「社長、今日はこれをやってください」AI秘書に仕事を管理されるようになった話
私は小さな会社の代表をしています。
小さい会社の社長をやっていると、思っていた以上に「自分でやらなければいけないこと」がたくさんあります。
営業、打ち合わせ、見積もり、請求、採用、契約、メール、チャット、スケジュール管理……。
本来やりたい仕事とは別に、毎日かなりの事務作業が発生します。
そして私は、事務作業があまり得意ではありません。
「あとで返信しよう」
「このTODOは明日やろう」
「このメール、確認しないと」
そんなことを繰り返していると、気がつけば仕事がどんどん溜まっていきます。
そこで最近、AIエージェントを「秘書」のように使うようになりました。
朝、AI秘書に仕事を整理してもらう
今やっていることはシンプルです。
AIエージェントに、
- メール
- 予定表
- チャット
- TODO
などを確認してもらい、
「今日、自分がやらなければいけないこと」
を整理してもらいます。
単純にTODOを並べてもらうだけではありません。
メールやチャットの内容、今日の予定なども見ながら、対応が必要なものを拾い出してもらいます。
そして、
- 今日必ずやること
- 優先して対応したほうがいいこと
- 時間があれば対応すること
といった形で、優先順位を整理してもらっています。
「11時までにこれをやってください」と言われる
これが意外と便利です。
単に、
今日のタスクはこれです
で終わるのではなく、状況によっては、
これは午前中に対応してください
11時までにこの作業を終わらせてください
というように、時間まで指定されることがあります（笑）
社長なのに、AIから仕事の指示を受けています。
でも、これが私には合っていました。
自分でタスクを整理して、
「何からやろうかな」
と考えている時間が減るからです。
朝に一覧を見てしまえば、あとは上から処理していけばいい。
事務作業が苦手な人間にとって、これはかなり助かります。
未読メールから「返信が必要なもの」を探してくれる
メールも同じです。
未読メールが10件、20件と溜まっていると、それを見るだけで少し嫌になります。
しかも、
- 読むだけでいいメール
- 確認が必要なメール
- 返信しなければならないメール
- 急いで返信したほうがいいメール
が混ざっています。
そこでAIに、
「返信が必要なメールを探して」
とお願いしています。
返信が必要なものについては、
返信文の案まで作ってもらいます。
私は内容を確認して、必要であれば少し修正するだけです。
ゼロから返信文を考えるより、かなり楽になりました。
チャットも同じように確認する
メールだけではなく、チャットも確認してもらいます。
仕事をしていると、
「後で返そう」
と思ったチャットを、そのまま忘れてしまうことがあります。
特に打ち合わせが続いている日は危険です。
そのため、
- 返信が必要そうなメッセージ
- 自分への依頼
- 確認しなければいけない内容
- TODOにしたほうがよさそうな内容
などを確認してもらっています。
メールとチャットを別々に考えるのではなく、
「今日、自分が対応しなければならない仕事」
としてまとめてもらうのがポイントです。
秘書には1日3回働いてもらう
現在は、AIエージェントを朝・昼・夕方の1日3回、自動実行するようにしています。
朝
朝は、その日1日の仕事を整理します。
予定表、メール、チャット、TODOなどを確認して、
「今日やらなければならないこと」
を優先順位付きで整理してもらいます。
朝一番に自分でメールボックスを眺めながら、
「今日は何からやろう……」
と考える必要がなくなりました。
昼
当然ですが、仕事は朝に決めた通りには進みません。
午前中だけでも、
- 新しいメールが届く
- チャットで依頼が来る
- 新しいTODOが増える
- 打ち合わせでやることが増える
- 午後の予定が変わる
といったことがあります。
そこで昼になると、AI秘書がもう一度状況を確認します。
そして、
「午後はこれを優先してください」
という形で整理し直してくれます。
朝作ったTODOリストをそのまま使い続けるのではなく、最新の状況でもう一度判断してもらうわけです。
夕方
そして夕方にもう一度実行します。
ここでは特に、
「今日中に対応しなければならないことが残っていないか」
を確認します。
返信し忘れているメール。
返していないチャット。
今日が期限のTODO。
そういったものが残っていれば、最後に教えてもらいます。
つまり、
朝は「今日何をするか」
昼は「午後何をするか」
夕方は「今日やり残したことはないか」
をAI秘書に確認してもらっているイメージです。
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AIは「便利なツール」より「秘書」と考えたほうがしっくりきた
最初は、AIを文章作成や調査に使う「便利なツール」くらいに考えていました。
でも、エージェントとして使ってみると、少し感覚が変わってきました。
自分から毎回、
この文章を作って
このメールを要約して
と指示するだけではなく、
自分の仕事を一緒に整理してくれる存在
になってきたからです。
メールを確認する。
予定を見る。
TODOを確認する。
チャットを確認する。
そこから、
「今日、あなたがやるべきことはこれです」
と整理してくれる。
これは、かなり「秘書」に近い使い方だと思っています。
小さい会社ほどAI秘書は便利かもしれない
大きな会社なら、総務、営業事務、経理など、それぞれの仕事を担当する人がいます。
でも、小さい会社ではそうはいきません。
社長自身が営業をして、見積もりを作って、メールを返して、契約書を確認して、採用の対応までしていることも珍しくありません。
私自身もその一人です。
だからこそ、
一つひとつの作業をAIにやってもらうこと以上に、「何をやらなければいけないか」を整理してもらうことに価値がある
と感じています。
「AIに仕事をやらせる」だけじゃなかった
AI活用というと、
「文章を書いてもらう」
「プログラムを書いてもらう」
「資料を作ってもらう」
といった使い方を最初に思い浮かべます。
もちろん、それも便利です。
でも最近は、
AIに仕事をやってもらうだけではなく、AIに仕事を管理してもらう
という使い方も面白いと思っています。
今日やるべきことを整理してもらう。
優先順位を決めてもらう。
返信漏れを見つけてもらう。
返信文を考えてもらう。
場合によっては、
「社長、これを先にやってください」
と指示までしてもらう（笑）
小さい会社なので本物の秘書はいませんが、
気がついたら、私にも秘書ができていました。