Googleプロジェクト管理：トラッキング

はじめに

わたしが Google プロジェクト管理:プロフェッショナル認定証で得られた素晴らしい体験を、要点をまとめ小さく分割して、わかりやすく簡潔に紹介していきます。

興味があれば、ぜひ "Google プロジェクト管理:プロフェッショナル認定証" を受講してみてください。

トラッキングの重要性

プロジェクトの実行フェーズに入ったら、実際に作業が完了したことをどのように確認すればよいのでしょうか？いくつかの方法がありますが、

• トラッキング
• 測定

によって、プロジェクトの進捗を把握することができます。これは、実はプロジェクトマネジメントの大きな部分を占めている。

『トラッキングとは、プロジェクトの活動の進捗を追跡する方法』

プロジェクトのパフォーマンスを定期的に測定し、プロジェクト計画からの逸脱を特定することで、プロジェクトが軌道に乗るようにすることができます。

逸脱(Deviation)とは、当初の行動指針を変更することです。プロジェクト計画からの逸脱は、プラスにもマイナスにもなり得ます。

• 技術的な問題が見積もりより複雑でなかったため、予定より早く進んでいるのでしょうか？ それは良いことです。
• 自然災害でテストチームが停止した？ 大失敗です。

どちらも乖離の例です。

これらは、なぜトラッキングがプロジェクト実行フェーズにおけるあなたの役割の重要な部分であるのか説明します。

トラッキングがプロジェクトの成功にどのように役立つか？

透明性

トラッキングはプロジェクトの重要な情報を透明化します。透明性は正確な意思決定に不可欠です。どんなに強力なプロジェクトマネージャーでも、情報や文脈が欠落していると、誤った意思決定をしてしまうものです。トラッキングは、プロジェクト情報を一元化し、誰もがプロジェクトの各部の状況を理解できるようにします。そうすることで、自分の知識のギャップを確認することができるのです。また、プロジェクトには非常に多くの細かな情報があります。すべてを整理するのは大変なことです。トラッキングを行うことで、忘れ物を防ぐことができます。

プロジェクトを軌道に乗せる

チームメンバーや関係者全員が、納期や目標を把握できるようにすることです。プロジェクトの進捗状況を把握するためには、自分にとってもチームにとっても都合の良いプロジェクト計画を立てる必要があります。そうすることで、プロジェクトの進捗状況について全員が同じ認識を持つことができます。

リスク管理

トラッキングは、プロジェクトの進行を妨げるリスクや問題を認識する上でも非常に重要です。効果的なトラッキングを行うことで、タイムリーに問題を特定し、チームと協力して是正措置を取ることができます。プロジェクトの様々な部分を可視化することで、トラッキングは、あなたとチームがリスクのあるエリアを特定し、焦点を当てるのに役立ちます。

信頼

• トラッキングは、プロジェクトが時間通り、範囲内、予算内に納品されるように設定されているという信頼を築くのに役立ちます。プロジェクト全体のステータスを明確に、最新に把握することで、チームのモチベーションを維持し、軌道修正に集中することができます。

よくトラッキングされる項目

プロジェクトスケジュール

まず、プロジェクトのスケジュールを常にトラッキングする必要があります。これは、プロジェクトが効果的に完了日に向かっていることを確認するためのタスクやアクティビティで構成されています。結局のところ、最終的なゴールは成果物を時間通りに完成させることです。

ステータス

同様に重要なのは、アクションアイテム、キータスク、アクティビティのステータスを追跡し、その作業が実際に行われていることを確認することです。

マイルストーンへの進捗

タスクを追跡することは、マイルストーンに対するチームの進捗を追跡するのにも役立ちます。プロジェクトの最中には、常に新しいタスクが発生します。納期を守るためには、タスクの進捗状況やマイルストーンを把握することが重要です。

予算

プロジェクトのタスクにかかる費用を過不足なく把握することも必要です。あなたが予算全体を監督しているかどうかにかかわらず、予算に影響を与えるタスクやリソースを監督している可能性があります。

主要な決定と変更

最後に、プロジェクトにおける重要な決定事項、変更事項、依存関係、リスク（合意したスコープの変更も含む）を追跡する必要があります。

トラッキング方法（トラッカー）

ガントチャート

おそらく最も一般的なトラッキング方法は、ガントチャートでしょう。

ガントチャートは、時間に対するタスクを測定し、各タスクを誰が担当するか、タスクの順番はどうするかなど、有用な情報を含んでいます。このため、ガントチャートは、互いに依存し合うタスクやアクティビティ、マイルストーンが多いプロジェクトで、スケジュール通りに進めるために有効なチャートです。また、所有権と責任が視覚的に明示されるため、人数の多いチームにも有効なチャートです。

ガントチャートは、ウォーターフォール型開発でよく使われます。

各タスクは水平方向のプログレスバーで表され、バーの長さはそのタスクに割り当てられている時間によって決まる。バーを重ねることで、一番上のタスクが完了しないと、その下のタスクが完了できないことを表しています。ガントチャートは通常、プロジェクトプランの中で使用され、プロジェクトの進捗に応じて更新されます。

ロードマップ

Googleでは、もう一つの一般的な追跡方法として、ロードマップを使用しています。

ロードマップは、プロジェクトにおける大きなマイルストーンを追跡する方法が必要な場合に最適です。ロードマップは、チームや主要なステークホルダーに対して、プロジェクトが時間とともにどのように発展していくべきかを説明するのに有効です。

バーンダウンチャート

3つのトラッキング手法の中で最も詳細なバーンダウンチャートです。

バーンダウンチャートは、作業量と残作業量から時間を測定する。

主な用途は、

• プロジェクトチームが目標とする完了日を把握すること
• スコープクリープが発生したときに、その発生を認識すること

です。

バーンダウンチャートは、

• プロジェクトに関連する各タスクを詳細に分解してレビューする必要があるプロジェクトに最適で、
• 時間通りに終わることが最優先されるプロジェクトに最適

です。

バーンダウンチャートは、アジャイル開発でよく使われます。

ユースケース

プロジェクトを進める前に、どのトラッカーが最も合理的かを決定する必要があります。

トラッカー	ユースケース
ガントチャート	大人数のチームにマイルストーンを伝える必要がある
ロードマップ	複数の依存関係がある
バーンダウンチャート	締切に対するタスクの追跡が特に重要である

いくつかの種類を一緒に使うこともできます。例えば、プロジェクトの最初にガントチャートを使って作業の範囲を決め、ローンチの数週間前にバーンダウンチャートに切り替えて、問題ないことを確認する、というようなことです。

プロジェクトステータスレポート

プロジェクトステータスレポートは、プロジェクトに共通する全ての要素を概観し、スナップショットとしてまとめます。チームやステークホルダーに対して、最新の状況を一度に伝えるための効率的なコミュニケーションツールです。

上級のステークホルダーに最新情報を伝えるだけなら、以下のようなスライドショー形式のレポートが最適でしょう。

R/A/Gは、マイルストーンの状況だけでなく、プロジェクト全体の状況を示すために使うことができます。RAGは、進捗と状況を示す信号機のようなものです。

サンプル↓