作業者の保守工数管理案

概要

作業者から管理者へ作業者からの早めのエスカレーションを基本として、
毎週の自動アラートで漏れを防ぐ二重の仕組みにする。

作業者のルール

• 工数不足の兆候がある時点で、管理者にエスカレーションする
• 期限：毎週月曜 9:00 のアラートより前（目安は前週金曜まで）
• 「足りない気がする」段階で連絡してOK。迷ったら連絡する。

週次アラート（漏れ防止）

• 毎週月曜 9:00 に、予定ペースを下回っていれば管理者と作業者へメール通知（CC：上位マネジメント）
• 作業者からのエスカレーションの有無に関係なく、必ず判定する

管理者の対応

事前エスカレーションで工数不足を認識した場合

• 作業の調整や上位への報告を判断する
• 月曜のアラートは確認済として対応なし

週次アラートで工数不足を認識した場合

1. 当日中に作業者へヒアリングし、今後の見込みを確認する
2. 状況に応じて、上位へエスカレーションするか判断する
3. アラートメールに全員返信し、ヒアリング結果と対応（上位へのエスカレーション有無）をメモとして残す

週次アラート設計（Power Automate → メール）

毎週月曜 9:00 に、当月の実績ファイルから合計実績工数を読み取り、予定ペースを下回っていれば メールで通知する。

項目	設定
月間予定工数	xxx h
実行タイミング	毎週月曜 9:00
実績の取得元	OneDrive の当月ファイルの合計実績セル（ファイルは月ごとに別）
通知先	メール（宛先：管理者、作業者CC：上位マネジメント）
アラート条件	進捗率が 100% 未満

計算方法

• 期待消化工数 = xxx h × 前週末までの経過平日数 ÷ 当月の平日数
• 進捗率 = 実績合計 ÷ 期待消化工数
• 進捗率が 100% 未満 → Teams にアラート（実績・期待値・不足時間を記載）

フローの構成

1. トリガー：繰り返し（毎週月曜 9:00）
2. 当月のフォルダ（「10月」「11月」のような月名フォルダ）を実行日の月から特定し、フォルダ内の全員分のファイルから、ファイル名に対象作業者の名前を含むものだけを絞り込んで取得（フィルター条件：ファイル名に作業者名を含む）
3. Excel Online（Business）でファイルを開き、合計実績セルを取得（セル位置は毎月同じ。客先提出ファイルを編集せずに読むため、Office スクリプトで固定セルの値を返し、フローの「スクリプトの実行」で呼び出す）
4. 当月の平日数と経過平日数を計算（祝日は別リストで除外）
5. 条件分岐：進捗率 < 100% なら Teams にメッセージ投稿

週次アラート詳細設計

1. Office スクリプトを作る

実績ファイルを1つ開き、「自動化」タブ →「新しいスクリプト」で以下を貼り付け、「GetActual」という名前で保存する。

function main(workbook: ExcelScript.Workbook): number {
  // 合計実績セル（仮で A1。実際の番地に差し替える）
  const sheet = workbook.getActiveWorksheet();
  const value = sheet.getRange("A1").getValue();
  return Number(value);
}

シートが複数ある場合は、getActiveWorksheet() を getWorksheet("シート名") に変える。

2. フローを作る（Power Automate）

1. 「スケジュール済みクラウドフロー」を新規作成。毎週・月曜・9:00、タイムゾーンは東京。
2. 変数を作成：月間予定工数 = xxx、作業者名 = 対象者の名前。
3. 「作成」アクションで当月フォルダ名を作る：式 concat(int(formatDateTime(convertFromUtc(utcNow(),'Tokyo Standard Time'),'MM')),'月') →「10月」など。
4. OneDrive for Business「フォルダー内のファイルの一覧」で、親フォルダ/当月フォルダ を指定。
5. 「アレイのフィルター処理」で、名前に作業者名を含むファイルだけ残す。
6. Excel Online (Business)「スクリプトの実行」で、5 の先頭ファイルに GetActual を実行 → 実績合計を取得。
7. 平日数を計算：当月の平日数と、前週末（日曜）までの経過平日数を求める。最初は「Do until」で1日ずつ数える方法が簡単。日本の祝日はすべて休みとして除外する（その年の祝日一覧を配列変数に入れておく）。
8. 期待消化工数 = xxx × 経過平日数 ÷ 当月平日数、進捗率 = 実績合計 ÷ 期待消化工数。
9. 「条件」：進捗率 < 1 なら Office 365 Outlook「メールの送信 (V2)」でアラート送信（宛先：管理者・作業者、CC：上位マネジメント）。

補足：平日数の計算（日本の祝日を除外）

1. 「作成」アクション（名前：祝日リスト）に、その年の祝日を配列で入れる。例：["2026-11-03","2026-11-23","2027-01-01"]。祝日は内閣府の「国民の祝日」一覧から写す。
2. 変数を用意：日付カウンタ = 当月1日、当月平日数 = 0、経過平日数 = 0。前週日曜 = formatDateTime(addDays(convertFromUtc(utcNow(),'Tokyo Standard Time'),-1),'yyyy-MM-dd')（月曜実行のため前日が日曜）。
3. 「Do until」で日付カウンタが翌月1日になるまで繰り返す。
4. ループ内の「条件」：dayOfWeek(日付カウンタ) が 0（日）でも 6（土）でもなく、かつ contains(outputs('祝日リスト'), 日付カウンタ) が false なら平日。
5. 平日なら 当月平日数 を +1。さらに日付カウンタ ≤ 前週日曜 なら 経過平日数 も +1。
6. 日付カウンタを formatDateTime(addDays(日付カウンタ,1),'yyyy-MM-dd') で翌日に進める。

運用：作成時は 2026 年と 2027 年の祝日をまとめて入れておく（年をまたいでも止まらない）。以降は年末に翌年分を追加する。祝日を返す外部 API を使えば自動化できるが、HTTP コネクタは有料プランが必要なことが多い。

3. メール通知の文面例

件名：【工数アラート】{作業者名} さん {月} 実績 {実績合計} h ／ 期待値 {期待消化工数} h（進捗率 {進捗率}%） 不足 {期待消化工数 − 実績合計} h。状況確認をお願いします。

4. テストのしかた

1. 手動で「テスト」実行し、各アクションの出力を確認。
2. 実績セルの値を一時的に小さくしたコピーで、アラートが飛ぶか確認。
3. 月初の第1月曜（経過平日数が0）は割り算エラーになるため、経過平日数 = 0 のときは処理を終了する条件を入れる。