プロジェクトの定例会議で、課題や対応方針について話し合い、決定事項を議事録に残した。関係者にも共有済みで、会議としては問題なく終わったはずだった。
ところが、次の定例会議で確認すると、前回決まったはずの対応が何も進んでいない。
担当者に確認すると、「対応する認識ではありませんでした」「別の作業を優先していました」「誰が対応するか決まっていなかったと思います」といった返答が返ってくる。
このような状況は、プロジェクトの現場で珍しくありません。
議事録に決定事項が残っていることと、その内容が実行されることは別の問題です。
今回は、決定事項が実行されない原因と、会議で決まったことを確実に行動につなげるために、PMOが意識したいポイントを紹介します。
議事録に書いてあるだけでは、仕事は進まない
例えば、あるプロジェクトで、画面の表示速度に関する問題が見つかったとします。
定例会議で話し合った結果、次のような内容が決まりました。
議事録の記載例
- 画面表示速度について改善を検討する
- 必要に応じて開発チームと相談する
- 次回定例会議で状況を確認する
一見すると、決定事項として記録されているように見えます。しかし、この記載だけでは実際に作業を始めるための情報が不足しています。
誰が改善を検討するのか、いつまでに何を確認するのか、どのような状態になれば完了なのかが明確ではありません。
そのため、議事録を読んだ関係者によって解釈が変わってしまいます。
ある人は開発チームが対応すると思い、別の人は次回会議までに方針を決めるだけだと認識しているかもしれません。
つまり、問題は議事録に決定事項が書かれていないことではなく、決定事項が具体的な行動に落とし込まれていないことにあります。
決定事項が実行されない3つの理由
1. 誰が対応するのか決まっていない
最もよくあるのが、対応すること自体は決まっているものの、担当者が明確になっていないケースです。
会議中に「この件は開発チームで確認しましょう」と合意したとしても、チーム内の誰が確認するのかまでは決まっていないことがあります。
その結果、全員が誰かが対応すると思っているのに、実際には誰も着手していないという状態が発生します。
特に、複数のチームや部署が関係する課題では、責任範囲が曖昧になりやすいため注意が必要です。
決定事項を記録するときは、チーム名だけでなく、可能な範囲で具体的な担当者や責任者まで明確にしておくことが重要です。
2. いつまでに対応するのか決まっていない
担当者が決まっていても、期限が明確でなければ対応が後回しになることがあります。
例えば、通常業務や別のプロジェクトタスクを抱えている担当者にとって、期限が設定されていない作業は優先順位を判断しにくいものです。
「なるべく早く対応する」「次回までに確認する」といった表現も、具体的な日付や完了条件がなければ認識のズレにつながります。
もちろん、すべての作業に厳密な期限を設定する必要はありません。ただし、他の作業との優先順位を判断できるように、いつまでに何をするのかは明確にしておきたいところです。
3. 何をもって完了とするのか決まっていない
担当者と期限が決まっていても、完了条件が曖昧だと、対応したつもりでも期待した成果が得られないことがあります。
例えば、「仕様を確認する」というタスクがあったとします。
担当者は仕様書を読んで内容を把握すれば完了だと考えている一方、依頼した側は不明点を整理して関係者の合意を得るところまで期待しているかもしれません。
このような認識の違いは、対応後の手戻りや確認作業につながります。
決定事項をタスクにする際は、単に作業内容を書くのではなく、どのような成果物や状態になれば完了なのかも確認しておく必要があります。
決定事項を実行につなげるための3つの工夫
では、会議で決まったことを確実に実行につなげるには、どうすればよいのでしょうか。
PMOが意識したいポイントを3つ紹介します。
1. 決定事項を「誰が・いつまでに・何をするか」に整理する
まずは、会議で決まった内容を具体的なアクションに変換します。
先ほどの画面表示速度の例であれば、次のように整理できます。
改善前
- 画面表示速度について改善を検討する
- 必要に応じて開発チームと相談する
改善後
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 対応内容 | 対象画面の表示速度を計測し、改善案を整理する |
| 担当者 | 開発チームのAさん |
| 期限 | 11月13日 |
| 完了条件 | 計測結果と改善案をまとめ、開発チーム内で共有する |
このように整理すると、担当者が何をすればよいのかが明確になります。
ただし、会議中にすべての詳細を決められるとは限りません。その場合は、未決定事項として残し、誰がいつまでに決めるのかを別途設定しておくことが重要です。
2. 会議の最後に、担当者と認識を確認する
議事録を作成して共有するだけでは、参加者全員が同じ認識を持っているとは限りません。
そのため、会議の最後に決定事項を読み上げ、担当者や期限、対応内容について認識を確認することが効果的です。
例えば、次のように確認します。
「この件はAさんが11月13日までに計測結果と改善案を整理する、という認識で合っていますか？」
この一言があるだけでも、担当者の認識違いや、対応を引き受けたつもりがないといった問題を減らせます。
特に、複数のチームが関係する課題や、重要度の高い決定事項については、会議中に確認しておくことをおすすめします。
なお、担当者の合意が得られない場合は、無理に決定事項として扱わず、担当や期限を調整する必要があります。
3. 次回会議では、決定事項の実行状況を確認する
決定事項を管理するうえで、もう一つ重要なのが、会議後のフォローです。
議事録に記録して終わりにするのではなく、次回会議や定期的な進捗確認の場で、実際に対応が進んでいるかを確認します。
例えば、次のような観点です。
- 対応に着手できているか
- 予定どおり進んでいるか
- 新たな課題や懸念事項が発生していないか
- 期限や対応方針の見直しが必要ではないか
もし対応が進んでいない場合は、単に「まだですか？」と催促するのではなく、何が原因で止まっているのかを確認します。
仕様の確認待ちなのか、他の作業との優先順位の問題なのか、そもそも担当者の認識が違っていたのかによって、必要な対応は変わります。
また、決定事項が増えてきた場合は、議事録とは別にアクションアイテムの一覧を作成し、担当者・期限・ステータスを管理する方法も有効です。
ただし、管理表を増やすこと自体が目的にならないよう、既存のタスク管理ツールや課題管理表と役割が重複しないように整理しましょう。
PMOに求められるのは、記録することより実行につなげること
議事録は、会議で何が話し合われ、何が決まったのかを関係者に共有するための重要な記録です。
しかし、どれだけ丁寧に議事録を作成しても、そこに書かれた内容が実行されなければ、プロジェクトは前に進みません。
PMOに求められるのは、会議の内容を正確に記録することだけではありません。決定事項が具体的なアクションになっているか、担当者や期限が明確になっているか、実行を妨げる問題が発生していないかを確認することも重要な役割です。
もちろん、PMOがすべての決定事項の実行責任を負うわけではありません。実際の対応責任は担当者や各チームにあり、優先順位や方針の判断はPMや責任者が担う場合もあります。PMOは、それぞれの役割を踏まえて、決定事項が実行されるための状況を整えていくことが大切です。
「議事録に書いたから終わり」ではなく、「実行されて初めて前に進む」。
会議で決まったことを行動につなげる視点を持つことで、PMOの会議運営や進捗管理は、より実効性のあるものになっていきます。
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