Microsoft Projectを上手に使うための心得 その２
本項はMicrosoft Projectを上手に使うための心得の続編です
※Microsoft Project 2016の利用経験を前提に記述していますが、以降のバージョンでもほぼ同様です。
前回は基本的なプロジェクトのタスクを書き、上手にスケジュール化する手順をまとめました。
今回は、進捗をトラッキングしていくための覚書を中心にお届けします。
1．ガントチャートにタスク名と担当者を表示させる
タスクの名称はデフォルトで表示されていますが、担当者は表示されていません。
サマリータスクにも名称が欲しいところです。
ガントチャートを右クリック＞バーのスタイル を表示し、
- 上半分の表より、「タスク」を選択
- 下のパネルから「バーの文字列」を選択
- 「右側」欄に「リソース名」を選択
サマリータスクにもタスク名を表示しましょう
- 上半分の表より、「サマリータスク」を選択
- 下のパネルから「バーの文字列」を選択
- 「左側」欄に「タスク名」を選択
マイルストーンなどにもお好みでどうぞ。
サマリータスクは色々な種類がありますが、上記２つで概ね見やすくなります。
タスク名が表示されない場合
そのタスクが「手動スケジュール」になっているかもしれません。
「タスクモード」列を表示し、「自動スケジュール」に変更してください。
前回の記事にも書いた通り、Projectは自動スケジュールで作成するほうがベターです。
「バーのスタイル」から、手動スケジュールバーの設定もありますので、そちらを設定するのもありです。
2．進捗を入力する
ガントチャートビューで列を挿入します。「達成率」列を追加してください。
他にも類似する項目がありますが、ガントチャートに素直に出てくる項目はこちらです。
達成率を入れた後にスケジュールを変更しない
日程を後にずらす、期間を延ばすなどしたい場合、達成率を0%にしてから変更すると、思い通りになります。
すでに50%の進捗があるタスクを変更した場合、すでに達成させれた進捗が置き去り（スプリット）になります。
スプリットしたタスクは管理が非常に面倒です。
3．イナズマ線を表示する
ガントチャートを右クリック＞イナズマ線＞現在のイナズマ線
表示する、にチェックを入れてください。
- プロジェクトの状況報告日 / 現在の日付
は現在の日付の方が分かりやすいでしょう。
プロジェクトの状況報告日で表示させたい場合、
リボン＞プロジェクト＞プロジェクト情報＞状況報告日 に日付を入れると、その時点でのイナズマ線が表示できます。
4．期間に表示される「XX日？」を取りたい
サマリータスクの期間が、？付で表示されるケースがあります。
サマリータスクに含まれるタスクのうち、一部のタスクで期間が未定義の場合に起こります。
（同様に？表示になっています）
タスクに期間を入力して確定してください。
5．リソース配分状況ビューを活用する
タスクを積み上げ、リソースを入力し、前後関係を組み上げました。
リソースに対し、1日のタスクが2重に割り当てされていないか、未割当のタスクがないかチェックしましょう。
リソース配分ビューを表示します。
まず未割当のタスクが表示されますので、リソースを割り当てます。
次に、各リソース名が赤く表示されていないかチェック。
赤くなっていれば、どこかで1日8時間以上の割り当てがあります。
右側パネルのカレンダーで探して解消してください。
0.5稼働で割り当てたい
出来ますが、MSProjectの管理が難しくなるためお勧めしません。
1タスクは1リソースを100%割り当てる方が無難でした。
1タスクに複数人を割り当てたい
出来ますが、お勧めしません。
1人1人の進捗把握、ひいてはプロジェクト全体の把握がしづらくなりました。
1タスク1リソース割り当てで個別の進捗を管理するのがベターです。
6．プロジェクト全体を1枚のPDFに出力する
- ビュー（ここではガントチャートビュー）を表示し、出力したい列が左側パネルに見えるよう調整します
- ファイル＞印刷＞プリンター「Microsoft Print to PDF」を選択
- ファイル＞印刷＞設定＞「プロジェクト全体を印刷」を選択
- ファイル＞印刷＞ページ設定＞拡大縮小印刷で「横 1＊1」に設定
- 用紙サイズを任意に設定
- 印刷
で1枚のPDFにプロジェクト全体が表示できます。
お好みで、印刷＞設定＞特定の日付を印刷 で出力するのも便利です。