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Microsoft Projectを上手に使うための心得

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Microsoft Projectを上手に使うための心得

※Microsoft Project 2010の利用経験を前提に記述していますが、以降のバージョンでもほぼ同様です。

Projectは一定の手順を守らないとすぐにへそを曲げる厄介なツールですが、

上手く使えば非常にスピーディにプロジェクト計画を立てられるとても便利なツールです。

以下に紹介する手順をおさえて、「あ、便利なツールなんだな」と思っていただければ幸いです。

ある程度理解が進んだら、リソースの管理や基準計画など便利な使い方にも進んでください。

はじめの鉄則として、開始日と終了日を手動入力しないこと。

初期設定と入力手順をしっかり守って、できる限り日付はProjectに自動入力させることが大事。


本稿はこちらを下敷きに独自の手順を入れています。

ins13の日記: MS-Project の使い方


以下、初めて使うためのチュートリアルです。順番を守ってどうぞ。


1.ショートカットを最低限覚える

・インデント Alt+Shift+→ / Alt+Shift+←

・タスクのリンク Ctrl+F2

劇的に楽になる。


2. プロジェクト情報を設定する


プロジェクトの開始日を設定する

プロジェクトタブ>プロジェクト情報から、開始日を設定する。

一番最初のタスクがプロジェクト開始日から始まるようになる。


プロジェクト期間中の祝日・非稼働日を記載する

プロジェクトタブ>稼働時間の変更から標準カレンダーに非稼働日を入力する。

(土日はデフォルトで入っているので主に祝日)


新しいタスクを自動スケジュールにする

Projectのウインドウ左下に「新しいタスク:」という項目があるため、自動スケジュールにする。

すでに手動スケジュールが作成されていた場合、すべて選択して自動スケジュールに変更する。


リソースシートにリソースを入力する

メニュー左上からリソースシートを選択し、リソース(作業担当者など)を入力する。

基本的には名前のみでよい。


3. タスク名をひたすら書く

他の項目は一切いらないのでガントチャートへひたすらタスクを書く。

インデントすると、上のタスクにグルーピングされます。

可能であれば、先に着手するものが上にあるとリンクする工程が楽になるし、ガントチャートもみやすくなる。


4. タスクに期間を入力する

親タスクは自動集計されてほしいので、直接入力はしない。


5. 担当するリソース名を選択する

リストボックスから選択する。手動入力でもいいが、表記揺れ・誤記を避けるため選択推奨。

親タスクにリソースは入れない。


6. タスクをリンクする

リソースごとに絞り込みして、上から順にタスクをすべてリンクすると、自動的に期間が入力される。

ここではまずリソースごとにリンクする。


7.タスクをリンクする

前工程として必須のタスクをリンクする。凝りすぎない。

以上の手順を守ると、比較的意図したとおりに動いてくれます。


追記 MSProjectファイルは共有しない方がいい

経験から、Projectはプロジェクト管理者のみ更新してメンバーは参照のみにしておくべきと感じています。

理由は壊れやすいから。

・いつのまにか手動更新になっていたり

・開始/終了日を固定入力されていたり

・リソースを勝手に追加されてタスクの期日が半分になっていたり

・リソース名の表記が違ったり

・リンクが切れている/追加されていたり

など、ちょっとしたことで本来の「プロジェクト計画」ツールとしての機能が損なわれます。

進捗は別の方法で管理して、Projectへの実績入力はProjectを理解している人がやるべきと思います。