はじめに

私はこれまで、社内向けに 業務自動化・業務効率化ツール をいくつも作ってきました。
Power Automate、Python、VBA、Teams、SharePoint…いろんな仕組みを組み合わせて、「人の仕事を楽にする」ためのツールを作ってきました。

ただ、その中で何度もこう感じました。

「技術的には’絶対そっちの方がいい’のに、なぜか刺さらない」
「自動化すれば楽になるのに、みんな手作業を手放さない」

今日は、そんな現場での経験から
キレイごとではなく、本当に感じたことをまとめてみます。

① 「知識がある側」と「慣れている側」は見ている世界が違う

まず大きかったのがこれです。

私は一応、
「こうすれば自動化できる」
「こう設計すれば改善できる」
という 知識を持つ側の人間 です。

でも現場の多くの人は違います。

これまでずっと手作業でやってきた
それが当たり前になっている
なんなら、【多少大変な方が仕事してる感ある】くらいの人もいる…。

そのため、こちらが

「ここ、自動化できますよ」
「こうすると一発でできますよ」

と言っても、
必ずしも刺さらない ことがあります。

「私は今のやり方で困ってないんで」
「慣れてるから、このままで」

こう言われた経験ある人も多いのでは…？

② 「自分がやりたいこと ≠ 相手が求めていること」

自動化は技術的には面白いし、
うまくいくと「おおー！できた！」ってテンションも上がる。

でもそこで一度立ち止まって、自分に言い聞かせるようになりました。

「これは [自分が作りたいから作る] のではないか？」
「本当に相手が望んでいることか？」

自分の理想と、現場が求めるものは、
本当にしょっちゅうズレます。

自分の正義 だけで走らないこと。
これがすごく大事です。

実際、最近でも「ここからここの部分は自動化できる」と言っても
「それは押し付け。あなたが自分でやりたいだけでは？（大意）」と言われたことも。

③ でも、「知らないだけ」の人も本当に多い

ただし、ここが面白いところで。

「今のやり方に慣れてるから」
「別に困ってないし」

と言っている人でも、

こちらが

「実はこういうやり方があって」
「この仕組みを使うと、ここまで自動化できるんです」

と 具体例まで見せると、

「え、そんなことできるの!?」
「それ、めちゃくちゃ良いね！すごい！」

と表情が一気に変わる人も相当多いです。

つまり、

[拒否]ではなく
[イメージが湧いていなかっただけ]

というケースも本当に多い。

だから、

「どうせ理解されないし言っても無駄なのかな」

と諦めるのではなく、

ちゃんと説明してみる。話してみる。
ここは本当に大事だと感じています。

なので、まず話してみる。やり方を伝えていく。
そこから自動化のスタートだと思っています。

④数字で語ると、人は納得してくれる

自動化の話をするとき、

「楽になりますよ！」

だけだと弱いです。

現場の人は、[感覚]ではなく [現実] を見ています。

そこで効いたのが以下です。

✔ 手作業
→ 1回あたり◯分
→ 月◯回 → 合計◯時間

✔ 自動化すると
→ 実働時間◯分
→ 実質ほぼ放置
→ 年間◯時間削減

こうして ちゃんと比較を出す。
これはすごく効きました。

数字は強い。感覚論よりはるかに説得力があります。

⑤自動化は「楽するため」ではない

自動化はヒューマンエラーから守る[安全装置]

よく言われるのがこの２つ。

「手作業でもできてるし」
「別に困ってない」

でも、自動化の本質は

「楽するため」
だけではないと思っています。

大事なのは、

ミスを減らす
担当者の負担を減らす
精神的ストレスを減らす

つまり

ヒューマンエラーから人を守ること。

これを説明すると、
「あ、それは確かに…」と納得してくれる人が一気に増えました。

自動化の本当のメインは「ヒューマンエラーを防ぐ」ことにあります。

⑥それでも「自動化の方が遅い」こともある

正直に言います。

すべての自動化が「手作業より速い」わけではありません。

処理の準備が必要
システム側の待ちがある
初期設定が重たい
データが大量にある
・・などなど。

結果として、

「自動化したのに、手作業より遅い…」

という場面も実際にあります。

でも、それでも価値があります。

なぜなら、

毎回同じ精度で処理できる
人の集中力に依存しない
ミスしない
担当者の脳みそを消費しない
手が空くので他の作業ができる（こともある）

これは実は ものすごく大きい。

だから私はこう言います。

「スピードだけではない。
自動化は [安心して任せられる仕組み] を作ることなのです。」

まとめ

業務自動化をやってきて思ったのは、

技術の話に見えて実はかなり【人の話】だということ。

そして、

すぐ刺さらないこともある
受け入れてもらえないこともある
でも、ちゃんと説明すれば届くこともある

それでもやはり
自動化は 人を助ける優しい技術 だと私は思っています。

これからも、
ただ「作る人」ではなく、

[人の仕事にちゃんと寄り添える人]

でいたいなと思いながら、
また次の仕組みを作っていこうと思っています。