最近は暑いです！！！
暑い時期には、家の中でゆっくり過ごすのが一番快適です。
ただ、お花さんが室外できっと大変だと思います。一日に二回お水をちゃんとやらないと、元気がなくなりです。人間は喉が渇く時、自ら冷蔵庫からお水を出して自由に飲めますし、クーラーも無限に使えます。
AIが発展した今、自動給水やセンサー技術を活用すれば、手間を減らしつつ、こまやかな植物の管理を支援できるのではないでしょうか。

はじめに

NetSuiteは、ERPやCRMなど多機能を統合したクラウド型業務システムで、多くの企業で業務プロセスの中心的存在となっています。その中でも「保存検索」は、よく使う機能のひとつです。

保存検索は、データの抽出や可視化に加え、条件に一致したレコードをもとに「自動でメール通知」する仕組みを備えています。これにより、たとえば以下のような業務自動化が可能になります。
・支払期限が近い請求書を毎朝メールで通知
・在庫が少なくなった商品を購買チームに自動で通知

しかしながら、実際に設定しようとすると「どこで通知を有効にするの？」「誰に送れるの？」「スケジュールってどう組むの？」といった疑問にぶつかる方も多いのではないでしょうか。

本記事では、NetSuiteにおける保存検索機能を用いたスケジュール送信の設定手順について、初学者の方にも理解しやすいよう、順を追ってご説明いたします。

できること

1.検索結果を定期的に自動送信
　スケジュール（毎日・毎週・毎月など）を指定して送信することが可能です。
　時刻、タイムゾーンの指定も対応できます。

2.添付形式の指定
　CSV / Excel / PDF形式で送信できます。
　添付あり or 本文に表形式で埋め込むかも選択できます。

3.受信者の柔軟な設定
　「特定の受信者」：固定のメールアドレスを設定できます。
　「結果からの受信者」：検索結果のフィールドから動的に指定できます。

4.検索フィルタと連動
　例：「今日」「今週」などの動的条件を使用して、その時点の最新データのみ送信できます。

できないこと

1.送信内容が同じ
　メール内容と添付ファイルはすべての受信者は同じです。
　「●●様」などの宛名を含む個別対応形式のメール文面には対応できません。
　
2.外部ファイルの添付
　添付できるのは検索結果自体のみ（CSV/Excel/PDF）です。

3.HTML本文のカスタマイズは制限あり
　メール本文はテキスト中心です。
　ブランドロゴや色付き表などのHTMLレイアウトは制限があります。

例のシナリオ

　在庫アイテムの手持ち数量を定期的にモニタリングし、在庫不足のリマインドをするために、保存検索結果を指定アドレスへ自動送信します。
■ 送信条件
　・対象アイテム：手持ち数量の合計が50以下の在庫アイテム
　・実行スケジュール：毎週月曜日午前10:00
　・受信先：購買グループ

■ ハイライト設定
　検索結果を分かりやすくするため、下記の条件に基づいて背景色を使って強調します。
　・合計手持ち数量 ≦ 5：黄色(警戒)
　・合計手持ち数量 ≦ 0：オレンジ色(注意)

事前準備

1.電子メールプリファレンスの確認

以下のパスで電子メール・プリファレンス画面を開きます。

「電子メールを送信しない」にチェックを入れると、メールが送られなくなります。メールを正しく送信するために、チェックが入っていないことを必ず確認しましょう。

2.保存検索の作成

　・以下のパスから「アイテム」を選択します。
　　※画面パス：レポート → 保存検索 → すべての保存検索 → 新規

　・「条件」タブで検索の条件を設定します。

　・「結果」タブで検索の結果列を指定します。

　・「ハイライト」タブでハイライト行を設定します。

※保存検索の結果

ここまでで、保存検索の送信対象データおよび受信先アドレスの準備が完了しました。次に、スケジュール送信の設定手順に進みます。

スケジュール送信設定手順

1.受信者の選択
　電子メールの受信先を選択します。

「特定の受信者」：該当のメールは、検索条件に一致し、かつ「特定の受信者」として指定されているユーザーのみに送信されます。
「結果からの受信者」：選択されたフィールドが保存検索の結果に含まれている必要があります。

2.メールの詳細設定
　「メッセージをカスタマイズ」サブタブからメールの詳細を設定します。
　　①：件名を設定します。
　　②：メール正文を設定します。
　　③：送信データの形式を選択します。

3.スケジュールの詳細設定
　「スケジュール」サブタブから送信スケジュールを作成します。
　①：送信頻度を選択します。
　②：送信開始日と時刻を選択します。
　③：スケジュールの期限日を設定します。

4.スケジュール実行条件の設定
　①~③にチェックを入れることで、スケジュール実行タイミングを設定できます。
　※「レコードの作成/更新時に電子メール・アラートを送信」にチェックを入れることで、該当レコードの新規作成または更新時に、指定された受信者へ自動的に通知メールが送信される仕組みとなっております。しかしながら、本件は**保存検索結果のスケジュール配信**を目的とした設定であり、本オプションについては適用対象外とし、今回は設定を行わないものといたします。　

・スケジュールされた電子メールを要約：
　チェックを外すと、メール件数が多くなり、検索結果は添付されません。
・結果がない場合送信：
　チェックを外すと、検索結果が0件の場合はメールが送信されません。

結果確認

・Netsuiteの送信履歴(画面パス：設定 → 会社 → 送信電子メール・リスト)

・Outlookの確認

最後に

💡最後まで読んでくださってありがとうございます！
自動送信のイメージ、できましたか？👀✨
ぜひ一度、試してみてくださいね。
気になる点やご質問があれば、気軽にコメントで教えてください📩

　
参考資料：
https://suiteanswers.custhelp.com/app/answers/detail/a_id/8483
https://suiteanswers.custhelp.com/app/answers/detail/a_id/8487