【IT業界未経験が自動化フローを開発し、運用した話】
皆さんこんにちは
MasaTuberと申します。
実際のフローはNGのためイメージを資料として共有します。
初心者なので、わかりにくい部分があります。
ご了承ください。
【実務でのPowerAutomateクラウド開発経緯】
・前提条件 Microsoft office 365ビジネス利用
・開発体制（DX推進担当者に基礎を教わった程度）
○○対応窓口のフローを引き継ぎ、DX推進の方よりPowerAutomateクラウドの基本を教えて頂きました。
そこで、勉強のみならず過去に社内利用していたintra-martの申請やお問合せをPowerAutomateで自動化するプロジェクトを実現しました。
【要件について】
最低現欲しい機能を要件で聞きました。
Formsを使用する、Excelファイルでメールアドレスを管理する、お問合せを処理する担当者にメール送信が必要。
【工夫した点について】
実際の運用を考えた時にExcelでお問合せを共有する、本文にExcelファイルのリンクを挿入して、HTML形式で記述しtarget属性を採用しました。
※メール本文に機密情報もあるためサンプルはありません。
送信日時が必要なので、
addHours(utcNow(), 9, 'YYYY/MM/dd HH:mm:ss')
の関数を使用
様々な部署と従業員にお問合せをしてもらうためにFormsの添付ファイル制限なしで
Word、Excel、PPT、PDF、画像、ビデオ、オーディオを添付してもHTMLメール送信されるように開発。
TeamsのメンションもHTML形式でタグを使用しメンションするようにエラーメッセージを通知する。
【実務で陥りやすい点について】
Excel onlineで問合せを管理していく中で、フィルターをしたまま保存されるとフローがテーブル行に挿入出来ないため失敗することがありました。
実行失敗してもメール送信が可能にしました。
実行条件の構成を多用していきます。
Excelのお問合せ文章がセルから見切れることがほとんどだったため、
Officeスクリプト「プログラミング言語としてJavaScript（TypeScript）」で
テーブル行の高さを自動調整するコードとボタンも設置していました。
サンプルのコードJavaScript（TypeScript）
function main(workbook: ExcelScript.Workbook) {
workbook.getWorksheet(シート名).getRange(行).getFormat().autofitRows();
}
セルをダブルクリックすると調整してくれる実装です。
Excelにデータが溜まるので、COUNTIF関数で集計が自動で行われる、
データが自動で追加、更新されたデータも自動で集計を実現しました。
これにより、何のお問合せが何件あったのか集計する時間は必要なくなりました。
アクション数が多いので、スコープアクションも複数設定しました。
要望として、退職してしまった方のメール送信が行われると開発者あてに配信不能メールをMicrosoftより受信する仕組みがあり、
メールアドレスを管理しているExcelファイルを確認するように
アナウンスをExcel管理担当者にメール送信するフローも使用していました。
【運用の効果について】
社内展開している期間は半年足らずですが、お問合せの件数は400件超えていました。
intra-martで運用していた時より汎用性、効率化がかなり進みました。
これがDXの力と私ながら驚きました。
お問合せとWi-Fi貸出など申請も可能になっています。
運用する中でメール送信時の添付ファイルが開けない問題に直面し、一旦利用停止させて頂きまました。
原因はForms添付ファイルアップロード時のパスが異なり取得出来ていない問題がありました。
添付ファイルの質問は4問くらいあり、それぞれのパスを取得するようにフロー改修しました。
どの質問がユーザーから上がるかは不明で動的なため、同時並列処理を使用し、SharePointのパスを取得させる時、必ずどれか一つのパス取得が成功すると次のアクションに移るフローを開発しました。
【PowerAutomate Desktopの実務経験】
社内で社員マスタを使用していて、他の業務でも更新が必要になっていきました。
そこで、PADとタスクスケジューラーを使用してWEB上Excelのマクロを9時になったら実行し、（VBScriptを使用）
更新を自動化、ダウンロードして日付にリネームし所定のフォルダに自動で移動するフローも依頼があり開発と運用をしていました。
ほぼ手作業がなく1分以内で完了していました。
はじめてQiitaを書いてみました。
長い文章ここまでお読み頂きありがとうございました。