先輩に投げた質問チャットの回答がなかなか返ってこない…
こんな経験、ありませんか？
この場合、先輩が忙しすぎる可能性もありますが、
自分自身が読みづらいメッセージを送っている可能性もあります。
もし読みやすいメッセージを送ることができれば、返信率が上がるかもしれません。
エンジニアの仕事はコードを書くことだけではなく、チームでの情報共有も非常に重要です。
この記事では、テキストコミュニケーションがうまくなるヒントを紹介します！
自己紹介
株式会社BTMの札幌ラボでエンジニアをしている糸井です。
前職はコンサル会社で、コンサルタント・QA・エンジニアの1チームでPJ～保守まで対応していました。
現職では請負案件や、スタートアップ企業のスピード感ある開発に携わっています。
ではさっそく見ていきましょう！
目次
- テクニック編
- 読み手にして欲しいことを最初に書く
- 一文一意
- 不要な言葉を消す
- 箇条書きを使う
- 回答を最初に書く
- 心構え編
- 相手にとって読みやすく
- 自信を持つ
テクニック編
✅ 読み手にして欲しいことを最初に書く
最初に【仕様確認】【決裁依頼】など、目的を明確に伝えるのがポイントです。
相談を受けるときによく見るのが、聞き手が何をすればいいのかパッと分からない長文です。
例
お疲れさまです。
～～について～～をしていたんですが、～～が発生しています。
～～をしたいんですが、さらに～～という問題もあり、～～かもしれないと思っています。
前回は～～だったんですが、～～が～～だったので～～でした。
糸井さんならどうするか訊いてみたいと思って連絡しました。
改善案
【質問】
糸井さんならどうするか、意見をいただけませんか？
- ～～をしたい。
しかし～～が発生している。
- さらに～～という問題がある。
推測：～～かもしれない。
- 前回は～～だった（https://‥‥）
- ～～にした背景：～～が～～だったため
糸井さんならどうしますか？
最初の2行を読んだとき、最後まで目を通したくなるのは後者だと思います。
自分が何をすべきか が、明確だからです。
✅ 一文一意
「～～～なのですが、一方で、～～～」などと文章を続けると、読みづらくなります。
一文一意にしましょう。
一文一意は、先ほどの「読み手にして欲しいことを最初に書く」の例でも活用しています。
例
～～について～～をしていたんですが、～～が発生しています。
～～をしたいんですが、さらに～～という問題もあり、～～かもしれないと思っています。
改善案
～～をしたい。
しかし～～が発生している。
さらに～～という問題がある。
推測：～～かもしれないです。
横に間延びすると見にくくなるので、短く言い切ることも効果的です。
事実と私見を分けるということも、読み手に優しくなるテクニックです。
✅ 不要な言葉を消す
過度な敬語や冗長な表現は、読みづらさになります。
チーム内でのやりとりなら、思い切って消してしまうと読みやすくなります。
例
お疲れさまです。
昨日ご共有させていただいた内容につきまして、ご確認のうえ、フィードバックをいただけますと幸いです。
現在、要件の整理をもとに、具体的な改善方針の検討を進めておりますが、今後の進行にあたり、糸井さんの
ご承認とご指導を賜りたく存じます。
よろしくお願いいたします
改善案
【確認依頼：急ぎ】
昨日の〇〇、今日の午前中に確認お願いします！
明日クライアントに出すので急ぎです。
リンク：https://‥‥
同じ「確認して欲しい」というメッセージですが、前者は読むのが大変です。
仕事の関係の場合、あくまで仕事を進めることが最重要です。
上司やメンバーに失礼をしないことではありません。
特に重要な内容は、ひと目見て分かる工夫をした方がよいです。
✅ 箇条書きを使う
いくつも書き並べる場合は、箇条書きで塊を作ると読みやすくなります。
漏れをなくしやすいというメリットもあります。
例
Usersテーブルのカラムのname, link, user_file_id, company_position,
profile_s3_path, thumbnail_pathの日本語名はどうしますか？
改善案
【依頼】usersテーブルの日本語カラム名を決めてください。
〆切：明日5/27の13時。
以下6個の日本語名を決めて欲しいです。
- name
- link
- user_file_id
- company_position
- profile_s3_path
- thumbnail_path
よろしくお願いします！
パッと見て、横並びより縦の方が視認性がよくなります。
✅ 回答を最初に書く
相手からの質問は、まず1文目で返しましょう。
質問に対する返答は、結論ファーストが鉄則です！
先輩からの質問例
〇〇の件って✕✕だっけ？
NG例：
〇〇の件って✕✕だっけ？
〇〇の件ですが、以前△△の対応をしていて～～です。
～～さんから～～とレビューをもらったので～～をしました。
～～で、結果的に✕✕になります。
OK例：
〇〇の件って✕✕だっけ？
はい、✕✕です。
以前△△の対応をしていて～～だからです。
とにかく結論ファースト。
分からない場合も「分からないです」と一文目に書きましょう。
参考情報があるなら載せると親切です。
例
すみません、分からないです。
～～さんがPJ-xxxで対応したことは覚えています。
https://github.com/xxx/pull/xxx
心構え編
✅ 相手にとって読みやすく
テクニックの根底にあるのは、「相手にとって読みやすく」という思いです。
チャットツールやチームカラーによっては、使わない方がいいテクニックもあるかもしれません。
思い切って「どんなテキストが見やすいですか？」と確認してみれば、今後のコミュニケーションロスが減らせると思います。
私も1on1などでたまに聞いています。
✅ 自信を持つ
特に経験年数の浅いメンバーから、次のような相談をよく受けます。
「相手の邪魔をしないかな」と考えてしまって、メッセージを送りづらい。
相手を尊重する気持ちが不安を生んでいるようです。
この不安は、相手への思いやりの表れ方のひとつだと思います。
経験則ですが、その思いやりはメッセージを送っても送らずとも、いつもにじみ出ています。
にじみ出ている思いやり
例えば、文章の長さにもにじみ出ます。
「はい/いいえ」だけで返せる質問に対して、背景をたくさん書いたことはありませんか？
（そして「読みづらい」と言われるまでが1セット）
そのとき、「読みづらくしたい」 なんて気持ちではなかったでしょう。
むしろ 「相手が欲しい情報を的確に渡したい」 から、たくさん書いたはずです。
思いやりがにじみ出るのは、テキストメッセージに限りません。
連絡が来るタイミング・アポの取り方・選んだ言葉・話し方からも、私は感じます。
周りの人はどう感じているか
"私の場合は" ですが、そういった人からメッセージを受け取るたびに、「葛藤しながら書いたんだろうな」とありがたさを感じます。
そしてそのメッセージが今までより端的で分かりやすければ、さらに嬉しくなります。
結論
長くなりましたが、この章で伝えたかったことはこんなメッセージです。
あなたが「『相手の邪魔をしないかな』と悩む、思いやりがある人」だということは、重々感じています。
その上でメッセージが送られてきても、失礼に感じません。
だから、送るか迷ったときは、堂々と送って大丈夫です。
おわりに
実は私は、テキストメッセージが「読みづらい」と言われた人間です。
最後の章は、相談をくれる人と過去の自分を重ねつつ書きました。
端的に書けなかったので、この記事のテクニックからは逸れてしまいました。申し訳ありません！
ただ、テキストでのやりとりは、ちょっとした工夫でお互いに気持ちよく、スムーズにできるようになります！
これを読んでくれたあなたのコミュニケーションが、ちょっぴり楽になることを願っています。
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それが、私が感じるBTMの魅力のひとつです。
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