ノーコードで会議議案を自動リスト化！もう「どこいった？」とは言わせません

こんにちは！まっつんです。
前回までは Dify・VBA などを使って効率化に挑戦していましたが、
今回は Power Automate Desktop を使って、身近な業務課題にアプローチしてみました。

「ちりつも」の作業はいたるところに

私の職場では、毎月「経営会議」があります。
会議後には議案資料がフォルダに保存されますが、それを一覧にまとめる作業が大変でした。

これまではアシスタントさんに依頼し、

• PDFファイルの名前を1つずつExcelに入力
• 検索できるように一覧表を作成

という流れ…。
正直、この作業は地味ながら 時間も手間もかかりすぎます。

「この作業、もっと簡単にできないかな？」
と思ったのが今回の挑戦のきっかけです。

今回作ったもの

ゴール

フォルダに保存された会議資料のファイル名を読み取り、
Excelに自動で転記する仕組み を作りました。

イメージはこんな感じです👇

1. 会議資料（PDF）をフォルダに入れる
2. Power Automate Desktopを実行
3. Excelに自動で議案名一覧が完成！

🎥 動作の動画

使用したツール

• Power Automate Desktop（無料）
• ChatGPT
• PDFファイル

なぜこのツールを選んだのか？

• ノーコードで簡単に操作できる
• Excelとの相性が良い
• 社内の同僚にも「見せやすい」

特に 「誰でも試せる」 というのが大きなポイントです。

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作り方の流れ

Power Automate Desktopでは、動作のブロックをドラッグ＆ドロップで並べるだけなので、初心者でも取り組みやすいです。

主なフロー

1. Excelを起動
2. 対象フォルダのPDF一覧を取得
3. ファイル名を抽出
4. Excelに1行ずつ書き込み

Folder.GetFiles Folder: $'''C:\\Users\\201459\\Desktop\\9.8宿題\\実装宿題\\実装試験用_配信データ''' FileFilter: $'''*.pdf''' IncludeSubfolders: False FailOnAccessDenied: True SortBy1: Folder.SortBy.NoSort SortDescending1: False SortBy2: Folder.SortBy.NoSort SortDescending2: False SortBy3: Folder.SortBy.NoSort SortDescending3: False Files=> Files
Excel.LaunchExcel.LaunchUnderExistingProcess Visible: True UseMachineLocale: False Instance=> ExcelInstance
SET NewVar TO 2
Excel.WriteToExcel.WriteCell Instance: ExcelInstance Value: $'''ファイル名''' Column: $'''A''' Row: 1
LOOP FOREACH CurrentItem IN Files
    Excel.WriteToExcel.WriteCell Instance: ExcelInstance Value: CurrentItem.NameWithoutExtension Column: $'''A''' Row: NewVar
    Variables.IncreaseVariable Value: NewVar IncrementValue: 1
END
Excel.SaveExcel.SaveAs Instance: ExcelInstance DocumentFormat: Excel.ExcelFormat.OpenXmlWorkbook DocumentPath: $'''C:\\Users\\201459\\Desktop\\9.8宿題\\実装宿題\\実装試験用_議案一覧\\議案一覧.xlsx'''

✅ 苦労した繰り返しのやり方はこちら（RowCounter変数を使う方法）

①変数を作る
　フローの最初で 「変数の設定」アクション を追加

• 変数名：RowCounter
• 値：2（Excelは1行目をヘッダにするため、2行目から開始）

②書き込み処理を変更
　「Excel ワークシートに書き込む」アクションを以下のように修正します。

• 書き込む値：%CurrentItem.Name%
• 列：A
• 行：%RowCounter%

③カウンターを更新
　ループの最後に 「変数の値を増加」アクション を追加します。

• 変数：RowCounter
• 増加値：1

✨ フローの動き
RowCounter = 2
For Eachでファイル1件目 → A2に書き込み
RowCounter = 3
次のファイル → A3に書き込み
RowCounter = 4 …

👉 これでファイル名が順番に縦に並びます！

✅ 変数の設定を入れる場所

1. フォルダー内のファイルを取得
2. Excelの起動
3. 変数の設定（RowCounter = 2） ←ここに入れる
4. Excelにヘッダを書き込む（A1に「ファイル名」など）
5. ループ内の「Excelに書き込む → 行」に %RowCounter% を入力
6. 「Excelに書き込む」の直後に「変数の値を増加」アクションを追加
   • 変数：RowCounter
   • 増加値：1
7. Excelを保存
8. Excelを閉じる

💡 ポイント：もし「変数の設定」をループの中に入れると、毎回リセットされてA2にしか書き込まれません。なので必ずループの前で一度だけ設定してください。

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実際に使ってもらった！

今回は、職場の 同僚A（若手の優秀な後輩） に試してもらいました。

事前に説明したこと

• フォルダにPDFを入れて、ボタンを押すとExcelにリストが出ますよ
• 今は「議案名（ファイル名）」だけですが、拡張すれば共有フォルダの整理にも使えそうです

フィードバック

💬 同僚A

• フォルダに追加しただけで一覧が作成されるのは便利
• ファイル名が正しくないと結局修正が必要
• 議案PDFから議案名を直接読み取ってくれると一番ラク
• わかりやすいシンプルな議案名ルールを決めたほうが良い
• 支社ごとでも活用できそう

確かに、各部署からの資料は ファイル名の付け方がバラバラ。
そのため「どれが最新？」と混乱することも多く、課題を再認識できました。

学んだこと・感じたこと

• 周囲に試してもらうと、新しいアイデアが必ず出てくる
• 自分の発想では「作業効率化」だけだったが、ルール化や見える化の重要性 に気づけた
• 目の前が忙しくても、少し立ち止まって議論すると課題感が見える
• 世代に関係なくDXには抵抗感があり、根気よく説明が必要

さらに、部署の他の方からは…

• 「PDFファイルから議案名を取り出せるとより便利」
• 「ほかの資料でも活用できそう」

という声もありました。

小さな仕組みでも、周囲を巻き込むことで発展性が広がる と実感しました。

まとめ

• 手作業で行っていた「会議議案のリスト化」をPower Automate Desktopで自動化
• 同僚に試してもらったことで、効率化以外の視点（ルールや運用の徹底）も見えた
• DXは小さな一歩から！パズルのように楽しんで作れる

👉 「プロトタイプを早く作って試してもらう」ことの大切さを学びました。
ぜひ皆さんも Power Automate Desktop を触ってみてください！

あとがき：ChatGPTと進めた試行錯誤の記録

今回のフロー作成は、最初から完成形を描けていたわけではありません。
むしろ「やりたいことはあるけど、どう組み立てればよいかわからない」という状態からのスタートでした。

そこで、課題にぶつかるたびに ChatGPTに相談 → 解決方法を模索 する、という流れを繰り返しました。時には、嘘情報をつかまされて一人でツッコみを入れることも...

このように 「課題 → 相談 → 解決」 を積み重ねることで、少しずつ前進していきました。
完成した仕組みそのものはシンプルですが、試行錯誤を通じて理解が深まったこと が、一番の成果だと感じています。