Microsoft Projectを上手に使うための心得

※Microsoft Project 2010の利用経験を前提に記述していますが、以降のバージョンでもほぼ同様です。

Projectは一定の手順を守らないとすぐにへそを曲げる厄介なツールですが、
上手く使えば非常にスピーディにプロジェクト計画を立てられるとても便利なツールです。
以下に紹介する手順をおさえて、「あ、便利なツールなんだな」と思っていただければ幸いです。
ある程度理解が進んだら、リソースの管理や基準計画など便利な使い方にも進んでください。

はじめの鉄則として、開始日と終了日を手動入力しないこと。
初期設定と入力手順をしっかり守って、できる限り日付はProjectに自動入力させることが大事。

本稿はこちらを下敷きに独自の手順を入れています。
ins13の日記： MS-Project の使い方

以下、初めて使うためのチュートリアルです。順番を守ってどうぞ。

1.ショートカットを最低限覚える

・インデント　Alt+Shift+→ / Alt+Shift+←
・タスクのリンク Ctrl+F2

劇的に楽になる。

2. プロジェクト情報を設定する

プロジェクトの開始日を設定する

プロジェクトタブ>プロジェクト情報から、開始日を設定する。
一番最初のタスクがプロジェクト開始日から始まるようになる。

プロジェクト期間中の祝日・非稼働日を記載する

プロジェクトタブ>稼働時間の変更から標準カレンダーに非稼働日を入力する。
（土日はデフォルトで入っているので主に祝日）

新しいタスクを自動スケジュールにする

Projectのウインドウ左下に「新しいタスク：」という項目があるため、自動スケジュールにする。
すでに手動スケジュールが作成されていた場合、すべて選択して自動スケジュールに変更する。

リソースシートにリソースを入力する

メニュー左上からリソースシートを選択し、リソース（作業担当者など）を入力する。
基本的には名前のみでよい。

3. タスク名をひたすら書く

他の項目は一切いらないのでガントチャートへひたすらタスクを書く。
インデントすると、上のタスクにグルーピングされます。
可能であれば、先に着手するものが上にあるとリンクする工程が楽になるし、ガントチャートもみやすくなる。

4. タスクに期間を入力する

親タスクは自動集計されてほしいので、直接入力はしない。

5. 担当するリソース名を選択する

リストボックスから選択する。手動入力でもいいが、表記揺れ・誤記を避けるため選択推奨。
親タスクにリソースは入れない。

6. タスクをリンクする

リソースごとに絞り込みして、上から順にタスクをすべてリンクすると、自動的に期間が入力される。
ここではまずリソースごとにリンクする。

7．タスクをリンクする

前工程として必須のタスクをリンクする。凝りすぎない。

以上の手順を守ると、比較的意図したとおりに動いてくれます。

追記　MSProjectファイルは共有しない方がいい

経験から、Projectはプロジェクト管理者のみ更新してメンバーは参照のみにしておくべきと感じています。
理由は壊れやすいから。
・いつのまにか手動更新になっていたり
・開始/終了日を固定入力されていたり
・リソースを勝手に追加されてタスクの期日が半分になっていたり
・リソース名の表記が違ったり
・リンクが切れている/追加されていたり
など、ちょっとしたことで本来の「プロジェクト計画」ツールとしての機能が損なわれます。
進捗は別の方法で管理して、Projectへの実績入力はProjectを理解している人がやるべきと思います。

続編

Microsoft Projectを上手に使うための心得その２