はじめに
勤務予定をTeamsのチャネルに投稿して共有する運用をしているのですが、チーム全体の予定を一覧で確認したり、過去の予定を振り返ったりするのが難しく感じていました。
そこで、SharePointのカレンダー表示を使って勤務予定を一覧化できないかと考えました。
Teamsに投稿するスタイルは変えられないため、SharePointのカレンダー表示で予定の可視化・色分け・自動登録までを含めた仕組みを試してみました。
この記事では、SharePointで勤務予定表を作る手順と、条件付き書式による色分け、Power Automateとの連携を見据えた注意点についてご紹介します。
やったこと
SharePointリストの作成と列の追加
「新しいリスト」→「空白のリスト」を選択し、以下の既定列をそのまま使用。
| 列名 | 用途 |
|---|---|
| Title | 勤務内容（本社、出張、お休みなど） |
| 開始日 | 勤務開始日 |
| 終了日 | 勤務終了日（終日予定の場合は開始日と同じ日を設定する） |
SharePointのカレンダービューでは、予定を正しく表示するために「開始日」と「終了日」の両方を設定する必要があります。
終了日を空欄にすると、予定が表示されない／表示が崩れることがあるためです。
勤務区分（本社、出張、お休みなど）で色分けするため、選択肢型の列を追加しました。
このとき、列名は英語（例：Category）で作成するのが安全です。
SharePointでは列作成時の名前が「内部名」として固定されて、Power Automateでの連携時にこの内部名が使用されます。
日本語や全角文字の列名は、Power Automateで正しく認識されないことがあります。
カレンダービューの作成と色分け設定
勤務予定を月単位で一覧表示したかったため、カレンダービューを選択しました。
このビューでは、予定を1か月のカレンダー形式で表示することができます。
Category 列の値に応じて色分けするため、条件付き書式を設定しました。
ハマったこと
条件付き書式に列が出てこない
Category 列を追加しても、条件付き書式の設定画面に Category 列が表示されませんでした。
原因
ビューに表示されていない列は、条件付き書式の対象として選択できない仕様でした。
対処
- カレンダービューの「現在のビューを編集」を開く
- 「列の表示」で
Categoryにチェックを入れる - 保存してビューを更新
これで条件付き書式の設定画面でも Category 列が選択可能になり、色分けが反映されました。
まとめ
- Teamsに投稿するスタイルはそのままで、SharePointで勤務予定を一覧表示できるようになった
- 色分けには選択肢列と条件付き書式を使用
- 列名は英語で作成することで、Power Automateとの連携が可能になる
今後、祝日や会社休日の予定もSharePointに自動登録できるようにしたいと考えています。
その方法については、「Power Automateで祝日をSharePointに自動登録する（近日公開予定）」で詳しく紹介する予定です。
同じような課題を感じている方の参考になれば嬉しいです。
参考リンク
※この記事は現在勉強中の内容を整理したものであり、技術的に不正確な点が含まれている可能性があります。
ご指摘や改善案などがあれば、コメントで教えていただけると嬉しいです。