英語版が下記 - English below

はじめに

こんにちは、GxPのハです。
この記事はグロースエクスパートナーズAdvent Calendar 2024の21日目の記事です。
私は春に入社し、現在、ヨーロッパに拠点を置く開発会社と協力して透析情報管理システムの開発に携わっています。
ベトナム出身のため、日本語は母国語ではなく、特に日本語で報告したり、複雑な概念やトピックを説明したりする際に、コミュニケーションに苦労することがよくあります。
この記事では、私が非母国語でのコミュニケーションをより効果的に行うために役立ったいくつかの方法を共有したいと思います。私の経験を共有し、日本語や英語、その他の言語でコミュニケーションに課題を感じている方々の参考になればと思い、英語と日本語の両方でこの記事を書こうと思います。

どんな問題があったのか?

GxPとパートナー会社とのコラボレーションを強化するため、開発しているシステムについての理解を深めるために、1ヶ月間ヨーロッパに出張しました。自分の仕事のひとつは、様々なトピックを調査し、まとめ、日本にいる方々に報告することでした。その過程で、効果的なコミュニケーションに苦労することに気づきました。説明する相手を混乱させたり、キーポイントを伝え忘れたり、報告を終えるのに非常に時間がかかったりしました。自分が収集した情報を十分に理解しているにもかかわらず、それを明確かつ効率的に表現することが難しいことに気づきました。

なぜこの問題が起きたのか？

振り返ってみると、私のコミュニケーションにおける苦悩は、いくつかの関連した問題から生じていることがわかりました：

第一に、私は明確な目標やゴールを持たずにコミュニケーションをとっていました。
第二に、相手が自分と同じレベルの理解を共有していると思い込んで、十分な背景情報を提供できず、混乱を招きました。
第三に、コミュニケーションには構造がなく、情報を論理的かつ簡潔に提示することが難しかったです。

最後に、語学力は一因ではありますが、根本的な原因というよりはむしろ増幅器だと考えています。例えば、言語能力が高くても、明確な目標や不十分な背景情報、しっかりした構造を持たないコミュニケーションは、話し手と聴き手の双方に不明瞭さと断絶感を残すことになります。

それに対して何をした？

上記の3つの問題を特定した上で、これらの問題に取り組んだ自分の経験、その過程で学んだこと、そして貴重なアドバイスについて掘り下げてみたいと思います。

ゴールを持ってコミュニケーションしよう

私の考えでは、コミュニケーションの目的はA人からB人へ情報を伝えることです。例えるなら、街中でA地点からB地点までナビゲートするようです。明確な目的地がなくても移動することはできますが、生産的であることは稀で、コースから外れてしまうこともあります。ゴールのないコミュニケーションも同じです。

ゴールを明確にするには、「相手に何を知ってもらいたいのか？相手にどんな行動を起こさせたいのか？」のような質問を自分に投げかけべきだと思います。情報の共有であれ、説得であれ、行動を促すことであれ、ゴールを知ることでメッセージの焦点と関連性が保たれ、明確で生産的な結果へと導かれます。ゴールがなければ、コミュニケーションのフォーカスがなくなったり、明確さではなく混乱を招くことが多いです。

背景が重要

街でナビゲーションの例えを続けると、背景情報を提供することは、相手にナビゲートしてほしい地域の地図を提供するようなものです。目的地を教えることはできても、周囲を理解するための地図がなければ、相手は道に迷ってしまうでしょう。コミュニケーションにおいても、背景情報の役割は地図と同じく自分のメッセージに必要な背景と理解を提供するのです。背景情報がなければ、明確なゴールさえも効果がなく、相手を混乱させたり、意図した道筋をたどれなくさせたりしてしまいます。

適切な量の背景情報を提供することは、言うは易く行うは難しだと思います。少なすぎると相手は全体像を把握できず、多すぎると相手を圧倒してしまいます。相手を知り、「このメッセージを理解するために必要な背景は何か？聴衆がこのメッセージを理解するために必要な背景は何か？」のような質問を自問してみてください。聴衆の知識とニーズに合わせて背景情報を調整することで、メッセージが明確で焦点を絞り、インパクトのあるものになります。

