Boxを使ってて残念な仕様や、よく陥る罠について書ければと思います。
Box、使いやすいのでこれを機により良くなってくれることを祈りつつ…。
使用ライセンス
Business Plus
実際にあったこわい話
Box DriveとWeb版問題：Web版のほうが有能説
Boxを使っていると、BoxDriveやWeb版を使うことになると思いますが、
Web版でできることと比べて、BoxDriveでできることの少なさや使いにくさが目立ちます。。
例えば、Box公式:ウェブだからこそのメリットとはであげられているこの表を見ると、
BoxDriveでは 「ごみ箱から復元ができない」 という致命的なポイントに気づくはずです。
なので、誤ってフォルダやファイルをBoxDriveから削除してしまうと復元できず、管理側がログ等を見て突き止めないといけません。
また、Boxの「すべてのファイル」に出るファイル、フォルダが自分自身がコラボレーター招待されたものも含まれているので、ごちゃごちゃになり、ユーザーは分からず勝手に自分には関係ないファイルだと思い、削除する人が後を絶たずということになってしまいます。
解決するために、お気に入りやコレクション機能などありますが、正直設定が面倒&わかりにくい。
また、BoxDriveを制御する方法もわからない･･･。
しかし、マクロを使うなら、Driveのほうが使いやすい･･･。
負のスパイラルへ･･･。
よくある問い合わせ
👤：利用者
👦：情シス
👤＜ファイルのアップロードをBoxDriveからできません！
👦＜Cドライブの空き容量がアップロードファイルよりも少ないみたいです！
Cドライブの空き容量を減らしてください！
👤＜Boxからファイルを開けません／編集できません！（Web版）
👦＜右上にある「開く」ボタンからExcelOnlineを開いてください！
👤＜アイテムが見つかりません！！（Web版）
👦＜すべてのファイルでは、コラボレータ招待されたものも表示されます。
上に「ファイルおよびフォルダを検索」から検索してみてください。
👤＜権限（共同編集者→ビューワーなど）を誤って変更しちゃいました！！
👦＜同じフォルダに共同編集者がいれば、その方にコラボレータ招待してもらってください。
もし、いない場合は情シスで割り当てします！
（割り当て方法は、管理アカウント＞対象のフォルダを検索＞コラボレータ管理からユーザ追加）
などなど･･･
ちなみに公式からは、さまざまなBox Driveエラー通知というトラブルシューティングが公開されています。
別途参照：FAQ、トラブルシューティング
アカン仕様
- 全文検索の1万バイト制限の使用
Boxの検索機能には全文検索（ファイルの中身すべてから検索する機能）における「1万バイトの仕様」が存在します。
1万バイトはだいたいワード2,3ページ分くらい･･･。
4ページ以降の1万バイトが超えた分は検索できないことになります。。
これでは全文検索できるとは言えないですよね･･･。
- ごみ箱問題
ごみ箱へ捨てたファイルを復元できるのは、
①所有者 ②ごみ箱に捨てた人 だけになります。
しかし、コラボレータ招待されているフォルダをごみ箱へユーザーが捨てると、コラボレータ権限がはく奪されてしまい、ごみ箱から復元できなくなってしまいます･･･。
なので、復元できるのが所有者になります。
管理アカウントで対象のフォルダへもう一度ごみ箱に捨てた人をコラボレータ招待することでごみ箱から復元はできるのですが、面倒くさすぎる･･･！！！
最後に、
他にも色々アカン仕様はありますが、割愛させていただきます･･･。
こき下ろしてしまいましたが今後のBoxに期待です！！！