この記事はHRBrain Advent Calendar 2023 18日目の記事です。
はじめに
こんにちは、株式会社HRBrainでエンジニアリングマネージャーをしている阿部です。
12月も後半となり、年の瀬が迫ってきました。今週末はクリスマスですね！
みなさんは2023年にやろうとしていたこと、できましたか？
お正月やGW、夏休みなどに「2023年はこれをやろう！」と決めたこと、きちんと消化できましたか〜？
このエントリは、会社の忘年会などで今年を振り返ったときに、「2023年にやろうとしてできなかったことがある」「2024年こそ計画的にいろんなことをやってみたい！」と考えている、私を含めたみなさんのための、GTDというタスク管理についてのお話です。
GTDを使ったタスク管理のおさらい
みなさんは普段、タスク管理をどのように行っているでしょうか？JIRA・GitHubなどの開発ツールでタスク管理をする方、手帳に書いてアナログで管理している方、さまざまだと思います。
今回紹介するGTDというタスク管理方法もそのひとつです。
ここではGTDとは何なのかの基本的な話は省きますが、GTDを使うと
- シンプルなやり方で大量のタスクを管理できる
- あとでやろうと思っていたことに取り組むきっかけを作れる
- うっかり忘れていたタスクを思い出すことができる
- 頭の中からタスクを追い出して、頭をスッキリさせることができる
ことができるのが特徴です。
GTDについて知りたくなった方は、インターネットにある各種エントリか、GTDの生みの親David Allen氏の↓の本を読んでみてくださいね。
GTDがすごいこと：タスクを忘れない
よくいわれますが、GTDの素晴らしいところが「レビュー」という仕組みです。
GTDでは週次・月次・年次などで振り返りポイントを作ることができ、これまでのタスクをふりかえる機会を持つことができます。
仕事をしているときはすぐやらないといけないタスクが多く、「来月の旅行の予定を立てる」「月末までに炭酸水を買い足す」「年末の帰省の飛行機を予約する」などの「あとでやる」タスクを忘れがちです。これらは期日があるからいいですが、「フランス語をやる」「食生活を見なおす」といった、しめきりがない / 漠然とした目標はどうしてもあとまわしにしがち。
だからといって、「今週中に仏検2級のテキストの20ページまで終わらせる」みたいな具体的なタスクを作るほどテンションがアガらないときもありますよね。
GTDを使えば、こうした「あとでやる」「漠然としている」タスクを「レビュー」で定期的に見なおすことができます。毎週・あるいは毎月レビューがあるので、「年明けに目標を作ったけど、気づけば年末になっていた！」ということが、構造上起きないような仕組みが作られています。
また、「思いついたときにタスクを入れておけば、あとでレビューするときにみなおせる」という安心感もあるため、ふわっとしたタスクを気軽に作っておけます。
GTDを使い続けて思うこと：コマンダーでいつづけよう！
私はGTDをはじめて10年ほどになりますが、GTDのいちばんすごいことは「大量のタスクをかかえているのに、頭がスッキリとすること」ではないかと思っています。
これを実現するのが、GTDの本に書いてある「自己管理の4つのマトリクス」です。
GTDでは自分の状態を4つのマトリクスを使って判断することをすすめており、うまくいっていない場合自分の立場を修正することができます。
4つの状態とは
- キャプテン & コマンダー
- 細かすぎるマネージャ / 実装者
- 空論家 / 理論家
- 被害者 / 対応者
です。
GTDでは、上の図のマトリクスの「キャプテン & コマンダー」の状態でいられることを目指します。
とはいえいつもこの状態でいられるわけではありません。未来のことばかり考えてしまい、目の前のタスクに手がつけられない「空論家 / 理論家」の時もあれば、目の前のタスクをどうこなすかだけ考えて、大きいゴールが見えていない「細かすぎるマネージャ」状態のときもあります。
定期的にこの図を見返すことで、自分がどの状態にあるかをセルフチェックし、「キャプテン & コマンダー」の状態でタスクマネジメントできるように自分を調整していくことができます。
冒頭に書いた「大量のタスクを抱えているが頭がスッキリしている状態」は、「キャプテン & コマンダー」の状態と近いと思っています。日々の自分の状況と向き合いながら、GTD的に良い状態になるようにセルフケアしていくことが大事になるわけです。
おわりに
HRBrainのエンジニアリングマネージャー職は、組織開発・採用・育成・メンバーマネジメントとさまざまなタスクがありますが、GTDを使って楽しくお仕事しています！
そんなHRBrainでは仲間を募集していますので、ぜひカジュアルにお話しましょう！
みなさんもGTDを駆使して、仕事もプライベートも充実した2024年を迎えましょうね！