はじめに
やっほー！池袋WebSメンターのみるくです！
今回は、プロジェクトを「炎上」させないように、いかにして企画・運営するかについて記事を書いていきたいと思います！
背景
実は僕、これまでにいろんなイベントの企画や運営に携わってきたことがあります！今後の人生でイベントを企画・運営する経験をするかもしれないみなさんに、今回は僕の経験から得られた学びを最大限共有していこうと思います！
プロジェクト実施における大きな課題
よくある炎上要因は以下の２つです。
1. 認識のズレ
2. 隠れタスク
これらは、事前に防ぐことが難しい**「起こってしまうこと」ですが、だからと言って対策を考えないと大きな事故**につながってしまいます…
そこで、今回はこれらの課題ごとに、最大限できる準備や努力をお伝えしていきたいと思います！
Case1 : 認識のズレ
まずは、複数人でプロジェクトを動かす時には必ず発生する「認識のズレ」についてです。
「伝えた！」と思っても伝わっていなかったり、「理解してくれた！」と思っても理解されていないことってありませんか？
これは「心掛け」だけでは解決が難しい重要な問題ですが、そのための「仕組み」を用意しておけば解決できる問題です。
認識のズレはなぜ起こるのか？
認識のズレは、結論共有の不足から起こります。
例えば、
-
主観的な表現や言葉で議事録（ミーティングのメモ）をとってしまう…
- 事実と意見が混ざってしまう
- 議題が曖昧になる
-
聞き手の理解を確認せずに説明を続けてしまう…
- 一方的な議論になり聞き手の意欲を下げる
- 話し手と聞き手の心理的距離が離れる
-
意見の相違があっても、気を遣って質問しない…
- 後になってから、より大きな問題として明確化するかも
- 意見によってより良くなる可能性が潰れる
などが挙げあられます。
未然にできる対策は？
共有の不足を防ぐには、共有の量を変えるだけではダメです。資料が長いと、読む気が起きませんよね？重要なのは、共有の質を変えることです。
例えば、以下のようなことが考えられます。
- AIで議事録を取っておく（主観が入るのを防げる）
- 誰でも質問できる時間や隙を作る（認識の相違がないか確認できる）
- 全体が意見しやすい場を作る（一方的ではなく双方的なmtgにする）
これは、あくまでほんの一例に過ぎませんし、できることは多くあります。ただ、全てに共通して重要なことは、共有の質を上げるという点です。mtgの時間を伸ばすことなく、より的確な共有ができるようにできることをしてみましょう。
Case2 : 隠れタスク
次に、事前に発見できなかった隠れタスクについてです。これは、正直発生したタイミングでしか対処できないので、落ち着いてタスクを処理することが最も重要です。ただ、これにも未然に防ぐ方法は考えられます
タスクはなぜ隠れてしまう？
タスクが隠れてしまう主な要因は以下です。
- タスクが抽象的すぎる
- タスクごとの*依存関係が不明確
- 当日のシミュレーションが浅い
*依存関係とは：タスクAが終わらないとタスクBが始められないというような、タスクごとの関係性です。
タスクが隠れないようにするには？
タスクを事前に正確に洗い出すには、タスクの細分化とシミュレーションの質を上げることが重要です。
例えば、以下のような方法が考えられます。
- *サブタスクまでタスクを分解する
- タスクの順番や期限を明確にする
- 複数人でシミュレーションを行う
*サブタスクとは：タスクの具体度を高めたものを示します。例えば、「カレーを作る」のサブタスクは「具材を購入する」にあたります。
難しい言葉で説明しましたが、最も重要なことはタスクが具体的になっていることと、シミュレーションを怠らないことです。タスク管理をしっかりと行うことは、イベント当日の質に直接的に影響するので、しっかりと怠らないようにしましょう！
まとめ
いかがでしたでしょうか！今回は、企画・運営においてよく発生する二つの課題について注目し、記事を書いてみました！二つの課題に共通して言える最も重要なことは、やはりコミュニケーションが円滑であることですね。話しやすい環境（心理的安全性が高い現場）をいかにして作れるかは、関わる一人一人の努力次第です。
また、繰り返しになりますが、これらはどれだけ対策しても起こってしまうことはあります。必ず防ぐことができる方法などはありません。ただ、イベントを繰り返していく中で課題を乗り越え成長し、次のイベントに活かせる運営は、より良い運営となって最高のイベントを運営できるようになります！
僕自身もまだ発展途上なので、まだ見ぬたくさんの課題に衝突して、お互いガンガン成長していきましょう！