQ」をGoogleサービス内で自動化できる
• 「回答中」シートを基点に、質問ごとにDocsを新規作成し、リンクを記録することで共同編集がしやすくなる
• 状態列を設けることで進捗管理も可能
• 今後は「回答済」シートへの移動やSitesへの自動公開など、さらに発展させる予定

同じような課題を抱えている人の参考になれば幸いです。

参考リンク

• Google Apps Script 公式ガイド
• Google Forms と SpreadSheet の連携
• DocumentApp リファレンス
• SpreadsheetApp リファレンス
• Google Sites ヘルプセンター
• Google サイトの使い方（公式ガイド）

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※この記事は現在勉強中の内容を整理したものであり、技術的に不正確な点が含まれている可能性があります。
ご指摘や改善案などがあれば、コメントで教えていただけると嬉しいです。

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