プロジェクトの進捗管理で、PMOが担当者に何度も状況を確認している。期限が近づけばリマインドし、回答がなければ再度連絡する。遅れているタスクがあれば、いつ終わるのかを確認する。
こうした対応は、PMOにとって重要な業務の一つです。
しかし、気がつけば毎日の仕事が進捗確認と催促ばかりになっている。担当者に連絡しても「対応中です」「確認します」という返答が続き、プロジェクトの状況はなかなか変わらない。
このような状態になっている場合、単に担当者の意識や行動に問題があるとは限りません。
今回は、PMOが「催促係」になってしまうプロジェクトで何が起きているのか、そして状況を改善するために何ができるのかを考えます。
なぜPMOは催促ばかりするようになるのか
PMOが催促係になってしまう背景には、いくつかの共通した問題があります。
1. タスクの状況が見えるようで見えていない
WBSやタスク管理表には、担当者・期限・ステータスが記載されている。見た目上は、進捗を管理できているように見えます。
しかし、実際に確認してみると、ステータスが「対応中」のまま何日も更新されていないことがあります。
例えば、次のような状態です。
- 担当者は決まっているが、具体的な作業内容がわからない
- 作業は進んでいるが、完了までに何が残っているのか不明
- 他の担当者からの回答待ちで、作業が止まっている
- 課題が発生しているが、管理表には反映されていない
このような状態では、PMOはタスクの実態を把握できません。
その結果、「進んでいますか？」「いつ終わりますか？」と繰り返し確認することになります。
本来、進捗管理で把握したいのは、単なるステータスではありません。何が終わっていて、何が残っていて、完了を妨げているものは何かという情報です。
2. 担当者が問題を抱え込んでいる
タスクが遅れているにもかかわらず、担当者から自発的に報告がないケースもあります。
その理由は、必ずしも本人の責任感が不足しているからとは限りません。
- どの段階で相談すればよいかわからない
- 問題を報告すると、自分の評価が下がると感じている
- 誰に相談すれば解決できるのかわからない
- 自分で解決しようとしているうちに時間が経過している
こうした状況では、PMOが確認するまで問題が表面化しません。
そして、PMOが催促して初めて「実は困っています」という話が出てきます。
問題が発生したこと自体よりも、問題が共有されずに時間が経過していることが、プロジェクトにとって大きなリスクになります。
3. PMOに調整する権限や役割が与えられていない
PMOが状況を把握していても、自分だけでは解決できない問題があります。
例えば、他チームからの回答が必要な場合や、担当者の作業負荷が高くなっている場合です。
PMOができることが「担当者に確認する」「期限をリマインドする」だけになっていると、問題の原因を解消できません。
本来であれば、関係者への調整や優先順位の見直し、上位者へのエスカレーションなどが必要になることもあります。
ただし、PMOの権限や役割はプロジェクトによって異なります。PMO自身がすべてを判断する必要はありません。
重要なのは、自分で解決できる問題と、意思決定者や責任者に判断を求めるべき問題を切り分けることです。
催促を減らすためにPMOができる3つのこと
では、催促ばかりになっている状況を改善するには、どうすればよいのでしょうか。
単純に連絡の回数を減らすのではなく、確認の仕方と、その後の対応を変えることが重要です。
1. 「進捗はどうですか？」ではなく、具体的な状況を確認する
進捗確認の際に、漠然と「進捗はどうですか？」と聞いても、具体的な情報は得られないことがあります。
例えば、次のように質問を変えてみます。
改善前
「このタスク、進捗はどうですか？」
改善後
「現在完了している作業と、残っている作業を教えてください。完了予定日に影響しそうな問題はありますか？」
質問を具体化することで、担当者も状況を整理して回答しやすくなります。
さらに、遅延の可能性や、他の担当者への依存関係なども把握しやすくなります。
毎回すべてを細かく確認する必要はありません。遅延リスクが高いタスクや、他の工程への影響が大きいタスクを中心に、確認の深さを変えることが現実的です。
2. 催促する前に、タスクが止まっている原因を確認する
期限を過ぎたタスクに対して、すぐに「いつ終わりますか？」と聞きたくなることがあります。
しかし、タスクが止まっている原因によって、必要な対応は異なります。
例えば、次のようなケースです。
| 停滞している原因 | PMOが検討できる対応 |
|---|---|
| 仕様が決まっていない | 決定者や確認先を明確にする |
| 他チームの回答待ち | 関係者に状況を確認し、回答期限を調整する |
| 担当者の作業負荷が高い | 優先順位や担当の見直しを相談する |
| 技術的な問題が発生している | 技術責任者や有識者への相談を調整する |
| 完了条件が曖昧 | 成果物や完了基準を関係者間で確認する |
同じ「遅延」という結果でも、原因が違えば対策も違います。
PMOが原因を整理し、必要な関係者につなぐことで、単なる催促ではなく、問題解決に向けた支援ができるようになります。
3. 問題が大きくなる前に共有できる仕組みをつくる
PMOが催促しなければ状況がわからないのであれば、担当者から情報が上がってくる仕組みを見直す必要があります。
例えば、進捗報告のルールとして、次のような項目を設ける方法があります。
- 完了した作業
- 残っている作業
- 完了予定日への影響
- 発生している課題や懸念事項
- 他の担当者やチームへの依頼事項
特に重要なのは、遅延が確定してから報告するのではなく、遅延の可能性が出た段階で共有してもらうことです。
ただし、報告項目を増やしすぎると、担当者の負担が大きくなります。プロジェクトの規模や作業内容に合わせて、必要な情報に絞ることが大切です。
また、報告を受けたPMOやPMが、その情報をもとに調整や判断につなげることも欠かせません。
問題を早く報告しても何も変わらないのであれば、担当者が報告する意味を感じられなくなってしまいます。
PMOの仕事は、催促することではなくプロジェクトを前に進めること
進捗確認や期限のリマインドは、PMOにとって必要な業務です。
期限を守るために、担当者へ確認や催促を行うこと自体が悪いわけではありません。
問題なのは、催促を繰り返しているにもかかわらず、タスクが止まっている原因や、解決に必要な対応が見えていない状態です。
PMOは、必ずしもすべての問題を自分で解決する必要はありません。しかし、状況を整理し、必要な関係者に共有し、判断や調整につなげる役割を担うことはできます。
例えば、進捗確認の結果、仕様の決定待ちが原因だとわかったのであれば、担当者に何度も催促するよりも、決定者を明確にして回答を得られるよう調整する方が効果的です。
また、担当者の作業負荷が原因であれば、期限の確認だけでなく、優先順位や支援体制の見直しをPMに相談する必要があるかもしれません。
もちろん、こうした対応にはPMOの役割や権限、プロジェクト内の合意が前提になります。権限がない場合は、PMや責任者に判断を求めることも重要です。
「いつ終わりますか？」と聞くことから、「何が終わるのを妨げていますか？」と考えることへ。
PMOが催促係から一歩進み、プロジェクトを前に進めるための支援役になるには、こうした視点の切り替えが大切です。
所属会社（エンジニア積極採用中）
ITエンジニアに、IT業界に貢献する企業
株式会社ONE WEDGE
株式会社ONE WEDGEは、Webシステム開発・SES・AI/DX支援を行うIT企業です。生成AIを活用した業務効率化や次世代システム開発にも注力しており、企業の課題解決だけでなく、エンジニア一人ひとりの成長にも本気で向き合っています。また、技術は「一人で学ぶもの」ではなく「仲間と成長するもの」と考え、社内外でのコミュニティづくりにも力を入れています。