私は忘れ物・なくしものが多い人で、ここ数年はスマートタグを愛用しています。私はAndroidですが、iPhoneだとAirTagというやつです。
カバンや鍵につけておいたり、財布に入れておけば、いざという時に音が鳴らせるので、とても見つけやすいです。あれもこれもと、数が増えてくるにつれて、ある「新たな問題」に直面するようになりました。
増えすぎたスマートタグの管理の悩みを、kintoneと「サイボウズ連携コネクタ」を活用して解決できるかもしれない事例を紹介します。
1. スマートタグ、便利だけど管理が大変
スマートタグで困っていること、それは「いつの間にか接続が切れていることがある」という点です。
「電池切れ」の場合は、前もってスマホに通知が来るので気づけるのですが、何が起きているのかいつの間にか接続が切れている場合は通知されません。その結果、本当に探したい「いざという時」に使えないという悲しい事態が発生していました。
この事態がよくあるため、私はたまにふと思い出したタイミングでスマートタグの「点呼（動作確認）」をしていました。だいたいは、何かを探そうとしたときのスマホ画面で、接続切れに気づいたときですね。
2. 記録忘れと原因分析の難しさ
点呼して、不調がわかった個体は、リセットしないと直らないことが多く、それで解決しているような、同じ症状を繰り返しているような…。
ここでもう一つの課題が生まれました。それは「作業をしても、記録を残すのを忘れてしまう」ことです。
記録がないと、以下のような分析ができません。
- 「どれくらいの頻度で電池が切れるのか？」
- 「どれくらいの頻度でリセット作業が必要になるのか？」
- 「特定の機種がエラーを起こしやすいのか、それともこの個体がたまたまハズレなのか？」
記録を残してデータを蓄積できれば、より快適に運用できるかもしれません。
3. kintoneを使った保守履歴の記録
そこで、これらの課題を解決するために、kintoneで記録を残しやすい仕組みを作ることにしました。ざっくりいうと、下記の2つです（実際には、メーカーと何につけているかもマスタ化しています）。
- スマートタグ台帳アプリ
- タグID
- メーカー、製品名
- リセット方法、電池のタイプ
- 使い勝手（あけにくい、ボタンが押しにくい、ストラップが通しにくいなど）
- 保守履歴アプリ
- 日付と内容（電池交換・リセット・利用開始）をメモ
これで、リセットや電池交換の頻度がわかるようになるはずです。個体差なのか、製品別のくせなのかわかれば、次の買い物にも役立ちます。そのうちに。
残る課題は、いつの間にか接続が切れていることを早くに気づきたいという点です。
4.「サイボウズ連携コネクタ」を使った自動化
最近、正式リリースされた「サイボウズ連携コネクタ」。これで、点検と記録を強制する仕組みができそうに思えたのでやってみました。上のアプリに加え、点呼した全員の結果を書き込むための健康チェックアプリを追加しています。
- 健康チェックアプリ
- チェック日、結果
- 最終リマインド日
- ほか、このスマートタグに関する情報をルックアップと関連レコード一覧で表示
【シナリオ1】健康チェックレコードの自動作成（毎月3回）
まず、kintone上に「スマートタグ台帳アプリ」を作成し、タグの情報を登録します。そして、連携コネクタを使って、毎月指定日（1日、11日、21日）に点検用のタスクを自動生成するシナリオをつくりました。以下の3ステップです。
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ステップ1：スケジュール実行
- 毎月、1日、11日、21日の19時に実行するようにします。
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ステップ2：レコードの一覧取得
- 「スマートタグ台帳アプリ」で、ステータスが「利用中」になっているタグを表示する一覧から、データを取得します。
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ステップ3：レコードの一括登録
- ステップ2で取得したデータを元に、「健康チェックアプリ」に点検用の新規レコードを一括で作成します。
【シナリオ2】「入力するまで終わらない」無限追っかけ通知の仕組み
タスクが自動作成されても、入力するのを忘れてしまっては意味がありません。そこで、連携コネクタとkintone標準機能を組み合わせて「入力するまで通知し続ける」仕組みをつくりました。
連携コネクタは4ステップです。
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ステップ1：スケジュール実行
- 毎日21時に実行するようにします。
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ステップ2：レコードの一覧取得
