【第26章】情報共有ミーティングのコツ｜ヘルプデスクの“次の一手”
こんにちは、 HelpdeskTimesの辻つばさ です💼
今回は、チーム全員の認識を揃えるための
情報共有ミーティングの効率化テクニック を紹介します。
📋 情報共有ミーティングの目的
- 案件状況や優先度のすり合わせ
- トラブル事例や対応ノウハウの共有
- 業務改善や予防策の検討
🛠️ 効率化のポイント
① アジェンダ事前共有
- 開始前に議題を全員に配布
- 「何を話すか」「何を決めるか」を明確に
② 時間制限を設ける
- 案件報告：1人1〜2分
- 決定事項はその場で確定し、持ち越さない
③ 進行役を固定
- ファシリテーターが時間と議題を管理
- 発言者が偏らないよう調整
💡 効果を高める工夫
- 共有フォーマット統一
- 案件状況や課題を同じ書式でまとめる
- 記録と配信
- 議事録や要約を即日共有
- アクションアイテム化
- 会議後すぐにタスクへ反映
📝 会議用フォーマット例
■ 案件名／担当
■ 現状
■ 課題
■ 次のアクション（担当／期限）
🧠 つばさメモ：会議は“話す場”ではなく“動かす場”
会議で話したことが現場の行動に繋がらなければ意味がありません。
「この会議で何を動かすのか？」を常に意識して進めましょう。
📌 次回予告
次章は
👉 「計画メンテナンス対応フロー」 ** 事前告知から復旧確認まで、 ** 抜け漏れのない対応手順 を解説します🔧