はじめに
わたしが Google プロジェクト管理:プロフェッショナル認定証で得られた素晴らしい体験を、要点をまとめ小さく分割して、わかりやすく簡潔に紹介していきます。
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プロジェクトのライフサイクル
プロジェクトのライフサイクルには、4つの主要なフェーズがあります。
1. Initiate
- プロジェクト・ゴールを明確にする
- どのようなリソースが利用できるかを確認する
- プロジェクトの承認を得る
開始の際には、プロジェクトに関して入手可能なすべての情報を整理することになる。こうすることで、次の段階に進むときに、計画を作成するための準備ができるのです。
プロジェクトの目標を明確にすることで、あなたとあなたのチームがプロジェクトを成功させることができるように、プロジェクトの詳細を明確にすることができます。
また、どのようなリソースが利用できるかを調べる必要があります。リソースには、人、機器、ソフトウェアプログラム、ベンダー、物理的なスペースや場所などが含まれます。実際にプロジェクトを完了するために必要なものはすべて、リソースとみなされます。
プロジェクトマネージャーとして、これらの詳細をプロジェクト提案書に記録し、会社の意思決定者または意思決定者グループから承認を得て、プロジェクト計画を進めることができます。
このフェーズでは、プロジェクトの基礎を固めるために、次のような質問をします。
- ステークホルダーは誰か？
- クライアントや顧客の目標は何か？
- プロジェクトの目的、使命は何か？
- チームの測定可能な目標は何か？
- このプロジェクトは何を改善しようとしているのか？
- このプロジェクトはいつまでに完了する必要がありますか？
- このプロジェクトに必要なスキルやリソースは何か。
- このプロジェクトに必要なコストは？どのような利点がありますか？
2. Plan
- 予算を作成する
- スケジュールを設定する
- チームを編成する
- 役割と責任を定義する
- リスクと変化に対して計画する
- コミュニケーションパスを確立する
このフェーズでは、予算を作成し、プロジェクトのスケジュールを設定します。
また、プロジェクトチームを編成し、各人の役割と責任を決定します。
『プロジェクトマネジメントでは、綿密な計画がプロジェクトの成功に不可欠です。プロジェクトの成功はこのフェーズにかかっています。』
プロジェクトマネジメントで重要なのは、リスクと変化に対する計画です。経験豊富なプロジェクトマネージャーは、計画が常に変化することを知っています。
- スケジュールの遅れ
- 予算の変更
- 技術やソフトウェアの要件
- 法的問題
- 品質管理
- リソースへのアクセス
など、プロジェクトマネージャーが考慮しなければならないリスクや変更は、一般的なものに過ぎません。ですから、これらのリスクを軽減するためには、計画が重要であることを心に留めておくことが大切です。
計画を立てたら、その情報をすべてチームに伝えます。そうすることで、各メンバーは自分がどのタスクを担当するのか、質問があるときや問題が発生したときにどうすればいいのかを知ることができます。また、プロジェクトの成功に関心を持つ他の人々にも計画を伝え、プロジェクトが進むにつれて、あなたの計画や進捗状況を知ってもらうようにします。
3. Execute & complete tasks
覚えておいてほしいのは、すべてのタスクを実際に実行するのはあなたの仕事ではないということです。プロジェクトマネージャーとしての主な仕事は、プロジェクト全体の進捗を管理する ことです。
- チームの努力を監督し、全員が自分に何が期待されているのか、どんなタスクが必要なのか、いつ、どのようにタスクを完了させるのかを理解できるようにする。
- プロジェクトに遅れが出そうなときは、障害物を取り除き、適切な人に注意を促す。
そのために、ミーティングやメモなどの文書、メール、社内チャットツール、タスクレポートなどの作業文書を通じて、チームやプロジェクトに関わるすべての人とコミュニケーションを取る必要があるのです。もし迷ったら、過剰なコミュニケーションにならないようにしましょう。
プロジェクトが進行するにつれ、スケジュール、予算、リソースの割り当てを調整し、その都度、最新情報を明確に伝えます。
4. Close the project
すべてのタスクが完了し、プロジェクトのゴールに到達したら、プロジェクトを終了させます。この段階は通常、見落とされがちです。しかし、まだやるべきことはたくさんあるのです。
- すべてのタスクが完了したことを確認し、途中で追加された作業も含めて確認します。
- 未払い請求がないか
- リソースは返却されているか
- プロジェクトの書類は提出されているか
- プロジェクトの最終的な結果が、納品先の人々に受け入れられるかどうかを確認します。
- プロジェクトが目標を達成したと認められたら、何がうまくいき、何があまりうまくいかなかったかを振り返る時間をとります。
- あなたのチームがプロジェクトに費やした労力を称える時間を取りましょう。
- これで、あなたとあなたのチームは、将来新しいプロジェクトを追求することができるように、正式にプロジェクトから離れることができます。