- 「健康チェックアプリ」から、チェック結果が「未入力」になっているレコードを抽出する一覧を使い、リマインドすべき対象を取得します。
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ステップ3：表データの加工
- 取得したデータに「今日の日付」列を追加します。設定方法は後述します。
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ステップ4：レコードの一括更新
- 「健康チェックアプリ」に対し、レコード番号を更新のキーにして、ステップ3で作った「今日の日付」を『最終リマインド日』フィールドに設定して、一括で上書きします。
この自動処理により、未入力のレコードは毎日『最終リマインド日』が本日の日付に更新され続けます。あとは、kintone側の「リマインダーの条件通知」機能で、更新日時から0日0分で通知するようにすれば、結果が入力されるまで毎日通知が届く仕組みの完成です！
kintoneでの通知の設定
kintone側では、「レコードの条件通知」を設定しておきます。
※古いレコードの追っかけを停止する
毎月3回新しい健康チェックレコードが作られるため、通知を無視して、入力しなさすぎると、毎回の通知対象がだんだん増えてきてしまいます。
これを防ぐため、kintone側の「レコードの条件通知」の絞り込み条件を、「チェック結果が未記入」かつ「作成日時から7日以内」と設定しました。
これにより、作成から7日を過ぎたレコードは自動的に通知対象から外れます。以降は無理に追っかけず、次回の新しいチェック日を待つという形にしています。
5. 「サイボウズ連携コネクタ」を使ってみて
スケジュールでバッチ処理として使えるので、kintoneの基本機能では、今まであきらめていたいくつかが解決しそうです。
ただ、簡単に設定できるわりに、できないことがわかりにくいので、難しさを感じます。ここまでサポートに問い合わせながらの設定でした。
この仕組みを導入したことで、まめにスマートタグの健康チェックができるようになったら、不具合の頻度が明らかになって、機種ごと・個体ごとの具体的な比較分析が可能になるはず。
また、定期的な健康チェックにより、いざという時に接続が切れているリスクを最小限に抑えることができるようになるのでは、と期待しています。
6.今回サポートに問い合わせたこと
1 ルックアップフィールドを更新しようとしたときのエラー
これってFAQだろうなと思いましたが、そのときは見つけられませんでした。サポートからの案内通り、ヘルプに書いてありました。
▼ kintone認証コネクタを作成する
https://jp.kintone.help/options/ja/id/060014#step-authentication-10
夜中にXに、連携コネクタでこまったので、サポートに問い合わせたと書いたら、即、導いてくれた神もいました。ありがとうございます！
2. 日付フィールドを本日日付で更新する方法
レコードの一括更新で難航。本日日付での更新で、カスタム入力で値を入れることができるのではと思ったのですが、思っているような動作ではなさそう。サポートからは、別の方法を教えてもらいました。
既存の表データに日付列を追加するのではなく、新しくレコード番号と日付の2列の表ができている状態のようです。
- 表データの加工
- 「3.基本設定」で、ステップ2. で取得した表内容を設定
- 「4.列の加工設定」では、以下の列を設定する。
- 1つ目の列
- 列名 ： レコード番号
- 列の加工の種類 ： 列の指定
- カラム名 ： レコード番号
- データ形式 ： 文字列
- 2つ目の列
- 列名 ： 本日日付
- 列の加工の種類 ： 固定テキスト
- 固定テキスト ： 年の値-月の値-日の値
※ 固定テキスト内の各値は、画面右側の出力データから選択
年の値 :【ステップ1 > year】
月の値 :【ステップ1 > month】
日の値 :【ステップ1 > day】
- 1つ目の列
※レコードの一括更新で難航した理由、これな気がします。というわけで「表データの加工」一択かもしれない。
※更新するフィールドにデータを渡さなくても一括更新されます。更新されないけれども更新されます。何も値をかえる必要がなければ、ステップが一つ節約できます。
7. スマートタグについて
私のスマホはAndroidです。かなり前から、eufyとか、Tileもつかってたけど、Android標準のFind hub（以前の「探す」）対応ものが発売されてからは、買い替え、買い増ししています。カードもあります。最近は、AndroidとiPhoneと両方に対応しているものが多いようです。
これがいちばん最近買ったタグ。
XiaomiのXiaomi tag。Android対応のものは、どれがよいのかわからない中で、これはちょっとおしゃれな感じです。箱は今までで一番上質。使い勝手もよいといいのだけれど。
こちら↓に、買った色々をまとめてみました。