はじめに
「Excel業務をDX化したい。あなたならどうする？」に参加しました。
自分自身としては、神Excelというものを使わなくなって久しいので、何に置き換わっているかを書いていこうと思います。
特に真新しい内容はないかと思いますが参考までに。
Excelの代替
設計書
今はConfluenceを使っていますが、使えなかったとしてもExcelをまた使うことはないだろうなと思います。
IF設計であれば、OpenAPI
シーケンス図等のUMLはPlantUMLやMarkdownを用いることで表現することができます。
かつては、バージョン管理すら満足にしていないような職場も経験しましたが、今思うと恐ろしいですね。
タスク管理
これは代替ツールが多くありますが、JIRAを使っています。
Formやら何やら
Teamsのアンケート機能を使ったり、専用のサービスを導入したりとケースバイケースですが、
少なくとも「入力フォームとしてExcelを配布する」という選択肢は取らなくなりました。
入力項目の制御、必須チェック、集計のしやすさを考えると、
フォーム系ツールの方が圧倒的に向いています。
また、データの保存先が明確で、
「誰が・いつ・何を入力したか」が追えるのも大きなメリットです。
Excelだと、いつの間にかコピーが増殖してどれが最新かわからなくなる、ということも多いです。
まだExcelを使っているもの
工数計算をする時など、表計算の機能が必要になるときは使うことがあります。
ただし、
- 長期的に運用する
- 複数人で編集・参照する
- システムや業務フローの一部になる
といったものについては、
Excelのままにしないよう意識しています。
Excelは表計算として使う場合は有用ではありますが、
永続化や共有が必要になった瞬間に負債になりやすいという部分は変わりません。
どうやれば脱却できるか？のアイディア
「使用禁止」にしてしまうのが一番の近道です。
「極力使わない」という方針だと、
- 今回は例外
- とりあえずExcelで
- 後で直す
といった理由で、結局は必ず使われ続けます。
一方で「使えない」と決まってしまえば、意外と代替手段は見つかるものです。
最初は不便に感じることも多いと思いますが、
続けていくうちに
「今まで何でこっちを使わなかったんだ」
と感じるケースも増えてきます。
実際に自分がExcel依存を脱却できたのも、
一度「Excel禁止」の職場を経験したことが大きかったと思います。
終わりに
Excel自体が悪者というわけではありません。
問題なのは、「とりあえずExcel」で始めたものが、そのまま業務の中核に居座ってしまうことだと思っています。
DX化を考える上では、
- Excelでできるか？ ではなく
- それはExcelでやるべきか？
を一度立ち止まって考えるのが大事かと思います。
今回書いた内容は、特別新しい情報はありませんが、Excel業務を見直すきっかけになれば嬉しいです。