はじめまして。
業務改善エンジニアのこめまるです。
業務効率化・自動化に関わる中で、よく出てくるのが
- これはRPAでやるべきか
- kintoneで管理したほうがいいのか
- Power Platformが向いているのか
- 生成AIを使うべきか
といった「手段の選び方」の悩みです。
実際の現場では、最初から正解のツールが決まっていることは少なく、
「何を解決したいのか」を整理したうえで手段を選ぶことが大切だと感じています。
この記事では、自分が業務改善を考えるときに見ているポイントを整理してみます。
この記事はこんな人におすすめ
- 業務改善したいけれど、どのツールを選べばよいか迷っている方
- RPA・kintone・Power Platform・生成AIの違いを整理したい方
- 流行りではなく、目的ベースで手段を選びたい方
- 現場に合った使い分けの考え方を知りたい方
まずは「何を改善したいか」を分ける
業務改善といっても、中身はいくつかのパターンに分かれます。
たとえば、次のようなものです。
- 同じ操作を毎回繰り返している
- 情報の転記が多い
- 管理表がバラバラで探しにくい
- メールやPDFの内容を手入力している
- 判断や文章作成に時間がかかっている
この時点で、選ぶ手段の方向性がかなり変わります。
RPAが向いているケース
RPAは、既存システムをまたいだ定型作業の自動化と相性が良いです。
たとえば、
- システムAから情報を取得してシステムBへ入力する
- メール添付ファイルを保存して所定の処理をする
- Excelを読み込んでWeb画面に転記する
- 毎日決まった手順で確認作業をする
といった処理は、RPAで効果が出やすいです。
一方で、ルールが曖昧だったり、画面変更の影響を受けやすい処理は運用負荷が上がりやすいので、
「本当にRPAで持つべきか」は少し慎重に見ています。
kintoneが向いているケース
kintoneは、情報管理や業務フローの整理に向いています。
たとえば、
- Excelで管理している台帳をまとめたい
- 担当ごとの属人化を減らしたい
- 入力項目や進捗状況を見える化したい
- 申請、承認、履歴管理を整えたい
といったケースです。
単に今のExcelを置き換えるというより、
「情報をどう持つと運用しやすいか」を考えると、kintoneの良さが出やすいと感じています。
Power Platformが向いているケース
Power Platformは、Microsoft製品との親和性が高いのが強みです。
たとえば、
- Outlook
- Teams
- SharePoint
- Excel
- Forms
などと組み合わせたい場合は、かなり候補になります。
業務の中でMicrosoft 365をすでに使っている場合、
Power AutomateやPower Appsで比較的スムーズに仕組み化できることがあります。
一方で、作る前に「誰が使うのか」「運用保守を誰が見るのか」は確認しておいたほうがよいです。
生成AIが向いているケース
生成AIは、判断補助や文章生成、情報整理に強いです。
たとえば、
- メールや議事録のたたき台作成
- PDFや文書から必要情報を抜き出す
- 問い合わせ文の要約
- 情報の分類や整理
- 非定型な文章の読み取り補助
などです。
ただし、生成AIはそれ単体で完結するというより、
既存の業務フローの一部に組み込むと効果が出やすいと感じています。
「AIを使うこと」自体が目的になると、あまりうまくいかないことが多いです。
実際は組み合わせることが多い
現場では、1つのツールだけで完結することはあまり多くありません。
たとえば、
- OCRや生成AIで情報を抽出する
- RPAやAPIで連携する
- kintoneに登録する
- Power Automateで通知する
のように、役割を分けて組み合わせることがよくあります。
そのため、最初からツールを決め打ちするより、
「どこが人の負担になっているか」を見つけて、そこに合う手段を当てるほうが進めやすいです。
自分がよく見るポイント
業務改善を考えるときは、次のような点をよく見ています。
- その業務は定型か、非定型か
- 入力や転記が多いか
- 情報管理がバラバラになっていないか
- 人の判断が必要な部分はどこか
- 運用開始後に誰がメンテナンスするか
特に、作ることより「運用し続けられるか」のほうが大事だと思っています。
おわりに
業務改善では、どのツールを使うかよりも、
まず業務のどこに課題があるかを整理することが大切だと感じています。
RPA、kintone、Power Platform、生成AIはどれも便利ですが、
向いている場面はそれぞれ違います。
今後は、今回書いた内容をもう少し具体化して、
- どういう時にRPAを選ぶか
- kintoneで整理したほうがいい業務の特徴
- 生成AIを業務で使う時に気をつけていること
なども整理して書いていければと思います。