※この記事は、自分用のメモも兼ねたまとめです。
※情報収集そのものではなく、あくまで 文章まわりのサポート に限定した使い方を書いています。
なぜこの記事を書いたか
エンジニアとして働き始めてから、まず感じたのは、
- 資料を読む
- メモを取る
- 先輩に共有する
- 社内外向けに文章を書く
といった「文章ベースの仕事」が想像以上に多い、ということでした。
その中で、AIツールを使って
- 自分のメモを整理する
- 文章を読みやすく整える
- メールや報告文の表現を確認する
といった場面が増えてきたので、
一度、自分なりのルールをまとめておこうと思い、この記事を書いています。
前提：自分の状況
- 社会人1年目のエンジニア
- 業務では主に
- ドキュメントや資料を読む
- 内容をまとめて共有用の資料にする
- 調べたことや学んだことをメモに残す
- 自分がメモした内容を整理・整えること
- 先輩へのメールや、先方とのやり取りの文章を確認すること
- 先輩や関係者向けの説明文を書く
といったタスクが多い
- 技術的な内容については、学びながら少しずつ理解を深めている段階
この記事は、
「完璧なAI活用術」ではなく「今の自分が実際にやっていること」 の整理です。
ルール1：まずは自分の言葉で「下書き」を書く
AIを使う前に、必ず
- メールの案
- 報告文のたたき台
- 自分のメモ
を 一度は自分の言葉で書く ようにしています。
理由はシンプルで、
- 何を伝えたいのか
- どこまで理解できているのか
を、自分で一度確認したいからです。
自分の流れ
- 先輩へのメール内容を、自分なりの日本語でザーッと書く
- 「長いかな」「言い方きついかな」と感じたタイミングで、そこで初めてAIに相談する
- 「丁寧さ」「長さ」「トーン」などを、少しだけ整えてもらう
いきなり
この内容でメールを書いてください
と丸投げするのではなく、
「自分の下書きありき」で一緒に整えてもらう
というイメージで使うようにしています。
ルール2：メモはそのまま出さず「安全にぼかして」から整えてもらう
会議中や資料を読んでいるときは、
- 箇条書き
- 単語だけ
- 途中で途切れた文章
といった、かなり雑なメモになりがちです。
そのままだと後から読み返したときに
これ、何のことを書いたんだっけ…？
となるので、本当は読みやすく整えたいのですが、
ここで気をつけているのが 情報セキュリティ です。
社内情報や固有名詞はそのまま出さない
自分のメモを外部サービスにそのまま貼ると、
- 社内の事情
- 取引先名
- 実名・具体的な数値
- プロジェクト名や機密っぽいワード
などが含まれてしまうことがあります。
なので、AIに渡すときは必ず、
- 社名・人名・取引先名
→ 「A社」「Bさん」「顧客」 などに置き換える - 詳細な数値
→ 「◯◯程度」「大きい／小さい」などにぼかす - 特定されそうな情報
→ メモから削る / もっと抽象的な表現に変える
といった マスキング・抽象化 をしてから使うようにしています。
実際の頼み方イメージ
以下のようなイメージでお願いすることを想定しています。
以下は、自分用メモを一般化したものです。
内容は変えずに、
- 文章としてつながるようにする
- 箇条書きで整理する
- 必要であれば小見出しを付ける
といった形で、読みやすく整えてもらえると助かります。（ここに「社名・人名・固有名詞をぼかしたメモ」を貼る）
自分の中では、
生のメモ
→（機密情報を抜く・ぼかす）→ 外部サービスに渡す用メモ
というワンクッションを必ず挟む、というルールにしています。
ルール3：メールや説明文は「トーン」と「構成」だけ手伝ってもらう
文章を書いていて不安になるのは、
- 表現がきつくないか
- 回りくどすぎて伝わらないのではないか
- 話の順番がバラバラで読みにくくないか
といった部分でした。
そこで、メールや説明文については、
- 伝えたい内容・事実は自分で整理して書く
- AIには トーン（伝わり方）と構成（流れ）だけ 手伝ってもらう
という使い方にしています。
メールのときのお願い文イメージ
先輩に送るメール文です。
内容自体は変えずに、
- ビジネスメールとして自然かどうか
- 失礼な印象になっていないか
- 冗長なところがあれば、少しだけ簡潔になるように
という観点で、表現と文章の流れを整えてもらえるとありがたいです。
説明文・報告文のときのお願い文イメージ
以下のメモをもとに、社内向けの簡単な説明文を作ろうとしています。
- やったこと
- わかったこと
- 今後の課題
この3つが伝わるように、
- 全体の構成案（見出しレベル）
- 各見出しごとの簡単な説明文（2〜3行）
のたたき台を作ってもらえると助かります。
こうすることで、
- 「何を伝えるか」は自分の頭で考えたまま
- 「どう書けば読みやすいか」だけをサポートしてもらう
というバランスにしています。
ルール4：最終的なアウトプットは必ず自分の目で確認する
当たり前ですが、AIも完璧ではないので、
- 文のニュアンスが少し違う
- 前後の文脈に合っていない
- 自分の意図とはズレた表現になっている
ということもあります。
なので最後は必ず、
- 先輩へのメールなら
→ 「自分が口頭で言うとして違和感がないか」 - 報告文なら
→ 「上司が読んだときに誤解されないか」 - 自分用メモなら
→ 「未来の自分が読み返したときに思い出せそうか」
という観点で 自分の目で読み直す ようにしています。
「AIがこう出してきたからそのまま送る」
というよりは、
「AIの案を参考にしつつ、最後は自分の責任で出す」
という意識を持っておきたいと思っています。
まとめ：AIは「文章づくりの相棒」としてほどよく使う
この記事では、ルールを 4つ に絞ってまとめました。
- 下書きはまず自分の言葉で書く
- メモはそのまま出さず、安全にぼかしてから整えてもらう
- メールや説明文は「トーン」と「構成」だけ手伝ってもらう
- 最後のOKは必ず自分の目で出す
AIを使うことで、
- 文章のたたき台づくり
- メモの整理
- 表現・構成の微調整
がかなり楽になる一方で、
中身と責任は自分が持つ というスタンスだけは忘れずにいたくないな、と思っています。
数ヶ月後・数年後に、
このルールがどう変わっているかはまだわかりませんが、
この記事がそのときの「スタート地点」を残すメモになればうれしいです。
ここまで読んでいただき、ありがとうございました。