Google Calendarの機能を使ってスケジュールを共有しよう
私が働いているリブセンスでは、オフィスもありますが、ほぼ全員がリモートワークです。
そのため基本的には非同期的に働いているのですが、そんな中でも時にミーティングやその他諸々のイベントなど、同期的に働くことがあります。
また、出社していた際は「オフィスにいない」≒「休み」でしたが、リモートワークだとそれも判りづらくなっています。
スケジュール管理で気を付けていること
表示を「週」ではなく、カスタムビューの「7日」にする
今日を先頭に7日間を表示させると、金曜日でも次の週の予定が見えるので、週明けの予定もチェックしやすいです。終わったことは忘れて、未来を見ましょう。
これは、設定の画面の「カスタムビューの設定」から設定できます。
参加の「はい」「いいえ」「未定」は早めに入れる
始業の際には今日の予定をざっと確認し、少なくとも「はい」か「いいえ」にしています。
また、ちょっと先の予定まで、「はい」「いいえ」「未定」は入れています。
これは、他の人に自分の予定を伝えるためです。早めに入れておくことで、調整も楽になります。
更に、イベントの主催者などは出席人数を知りたいことが多いので、自分の予定が決まり次第カレンダーに反映するようにしています。
定期的な予定の場合
定期的な予定では、以下のようなダイアログがでて、一括で参加の情報を入力できますが、基本的に「この予定」しか選びません。
なんだかんだで予定が変わり、出られなかったり出られるようになったりすることが多いからです。
未定の状態であれば、そのことを明示しておくことで、他の人との予定を調整しやすくなります。もちろん、優先度の高い予定であれば、先行して「すべての予定」を「参加（はい）」にしておくことは良いことだとは思います。
予定にはアジェンダや資料などのリンクを載せる
ミーティングではアジェンダや議事録があったり、事前に準備された資料などがあると思いますが、その予定で使うそれらのURLを載せておくと、いざ始まったときにどこにいったっけ？と探さずに済みます。
後から振り返る際にも、「あの時の会議の資料ってどこだったっけ？」をカレンダーから調べられるので、調査時間も短くなります。
便利なGoogle Calendarの機能
共有したい予定のカレンダーを作る
Google Calendarには「マイカレンダー」という、自分でオリジナルの予定を載せたカレンダーを作れる機能があります。
有休などの予定や社外向けのイベントの予定を共有するために、この機能を活用しています。
一緒に働く人や他のカレンダーを読み込む
この画面から他のカレンダーを追加することで、他の人の予定や、公開されているカレンダーの情報をチェックしやすくなります。いちいち検索して表示する手もありますが、チームの人を入れておくと便利です。
Slackと連携して「不在」が他の人にわかるようにする
Google Calendar と Slack は連携できます。
これでGoogle Calendarで「不在」の予定を作ると……
その予定の間はSlackのアイコンに停止マークが出て、不在であることが可視化されます。
これで、いちいちSlackのプロフィールの部分に「X月X日休み」など書かなくて済みます。
事前に休みを伝えたいなどの効果はあるかもしれませんが、Google Calendarに一元化したほうが良いかと思います。プロフィールを直し忘れて、いつまでも過去の休みをアピールし続けることもなくなります。
「予定」単位での共有が難しいときは拡張機能を使う
私がGoogle Calendarの大きな問題点と考えていることですが、予定単位でのURLがブラウザ上からは取得できません。
ですが、以下の拡張機能で、個別の予定へのリンクを作れます。
予定の名前や時間を含めたリンクもコピーできるので、コンフルやSlackなどに貼り付けられます。
ちょっと見た目がアレですが便利だと思って使っています。
まとめ
昨今は生成AIが世間を席巻していますが、なんだかんだで他の人とコミュニケーションする必要は残ると思われます。
むしろ、ITエンジニアがコーディングをする必要が減り、コミュニケーションの量のほうが増大する可能性すらあります。
そういったときに、スケジュールをしっかり管理して、実のある仕事をできるようにしたいものです。もちろん、無駄な会議は減らしていきたいですが。
もしかしたらこの記事に書いたように、スケジュールを一元管理することでAIにとっても読みやすくなり、スケジュール管理までAIに任せやすくなるかもしれませんね。