紙資料大好き
こんにちは。DXという言葉をよく聞くようになりましたが、いまだに紙資料が大好きなOLです。
私は、書類内容のチェックなど、いまだにPC画面上で見るより紙面で見る方が好きでつい印刷してしまいます。ですが、紙の無駄＆紙資料だからこそのめんどくさい作業もあったりしますよね。
困りごと
私は商業施設の運営管理の仕事を行っており、来店頂くお客さまの安全安心を守ることがとても大切な業務の一つです。
閉店時、各ショップさまが店内の施錠・消灯したか、電気や火を使う製品の電源をきちんと消しているいるか等、ショップスタッフさま自身でしっかり確認してもらい、事故が発生しないように指導したりもしています。
閉店時に施錠・消灯など漏れがないかショップスタッフさまに確認してもらうためにチェックリストを配布しており、毎日各ショップの閉店業務を担当するスタッフさまにリストを実際に見ながら施錠・消灯等してもらい、チェックリストに記入、最後に提出をして頂いています。そして、警備がそのリストに漏れがないか確認して翌朝私達運営スタッフがショップへ返却するという流れです。
事故を未然に防ぐためこのチェックリストを運用しているのですが、ショップさまのポストへ投函返却するため、時間がかかってしまいます。この返却作業の時間を短縮したら別の業務に時間をさくことや業務のクオリティを上げることができるかもしれない。
じゃあデジタル化しちゃおうかな
紙ではなくWEB上でチェックリストを提出してもらえば返却作業が不要になって手間が省けるのでは！ということで作ってみたいと思います。
使用ツール
- Google Sheets(スプレッドシート)
- Glide
作成方法
①スプレッドシートに項目とチェック欄を作成
②GlideでNew projectを選択
③タイトルを入力し、Mobileを選択
④スプレッドシートを選択し、連動させるシートを選択
⑤Glideと連携されたらSTYLEでChecklistを選択
⑥ITEMS DATEの設定
Title：チェック項目が表示されるよう選択
Description：ショップさまでチェックをしたらスプレッドシートに☑が入るようにしたいので「ショップ確認」という欄を設けて設定
実際にアプリを動かしてみた様子
スタッフに実際に使ってみてもらった
直属の上司に試してもらいました。
意見として頂いたのは
- メリット
①作業時間短縮(効率化)の観点からこういった発想は大切
②事務所スタッフ内、ショップ内全員で共有できる、どこでもいつでも見れるのは良い
③紙資源削減 - デメリット
①いつでも、どこでも見れる便利さもあるが、セキュリティは問題ないのか
②一定期間保存が必要だが、1つのシートで全ショップ、日付ごとに保存できないのは不便
③誰がチェックリストを提出したのか分からないのは不便
反省
結論、導入できる出来栄えじゃない！ 約100ショップの退館時のチェックリストを日別で１つのエクセルで管理し、一定期間保存が必要であることを考えるとGlideではないツールの使用が望ましいと感じました。ただ、紙のチェックリストでの運用となると印刷や日々の返却の手間が発生しており、ショップさまが使用しているスマホで提出してもらうという発想はよかったと思います。
何も考えず「今までこのやり方でやっていたから」という理由で新しい方法やツールの導入を避けてしまうでのはなく、今までない観点から業務効率化をしていきたい！そういう意味では今回Glideを使用してチェックリストを作ってみてよかった！
これからもいろいろとチャレンジしていくぞ～！