この記事は、クラウドワークス Advent Calendar 2023 シリーズ1の12日目の記事です。
はじめに
クラウドワークスの@karukan029です。ハイクラス副業マッチングプラットフォームCrowdLinksの開発チームでエンジニアをしています。今回は前回のアドベントカレンダーで紹介したバーチャルオフィスサービス「Gather」を導入して1年経ち、過疎化してしまったことについてお話しします。これからバーチャルオフィスの導入を検討している方の参考にしていただけると幸いです。
Gatherとは？
Gatherはバーチャルオフィスサービスです。リモートワークやオンラインでのイベントにおいて、物理的なオフィスや会場の体験をデジタル空間で再現することを目的としています。ユーザーはアバターを通じてバーチャルスペース内を自由に移動できます。Webミーティング機能も備えており、バーチャルスペース内の移動によってWebミーティングを開始できるため、より物理的なオフィスのような形で会話を始められます。
過疎化してしまった原因
Gatherが過疎化してしまった原因は、2つあります。
運用ルールが設定されていなかった
導入当初は、ちょっとした会話や相談で活用していたSlackのハドルミーティングの代わりに利用しており、ミーティングに対する心理的障壁が軽減できていました。この形式での運用がうまくいっていたため、運用ルールを特に設定することなく今まで運用し続けてきました。
結果、SlackのハドルミーティングやGoogleのMeetなど、メンバーごとにちょっとした会話や相談レベルのMTGで用いるサービスがバラバラになり、GatherでMTGを実施する機会は導入当初と比べ減少しました。
チーム状況の変化
導入当初、チームメンバーは7人いました。メンバーが増加していたタイミングであり、情報共有やコミュニケーションについて課題を感じていました。そこで、チームのtimesチャンネル作成に加えてコミュニケーション活性化のひとつとしてGatherを導入しました。主にチームメンバーのフォローやペアプロ・モブプロで活用されていました。(timesチャンネルの活用については、前回のアドベントカレンダーをご覧ください)
現在はチームメンバーが5人となり、導入当初よりチームメンバーが減少しました。メンバーが減少したことで、チームメンバーのフォローで活用する機会が減少し、Gather内でのMTGの実施回数も次第に減少していきました。同じタイミングで運用を開始したチームのtimesチャンネルが活発に活用されており、テキストベースでのコミュニケーションと定期MTGだけでもコミュニケーションが一定成立するようになりました。また、担当タスクが分かれていることが多く、ペアプロ・モブプロも実施することが無くなったため、必要に応じて相談するくらいの頻度で情報共有できれば十分になったことも過疎化した原因の1つです。
なぜ運用を続けているのか
過疎化してしまったGatherですが、それでも運用を続けています。なぜかというと、一定の効果はまだあるためです。チャットでやりとりするの面倒だけど相談したいなくらいのコミュニケーションをとりやすくする効果は過疎化した今でもあります。ビジネスサイドの一部メンバーにも活用してもらっており、Gatherを利用してMTGをすることもあります。コミュニケーションのしやすさに一役買っているなら利用を継続してもいいかなと思っています。
また、新たなメンバーがジョインしてくることを考えるとあったほうがいいです。新たなメンバーがジョインするタイミングは特にコミュニケーションをとりやすくなる工夫が必要になります。チームメンバーのほとんどがリモートなので、チームに慣れるまではコミュニケーションコストは高くなりそうです。そのため、オフィスの相談しやすさに近づける工夫はできる限りあった方がよいと思っています。
過疎化は悪なのか？
利用しているサービスが過疎化した場合、その継続について検討することは重要です。もし利用にストレスを感じていたり、運用コストに見合わない場合は、使用をやめるべきでしょう。
そのようなネガティブな要因がなければ、継続することも選択肢となります。全部のMTGをGatherでやる、勤務中はGatherにいることをルール化すれば過疎化自体は解消できます。しかし、強制によるストレスや他チームとのMTGをGatherでやるか他のサービスを利用するかを判断が必要になるなどデメリットの方が大きいように思えます。無理に活用するよりは、ゆるく続けることが望ましいそうです。
最後に
いかがだったでしょうか？
Gatherの運用は今後も継続していき、より良い形で運用していけるよう改善を続けていきます。
導入したサービスの運用を続けるべきか、やめるべきか、無理にでも運用してもらえるようにルール化するべきか。0か100かで判断することも必要ですが運用自体が負担になっているわけではなければ、判断を先送りにするのも選択肢になりそうです。