#Microsoft Projectを上手に使うための心得
※Microsoft Project 2010の利用経験を前提に記述していますが、以降のバージョンでもほぼ同様です。
Projectは一定の手順を守らないとすぐにへそを曲げる厄介なツールですが、
上手く使えば非常にスピーディにプロジェクト計画を立てられるとても便利なツールです。
以下に紹介する手順をおさえて、「あ、便利なツールなんだな」と思っていただければ幸いです。
ある程度理解が進んだら、リソースの管理や基準計画など便利な使い方にも進んでください。
はじめの鉄則として、開始日と終了日を手動入力しないこと。
初期設定と入力手順をしっかり守って、できる限り日付はProjectに自動入力させることが大事。
本稿はこちらを下敷きに独自の手順を入れています。
ins13の日記： MS-Project の使い方
以下、初めて使うためのチュートリアルです。順番を守ってどうぞ。
1.ショートカットを最低限覚える
・インデント Alt+Shift+→ / Alt+Shift+←
・タスクのリンク Ctrl+F2
劇的に楽になる。
2. プロジェクト情報を設定する
プロジェクトの開始日を設定する
プロジェクトタブ>プロジェクト情報から、開始日を設定する。
一番最初のタスクがプロジェクト開始日から始まるようになる。
プロジェクト期間中の祝日・非稼働日を記載する
プロジェクトタブ>稼働時間の変更から標準カレンダーに非稼働日を入力する。
（土日はデフォルトで入っているので主に祝日）
新しいタスクを自動スケジュールにする
Projectのウインドウ左下に「新しいタスク：」という項目があるため、自動スケジュールにする。
すでに手動スケジュールが作成されていた場合、すべて選択して自動スケジュールに変更する。
リソースシートにリソースを入力する
メニュー左上からリソースシートを選択し、リソース（作業担当者など）を入力する。
基本的には名前のみでよい。
##3. タスク名をひたすら書く
他の項目は一切いらないのでガントチャートへひたすらタスクを書く。
インデントすると、上のタスクにグルーピングされます。
可能であれば、先に着手するものが上にあるとリンクする工程が楽になるし、ガントチャートもみやすくなる。
##4. タスクに期間を入力する
親タスクは自動集計されてほしいので、直接入力はしない。
##5. 担当するリソース名を選択する
リストボックスから選択する。手動入力でもいいが、表記揺れ・誤記を避けるため選択推奨。
親タスクにリソースは入れない。
##6. タスクをリンクする
リソースごとに絞り込みして、上から順にタスクをすべてリンクすると、自動的に期間が入力される。
ここではまずリソースごとにリンクする。
##7．タスクをリンクする
前工程として必須のタスクをリンクする。凝りすぎない。
以上の手順を守ると、比較的意図したとおりに動いてくれます。
##追記 MSProjectファイルは共有しない方がいい
経験から、Projectはプロジェクト管理者のみ更新してメンバーは参照のみにしておくべきと感じています。
理由は壊れやすいから。
・いつのまにか手動更新になっていたり
・開始/終了日を固定入力されていたり
・リソースを勝手に追加されてタスクの期日が半分になっていたり
・リソース名の表記が違ったり
・リンクが切れている/追加されていたり
など、ちょっとしたことで本来の「プロジェクト計画」ツールとしての機能が損なわれます。
進捗は別の方法で管理して、Projectへの実績入力はProjectを理解している人がやるべきと思います。