1.はじめに
HubSpotのカスタマーポータルを利用すると、顧客がサポートチケットを管理しやすくなります。しかし、すべての顧客がアクセスできるのではなく、特定のグループのみに制限したいケースもあるでしょう。例えば、特定のプランのユーザーのみが利用できるようにしたい場合などです。
本記事ではアクセスグループメンバーシップを活用して、カスタマーポータルの利用者を制限する方法について詳しく紹介します。
2.作業手順
2.1.プロパティーの作成
HubSpotのカスタマーポータルでは、デフォルトだとアクセスグループを細かく制御できないためカスタムプロパティーを使います。ユーザーのグループを識別し、その情報をもとに制限をかけます。
①HubSpotの管理画面右上の歯車アイコンをクリックします。
②左メニューから「データ管理」＞「プロパティー」を選択します。
③オブジェクトは「コンタクトプロパティー」を選択し、「プロパティーを作成」をクリックします。
④プロパティーの設定を入力します。
・プロパティーラベル：プロパティー名になります。自由に決めてください。
・内部名：分かりやすいものにした方が〇
・オブジェクトタイプ：「コンタクト」タイプを選択してください。
・グループ：「コンタクト情報」グループを選択してください。
・「フィールドタイプ」では「1つのチェックボックス」または「ドロップダウン」がおすすめです。
⑤右上の「作成」を押して完了です。今回は下記で作成しました。
プロパティーラベル：ポータル利用
フィールドタイプ：「1つのチェックボックス」で「はい」「いいえ」
2.2.アクセスグループの作成
カスタマーポータルの利用を特定の顧客グループに制限するために、HubSpotの機能を使ってアクセスグループを作成します。これにより、事前に設定したカスタムプロパティーに応じてアクセスを許可する顧客を管理できます。
①左側ナビゲーションメニューから「コンテンツ」＞「メンバーシップ」を選択します。
②「アクセスグループを作成」をクリックします。
③「アクセスグループ名」を入力し、「アクセスグループタイプ」は「動的グループ」を選択します。
④「フィルタを追加」＞「コンタクトプロパティー」＞2.1で作成したプロパティー「ポータル利用」を選択します。
フィールドタイプに合わせてフィルターを編集します。
今回はチェックボックスで作成したので、「はい」を選択します。
⑤「次へ」をクリックします。アクセスグループの概要を確認し、問題がなければ「グループを作成」をクリックします。
2.3.カスタマーポータルの設定
これまでに作成したアクセスグループを利用し、特定の顧客のみがカスタマーポータルを利用できるように設定します。
①左側ナビゲーションメニューから「コンテンツ」＞「カスタマーポータル」を選択します。
②「全般」タグから、「アクセスグループ制御」の「アクセスグループメンバーシップが必要」にチェックをいれ、先ほど作成したアクセスグループを選択します。
③画面左下に「保存」が出てきますので、クリックします。
3.設定の確認とテスト
実際にテストコンタクトを登録し、プロパティー「ポータル利用」を「はい」にしてアクセスグループに登録されるか、カスタマーポータルにアクセスできるか確認してください。
★「ポータル利用」を「はい」にし、アクセスグループに登録されると、HubSpotから自動でパスワード設定のメールが届きます。パスワード設定が完了した段階で、カスタマーポータルにアクセスできるか確認してください。
★コンタクトの情報画面左「このコンタクトの概要」に、作成したプロパティーを表示させるよう設定しておくと、確認も編集もスムーズです。
4.まとめ
本記事では、HubSpotのカスタマーポータルで特定の利用者のみアクセスできるように制御する方法を解説しました。
実際のポイントは下記になります。
・カスタムプロパティの設計を工夫することで、柔軟なアクセス制御が可能
・動的リストを活用することで、新しい顧客が追加されても自動で管理できる
・設定後はテストを行い、意図した制限が適用されているか確認することが重要
これで、特定の顧客だけがカスタマーポータルを利用できるようになります。ぜひ、実際に設定してみてください。