はじめに
皆さん、初めまして。
今回初めてQiitaの投稿をいたします。
Teamsで毎月送信するメッセージを自動化してみようと思います。
毎月Teamsで勤怠の打刻をする際にメッセージを打つのを簡単にしたいと思いPowerAutomate、Power Appsでやってみることにしました。
Power Automateとは
Microsoftが提供するRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）ツールです。Power Automate使うことで、日常的な繰り返し作業を自動化し、業務の効率化を図ることができます。例えば、メールの自動返信やデータの入力、ファイルの保存などを自動化できます
今回作成するフローについて
私の職場において、Teamsで始業時間と退勤時に勤怠を報告する必要があるので、勤怠管理アプリを作成いたしました。
今回は毎月自動的にTeamsに投稿されるフローを作成いたしました。
毎月の定期連絡を自動化する
Power Automateで定期連絡の自動化フローを作成します。
Power Automateには、作成できるフローの種類がいくつかあり、その中に[スケジュール済みのクラウドフロー]というものがあります。
毎月1回、定期的にお知らせしたいという場合には[スケジュール済みクラウドフロー]を作成していくのが良いです。
フローの選択
Power Automateの画面左メニューの[作成]を選択し、[スケジュール済みクラウドフロー]を選択します。
- フロー名：任意のフロー名を入力
- 開始日：1日
- 時間：開始する時間（今回の場合は10時AM開始とする）
- 繰り返し回数：1か月
フロー編集
Recurrenceをクリックする。
クリックすると詳細画面が出てくるので、TimeZoneを下記に設定する。
- Time Zone：(UTC+09:00)大阪、札幌、東京
- Start Time 2024-12-13T01:00:00.000Z
Start Timeは自動的に入力されます。
現在時刻を取得する変数の設定
⊕ボタンを押すと「アクションの追加」が選択できるので、クリックします。
クリックすると検索することができるので、「変数」と入力します。
「変数」のアクションが表示されるので、「さらに表示」をクリックします。
「さらに表示」をクリックすると、変数を初期化するが表示されるので、選択します。
- Name：任意の変数名を入力
- Type：String
- Value：
convertTimeZone(utcNow(),'UTC','Tokyo Standard Time')
上記の項目後、追加ボタンを押すと変数を設定することができます。
当月を取得する変数の設定
先ほどと同様にアクションの追加をクリックし、変数の初期化を選択します。
- Name：任意の変数名を入力
- Type：String
- Value：
formatDateTime(variables('NowDate'),'MM')
投稿するTeamsのチャネルの設定
アクションの追加をクリック後、検索に「Teams」と入力し、さらに表示を選択します。
次に「タグの@mentionメンショントークン」を選択いたします。
チームを選択するとTeamsのチーム一覧が表示されるので、任意のチームを選択いたします。（私の場合は検証用）
- チーム：任意のTeamsのチャネルを選択
- タグ：対象となるメンション先を選択
投稿するTeamsのメッセージの設定
先ほどと同様にアクションの追加→Teamsで検索し、「チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する」を選択します。
下記の項目をそれぞれ入力いたします。
- 投稿者：ユーザーorフローボットを選択
- 投稿先：チャネルorグループチャットを選択
- チーム：先ほど設定したチームを入力
- チャネル：任意のチャネルを選択
投稿先をチャネルとグループチャットで設定内容が変わります。
次にメッセージに先ほど設定した、@トークンを設定いたします。
メッセージを選択し、動的コンテンツをクリックすると先ほど設定した「タグの@mentionトークンを取得する」が表示されているので選択します。その後、追加ボタンをクリックすると、メッセージに表示されます。
ユーザーをフローボットにすると@メンションタグが使えなくなります。
次に件名を設定いたします。
先ほど設定した変数（MMDate）関数を用いて、件名→動的コンテンツを選択します。
MMDate関数を使うことで、対象となる月が表示されるようになります。
フロー完成形
完成したフローは下記になります。
今回のフローでは合計5つのアクションを作成しました。
実行
先ほど作成したフローを実行すると下記のようになりました。
毎月1日の10時に投稿されるように設定し、今月の月度が自動的にタイトルに反映することができました。
まとめ
Power Platformを用いて毎月自動的にTeamsに投稿するフローを作成いたしました。
今回は月ごとで設定しましたが、毎日投稿できるフローも作成できるので、皆さんも良い業務改善のソリューションをどんどん作っていきましょう！
次回
今回作成したフローとpowerappsを連携させることで勤怠管理アプリを作成することができました。次回の投稿ではそちらの内容を説明させていただきます。
