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Slackワークフロー + Zapier + Notionで行う自動チケット起票

Last updated at Posted at 2023-12-18

はじめに

HRBrainの大森と申します。HRBrainでは一般的には営業企画と呼ばれるような仕事をしております。

突然ですが、みなさんはタスクチケットの起票をしてもらうときに、チケット管理に慣れてない人と壁を感じたことはないでしょうか?

私の所属するチームは、ビジネスサイドのメンバーからの多様な依頼に対応しています(資料作成やデータ分析など)。

チームではNotionを使ってタスクチケットの管理を行っていますが、Notionに不慣れなメンバーの依頼の負担を軽減するために、SlackワークフローとNotionの連携を実施しました。

適切なアサイン管理のため、NotionのユーザーIDをAPIを通じて取得することが必要ですが、コーディングがほぼできない&必要なIDが数名分だったため、Zapierを使用して確認する方法を選びました。

今回はそのやり方について、シェアしたいと思います。

やりかた

大枠の説明

大まかには下記の画像の流れで、Slackのワークフローの内容をスプレッドシートに転記し、Zapierを介してNotionに格納するという形です。

予め取得したNotion IDをスプレッドシート上でタスクの担当者と紐づけています。
20231218_01.png

順を追って説明します。

Slackワークフロー設定

20231218_02.png

上記のような簡単な依頼内容をスプレッドシートに飛ばすように設定しています。

ここで選択する担当者名を後述のやり方で取得するNotion ユーザーIDとスプレッドシート上で紐付けるようにしています。

Notion ユーザーIDの取得:作業用Notionの準備

まずは2つデータベースを作成します。
トリガーとなる入力用のデータベース:userid list
ユーザーIDをZapierを使って吐き出す用のデータベース:userid list_output
としています。

20231218_03.png

Notion ユーザーIDの取得:Zapierの設定

次にZapierを使ってユーザーIDを取得する設定を行います。
20231218_04.png
新しいアイテムが作成されることをトリガーとして選択し、入力用のデータベースを指定します。

20231218_05.png
誤作動を防ぐため、ユーザー名が入った状態でないと作業が続かないようにします。

20231218_06.png
ユーザーIDを蓄積する方のデータベース(ここではuserid list_output)を選択し、
新しいデータベースに作成される「名前(Title)」に「元のデータベースの名前(Title)、useridという列に今回取得したい「ユーザー ID」が入るようにします。

20231218_07.png
あとはコピペなりで名前とユーザーをデータベースに入力し、新規作成するとユーザーIDをゲットすることができました。

スプレッドシートからNotionへの連携

20231218_08.png
このNotionのユーザーIDをスプレッドシートでvlookupでSlack IDと対応させて記載し、Zapierで扱えるようにします。
※Slackからスプレッドシートへの連携は今回は割愛します。

スプレッドシートからNotionへの連携:Zapierの設定

20231218_09.png
スプレッドシートに行が追加されると、その内容をNotionのタスクチケットを管理しているDBに飛ばす処理をします。

20231218_10.png
タスクチケットの管理に使用しているデータベースを指定し、データベースの各項目に依頼内容を入れていきます。
このときに、タスクに関するやり取りはSlack上でそのまま行うので、Slackのメッセージのリンクもタスクチケットに格納しておくと、やり取りを遡るときに楽です。

20231218_11.png
このように担当ユーザーとともに、依頼概要が入るようになります👏

さいごに

いかがだったでしょうか?

今回の改善で、ビジネスサイドのメンバーには使い慣れているSlackのワークフローで依頼をしてもらいつつ、企画チームはNotionで円滑にタスクチケットの管理ができるようになりました。

地味な取り組みではありますが、こういった小さなチューニングがチームとしての強度に影響すると思いますので、根気強く改善していきたいと改めて感じた次第です。

現在弊社は全方位で採用強化中ですので、少しでもご興味をお持ちの方は、ぜひ下記採用サイトをご覧ください。
https://www.hrbrain.co.jp/recruit

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