こんちには！私はスーパーのお惣菜コーナーでチーフとして働いています！
私が担当するお惣菜コーナーでは、10名でそのうち1日勤務の方が4人います。人数が多いと連絡事項がみんなにいきわたりにくいですよね…
そんな問題を解決するために、普段から使っているGoogleの連携してアプリを作ることができるAppSheetを使ってみんなが持っているスマートフォンでいつでも、どこでも簡単に報告できることができる業務連絡引継ぎアプリを作成しました！
使用したツール
・AppSheet
・Googleスプレッドシート
作り方
①Googleスプレッドシートの準備
Googleスプレッドシートに以下のことを入力します。
1枚目は欲しい項目を記入する
2枚目には報告者の名前用のものを用意する
今回は、1日勤務のパートさんたちに絞って作成しました。
②AppSheetの準備
スプレッドシートの拡張機能よりAppSheetを選択する。
中身の設定はこのような形になります。
報告者のRefには、あらかじめ用意しておいた報告者の名前一覧のシートを使用します。
同じシート上に作成しているので、シート２を選択します。
中身の細かい設定を自分好みに変えていきます。
重点商品を製造した、製造できなかったを2択で選択できるようにカスタマイズする。
最後に右上のSAVEをクリックして完成です。
実際のアプリの様子
実際にパートさんたちに使ってもらいました！
お惣菜コーナーでは毎日絶対に作らなきゃいけない商品があります。その商品をちゃんと作ったのかを報告、その日の連絡事項、他にも伝えたいことの報告をこのアプリでできることを伝えて使ってみてもらい、お惣菜コーナーのパートさんたちにフィードバックをもらったところ
お寿司担当の一番歴の長い方からは
「チーフが休みの日に、電話して連絡をするのが申し訳なく感じていたので、スマートフォンのアプリで連絡事項が報告できるところがいい」
お弁当担当の主婦さんからは
「今までノートに書きこんでいたけど、字に書くのが時間の無駄って感じていたけど、使い慣れたスマートフォンで報告できるところがいい、重点商品のチェックにもなってるのが助かる」
鉄板担当の一番年長者の方からは
「スマートフォンをあんまりさわらないから、アプリの使い方が心配」
という声をもらいました。
他にも紙の無駄遣いが減るから経費も浮くという声もありました。
なによりもアプリ一つで今までの手間が省けて楽ちんなのがいいという声が共通していいところとして挙げられました。
最後に
今回は、初心者の私でも簡単にAppSheetを使って、業務連絡引継ぎアプリを作ることができました。
今まで紙に書いていた分、アプリを使用することにより、簡単に報告できるようになり時間短縮を実現することができました。
ある日上司に、1分の時間短縮は一日にしたら、たったの1分だが1年にしたら365分、つまりは6時間弱の時間短縮になるということを言われたことがありました。
今回パートさんたちに実際に使ってもらってフィードバックを行い、時間短縮になることが分かったので、こういうちょっとの時間短縮でこういう無駄な作業を無くして、効率よく働ける環境をこれからも心掛けていきたいです。
