イベント運営数回やってみて、名札作成の知見が貯まってきた。次のイベントやるときに忘れないように整理してみる。エンジニアが集まるイベントでも使えるはずなのでQiitaに書くのOKなハズ。急にイベント運営をしないといけなくなった人向け。懇親会あるのに名札無いイベントとか本当にダメ。
##今北産業
- 用紙はハガキサイズがよい
- イベント用使い捨てのハガキサイズのホルダがよい
- データはExcelとWord差し込み印刷がよい
以下、ダラダラとここに至るまでの経緯と問題点。
##どんなイベント運営をやったのか？
IVS CTO Night&Day powered by AWS
- CTOが100人くらい集まる3日間のオフサイトミーティングイベント
- アンカンファレンスや連日のネットワーキングパーティがある(ので社名や名前が見やすい必要あり)
- 社名と名前とCTO歴を名札に記載したい(参加登録時に入力してもらっている)
- 併設イベントもあるので混じらないように、本イベントのロゴも入れる
- 今回で3回目
- 自分もメンバもイベント運営素人なので毎回手探り(本職はこのような作業は外注してる希ガス)
##過去2回のやり方
- 中に入れる紙はパワポで作成、A4用紙に8人分印刷してカッターで切ってた
- それをわりとしっかりしたIDカードホルダに入れる
- イベント終了時に名札ホルダごと回収して再利用
##今までの課題
- パワポへのデータのコピペがめんどくさい
- A4用紙をカッターで切るのが大変。ラインカッター(私物)使ってたけど大変
- サイズ的にどうしても社名や名前が小さくなってしまう
- しっかりとしたカードホルダにしたら、紙を挿入するのがすごい大変だった
- (これが一番想定外だったんだけど)2回イベントやったらストラップ紐がすごい臭くなった
- 基本的に回収出来ているんだけど、うっかり持って行ってしまう人がどうしても発生
##解決策
- カッターで切るのがめんどくさいので、ハガキサイズの用紙にした(IDカードサイズと比べて、社名や名前も大きく印刷できた)
- カードホルダも使い捨てのものにした。ヒモがショボかったけど3日間で解けたりすることはなかったし、紙挿入もガバガバで簡単だった
- コピペ問題はExcel+Word差し込み印刷を利用してデータの流しこみに成功(色々検討したけどExcelとWord最強ってことに)
- 社名は長さバラバラなのでフォントサイズは最終的に手運用で調整(社名や名前はなるべく大きくしたい。株式会社とかの表記も意図的に落とした。その際に苗字と名前で5文字や6文字の人が切れてないかチェック重要)
- 2日目や3日目で忘れてくる参加者いるはずなので多めに予備名札も作成しておいた
##受付
- 名前であ行、か行、さ行って感じにグルーピングしておいた(参加登録時に名前のふりがな入れてもらってた)
- 事前に上の並べ方を参加者にアピールして、受付時に協力してもらう(この写真をお送りした)
##今後の改善
- まれに名札が裏返ってた人がいたので
両面印刷にするかは悩み中、両面印刷にした。