はじめに
こんにちは小林と申します。
今回はOutlookというメールソフトについて記事を書いていこうと思います。
Outlookとは
Microsoft社が開発したMicrosoft Outlookは、多機能なメールソフトです。
スケジュールやタスクの管理、ExcelやWordとの連携もできます。
またOutlookにはWeb版とアプリ版があり、それぞれ使える機能や特徴が異なります。
Web版はブラウザ上でログインしてOutlookを利用するため、インストールしなくてもインターネットにつながっていればいつでも利用可能です。一方、アプリ版のOutlookはクラウド型サービス「Microsoft365」に含まれているOutlookで、パソコンにインストールして利用できます。
2つの大きな違いとして、アプリ版はインターネットに接続していなくてもパソコンまたはスマホでメールを確認できますが、Web版はできません。
Outlookのメリット
Outlookの最大のメリットは他のメールソフトと違い、スケジュール管理機能とタスク管理が出来る点にあります。
・スケジュール管理
会議や個人の予定を管理できます。
会議スケジュールを共有すると、相手のカレンダーにも同じスケジュールが登録されます。
・タスク管理
タスクの備考欄には、テキスト以外に画像の挿入も可能です。
資料作成に必要な画像を添付しておけば、探す手間も省くことができます。
Outlookのデメリット
デメリットと感じる部分には他のメールソフトでも同じことが言えると思います。
・インターネットに繋がっていないと使えない
・受信した添付ファイルをドラック＆ドロップでフォルダ等に保存できない
Outlook では、画像やファイルをコピー・アンド・ペーストする際、サイズや形式が変更されることがあります。
これにより、原本と異なるサイズや形式の画像やファイルが送信される可能性があります。
・検索機能の限界
Outlook の検索機能は、基本的なワード検索しか対応しておらず
検索結果の精度も高くはありません。
これにより、必要なメールを探すのに時間がかかる可能性があります。
よくあるトラブル
・Outlookは動作を停止しました」と、フリーズしてしまう事がある。
「Outlookは動作を停止しました」というエラーメッセージが表示され、Outlookがフリーズしてしまう不具合があります。
解決方法としてはOfficeの修正を行う事で改善する場合が多いです。
最悪の場合はOfficeの再インストールが必要になります。
・Outlookが重い
Outlookではメールデータが一つのファイルに保存されるため、長く使用していると動作が重くなる事があります。
解決方法としてはWindows/Officeのアップデートやデータファイルの修復、修復ツールscanpst.exeの利用をおこなう事で改善する場合が多いようです。
その他にもWindows10，11のアップデートがある際にトラブルが起きているようです。
おわりに
「Microsoft Outlook」は無料で利用できるwebメールもあり、スケジュールやタスク管理、アドレス帳なども利用できます。
いろいろなメールソフトが存在しているので自分自身にあったものを利用する事で業務の効率化に繋がると思います。
以上、小林でした。