CTO，VPoE、エンジニアマネジメント職の人々にとって人を動かすためのファシリテーテーション力は重要なスキルです。その割に、あまりファシリテーション力向上について意識をもってる方が少なく思います。
ファシリテーション力とは
ミーティングを円滑に進めるための司会の役割です。参加メンバーの意識を高めて、発言の量を増やしながら、発散しない様にまとめていき、最後は、全員で合意できる結果までもっていく事が必要となります。
この役割の人をファシリテーターと呼びます。ある程度の企業になると経営会議に外部のファシリテーターを参加させる企業もありますが、エンジニアの部分は、分かりにくい部分が大きいのでエンジニアマネジメント職が適切なファシリテーターになれる必要があります。
最初は、目的の共有
ミーティングの目的を参加者全員で共有する事から始めます。ここが揃ってないと議論が発散しますし、目的を共有しても発散する事が多々あります。最初に全員でしっかりと目的を共有しましょう。
例えば、会議の名前が「開発効率化ミーティング」だった時に、
- ある人は、開発においてのリソースの効率化だと思っている
- ある人は、開発のコストの効率化だと思っている
- ある人は、プログラミングの効率化だと思っている
どの部分についての効率化について話合うのが目的なのかをしっかりとファシリテーターから伝えます。全部の話をしたい時は、それを明確するのも必要です。
ある会議のやり方で、最初に全員でミーティングが終わった時に自分を発表させる手法もあります。これも良いですが、個人的には宗教っぽくて嫌いです。
時間割を明確にする
目的と同じで時間割も重要です。気がついたら終了時間になってしまうという経験は良くあると思いますが、最悪です。最後でドタバタして何も決まらないミーティングもあります。議論するのが目的であれば、それも良いのですが、基本的には時間割を明確にしてファシリテーターから伝えましょう。これは段取りを理解してもらうのと時間までに結論を出さねばならないと認識してもらうためです。
更にファシリテーターは、場の状況をみながら、時間割も動的に変更させます。ここはもう少し深堀りが必要そうだと思えば、後工程を調整します。ここの深堀り必要具合のジャッジが必要なため、エンジニアマネジメント職がファシリテーション出来るのが良いです。
発言しやすい雰囲気を作る
ファシリテーターから質問をしたり、あえて難題とか、反対意見とかをふって、それに対して答えてもらいます。あえて議論を発散させる事で発言しやすい雰囲気を作る事が出来ます。絶対に無理でしょ、みたいな話をふると反対意見から発言がしやすくなる訳です。
僕は、あえて会議室を歩き回ります、ファシリテーターが前に座って皆を見てると、話しにくい雰囲気も出ます。歩き回って、上長がいないフラットなメンバーのみの雰囲気を出せます。
議論をまとめる
目的の案に絞る
発言が活発になってくると議論が目的とずれたりします。目的とずれた案は捨てるのではなく、棚上げして、後日検討項目とします。
時間軸をあわせる
目的に沿っていても、時間軸に合わない案も出来てきます。半年間の事を決めたいのに２年くらい掛かりそうな案が出た場合は、こちらも棚上げして、後日検討項目とします。
可能性揃える
発言しやすい雰囲気になると、突飛なアイデアも出てくる事があります。実現可能があまりにも低そうな案については、一旦、棚上げして、後日検討項目とします。但し、時間が立ったり、会社のステージによっても可能性が変わり突飛なアイデアでも無くなったりしますし、可能性が低いとジャッジした事が間違いの可能性もあります。ここは慎重にジャッジしましょう。
終わりは、実行段階まで持っていく
最後は必ず実行段階まで持っていきましょう。
- 役割を決める
- スケジュール
- ゴール
これらが決まったらミーティングは成功です。但し、役割の担当者の腹落ちにも注意が必要です。流れで担当者になってしまったり、ゴールを理解していない場合もあります。最後に担当者の腹落ち状況をチェックしましょう
最後に
ファシリテーションのポイントいかがでしょうか？ 多分、僕はファシリテーションは下手ではないと思ってます。このファシリテーションスキルですが、海外でもある程度通用すると思います。前職でモンゴルエンジニアでも同様にやりましたが、使えました。
エンジニアマネジメント職の方は、適切なファシリテーションで最大のアウトプットを目指してください