この記事について
これまで個人のタスクを管理する方法を数々試しました。
- redmine
- Excel
- Asana
- and more....
最近、社内で「O365を徹底活用しよう！」という号令もあって、O365で便利なアプリはないか？と探した結果、Listsがタスク管理に使えそうと思ったのでトライしました。
最初は、ただの贅沢なエクセルでしょ？！って思っていましたが、ビューを自分でイジイジできたり。ボードで見せることができるとわかったので、ビビッと来ました。
私のやり方が参考になるならばと思い記事に残します。
対象読者
- 個人のタスクを管理したい人
- 会社でOffice365が使える＋SharePointが使える人（個人アカウントだといろいろ機能制限があります）
開発環境
- Chrome
インストール手順
- なし ChromeがあればOK
参考文献
使い方
新しい Lists を作成する
「新しいリストを作成する」から新しいリストを作成します。
もし、タスクを複数人でシェアするようならば、Sharepointを選択すればOK
項目を作成する!
| 項目名 | タイプ | 説明 |
|---|---|---|
| タスク名 | テキスト(default) | 初期値の項目で、名称を変更 |
| プロジェクト名 | テキスト | 複数案件で同じ項目名になるので、分類のために |
| 着手予定 | 選択肢 | 後述 |
| 内容 | リッチテキスト | タスクに関するメモ書きです。Listsには別途コメント項目があるのでうまく活用します。 |
| 最終期日 | 日付 | 後々必要になるかと思って追記 |
着手予定の項目
- 0.今日
- 1.今週
- 2.来週
- 3.今月
- 4.来月
- 8.委任
- 9.完了
「8.委任」
見積依頼というタスクが頻発する仕事なのですが、依頼を出しただけでは「完了」にはならないですよね？
"委任" という選択肢を作っておけば、追跡できます。委任したタスク専用のビューがあれば管理もしやすいです。私は、委任だけで「ギャラリー」スタイルのビューを作っています。
「かんばん」ビューの作成
新しいビューを作成する から、ビューを作成します。
- ボード：これで「かんばん」のビューを作れます。
- ボードの整理：横軸の項目です。項目の種別が「選択肢」以外選べないです。
「かんばん」ビューの完成
ビューの調整
ビューの調整をします。
なぜなら、このまま「完了」のタスクが増えれば、そこがたくさん増えて消えてくれなくなるので、着手予定＝完了のタスクを消すように設定が必要
- [設定]-[リストの設定]
- 最下部にあるビューから、調整するビューを選択
- [フィルター]を展開
- [次の条件に該当する場合だけアイテムを表示する]を選択
- 列の条件：着手予定／次の値に等しくない／9.完了
[OK]で確定させます。
これで、カードを完了に移動させて、画面更新などすれば完了のタスクが消えてくれます。
感想
いろいろツールを試しましたが、この方法は非常にしっくり来ています。
お金不要だし、Asanaなどのツールではないのでアカウントも不要。
ビューのアイデア次第でどんな見方もできます。
同じ組織内ならば、担当者列などを作って数人ぐらいなら、一緒にタスク管理できそうです。