はじめに
HRBrainの大森と申します。HRBrainでは一般的には営業企画と呼ばれるような仕事をしております。
突然ですが、みなさんはタスクチケットの起票をしてもらうときに、チケット管理に慣れてない人と壁を感じたことはないでしょうか？
私の所属するチームは、ビジネスサイドのメンバーからの多様な依頼に対応しています（資料作成やデータ分析など）。
チームではNotionを使ってタスクチケットの管理を行っていますが、Notionに不慣れなメンバーの依頼の負担を軽減するために、SlackワークフローとNotionの連携を実施しました。
適切なアサイン管理のため、NotionのユーザーIDをAPIを通じて取得することが必要ですが、コーディングがほぼできない＆必要なIDが数名分だったため、Zapierを使用して確認する方法を選びました。
今回はそのやり方について、シェアしたいと思います。
やりかた
大枠の説明
大まかには下記の画像の流れで、Slackのワークフローの内容をスプレッドシートに転記し、Zapierを介してNotionに格納するという形です。
予め取得したNotion IDをスプレッドシート上でタスクの担当者と紐づけています。
順を追って説明します。
Slackワークフロー設定
上記のような簡単な依頼内容をスプレッドシートに飛ばすように設定しています。
ここで選択する担当者名を後述のやり方で取得するNotion ユーザーIDとスプレッドシート上で紐付けるようにしています。
Notion ユーザーIDの取得：作業用Notionの準備
まずは2つデータベースを作成します。
トリガーとなる入力用のデータベース：userid list
ユーザーIDをZapierを使って吐き出す用のデータベース：userid list_output
としています。
Notion ユーザーIDの取得：Zapierの設定
次にZapierを使ってユーザーIDを取得する設定を行います。
新しいアイテムが作成されることをトリガーとして選択し、入力用のデータベースを指定します。
誤作動を防ぐため、ユーザー名が入った状態でないと作業が続かないようにします。
ユーザーIDを蓄積する方のデータベース（ここではuserid list_output）を選択し、
新しいデータベースに作成される「名前（Title）」に「元のデータベースの名前（Title）、useridという列に今回取得したい「ユーザー ID」が入るようにします。
あとはコピペなりで名前とユーザーをデータベースに入力し、新規作成するとユーザーIDをゲットすることができました。
スプレッドシートからNotionへの連携
このNotionのユーザーIDをスプレッドシートでvlookupでSlack IDと対応させて記載し、Zapierで扱えるようにします。
※Slackからスプレッドシートへの連携は今回は割愛します。
スプレッドシートからNotionへの連携：Zapierの設定
スプレッドシートに行が追加されると、その内容をNotionのタスクチケットを管理しているDBに飛ばす処理をします。
タスクチケットの管理に使用しているデータベースを指定し、データベースの各項目に依頼内容を入れていきます。
このときに、タスクに関するやり取りはSlack上でそのまま行うので、Slackのメッセージのリンクもタスクチケットに格納しておくと、やり取りを遡るときに楽です。
このように担当ユーザーとともに、依頼概要が入るようになります👏
さいごに
いかがだったでしょうか？
今回の改善で、ビジネスサイドのメンバーには使い慣れているSlackのワークフローで依頼をしてもらいつつ、企画チームはNotionで円滑にタスクチケットの管理ができるようになりました。
地味な取り組みではありますが、こういった小さなチューニングがチームとしての強度に影響すると思いますので、根気強く改善していきたいと改めて感じた次第です。
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