伝えたいことを構造化しよう

目的地と地図が手に入ったら、次はそこへ向かうルートを選ぶ番です。コミュニケーションでは構成がルートみたいなものです。地図が進むべき最適な道を示すように、明確な構成はメッセージを通して相手を導くのに役立ちます。これがないと、情報が無秩序になり、混乱を招きます。うまく構造化されたメッセージは、相手が簡単についていけるようにし、迷うことなく自分の言っていることを把握できるようにします。

A地点からB地点への最適なルートを選ぶのと同じように、ゴールと背景情報により、メッセージの伝えるため、コミュニケーションを構成化する方法が異なります。報告、説明、講義、ディスカッションなど、コミュニケーションのフレームワークは数多く確立されており、それぞれが自分の考えを明確かつ効果的に伝えるために設計されています。

たとえば、ヨーロッパで自分がさまざまなソフトウェア開発タスクの状況を調査し、報告する任務を負いました。最初の報告会はうまくいかなかったのですが、経験豊富な上司が「問題 - 原因 - 解決」のフレームワークを使って情報をより明確かつ効果的に提示するよう勧めてくれました。2回目の報告会でこのフレームワークを適用したところ、すべての流れがスムーズになりました。コミュニケーションを構造化して、自分が集めた情報を整理するのに役立っただけでなく、点と点を結びつけ、より説得力のあるストーリーも作ることができました。

最後に

結論として、効果的なコミュニケーション、特に非母国語でのコミュニケーションに必要なのは、言語能力だけではありません。ゴールを明確に定義し、背景情報を提供し、メッセージを論理的に構成することで、コミュニケーションが明確で、インパクトがあり、魅力的なものになります。

言葉の壁が課題となることもありますが、これらの戦略を適用することで、日本語の上達を続ける中で、これらの障害を乗り越え、より効果的なコミュニケーションをとることができました。私の経験とこれらの洞察が、使用言語にかかわらず、同じような問題に直面している人たちの支えになることを願っています。

英語版 - English ver.

Introduction

Hello, this is Ha from GxP.
This is the 21st entry in the GrowthxPartners Advent Calendar 2024.

I joined the company in the spring and am currently involved in developing a dialysis information management system in collaboration with a European software company.
Originally from Vietnam, Japanese is not my native language, and I often face challenges in communication, particularly when writing reports or explaining complex ideas in Japanese.

In this article, I’d like to share some strategies that have helped me communicate more effectively in a non-native language. I’m writing this piece in both English and Japanese to offer my experience and support others who face similar challenges when communicating in a foreign language—whether it’s Japanese, English, or any other language.

What kind of problems did I have?

For a month, I traveled to Europe on a business trip to strengthen the collaboration between GxP and the partner company, while also deepening my team’s understanding of the system we are developing together. One of my tasks was to research, summarize, and report on various topics to my colleagues in Japan. During this process, I realized that I often struggled to communicate effectively—I would confuse the person I was explaining things to, forget to convey key information, or take much longer than necessary to finish my reports. Despite fully understanding the information I had gathered, I found it challenging to express it clearly and efficiently.

Why did I have this problem?

In retrospect, I realized that my communication struggles stemmed from several interconnected issues:

First, I often lacked a clear goal when communicating, which made it difficult to focus my message and ensure its impact.
Second, I failed to provide sufficient context, assuming others shared the same level of understanding, which led to confusion.
Third, my communication lacked structure, making it challenging to present information logically and concisely.

Finally, while language skill is a contributing factor, it is more of an amplifier than the root cause in my opinion. Even with strong language proficiency, communicating without a clear goal, insufficient context, or a solid structure can leave both the speaker and the audience feeling unclear and disconnected.

What have I done about it?

Having identified the three key issues above, I’d like to delve deeper into my experience with addressing these issues, the lessons I’ve learned along the way, and the valuable advice I’ve received.

Communicate with a goal

In my view, the purpose of communication is to move information from point A to point B—much like navigating a street. While you can travel without a clear destination, it’s rarely productive and can lead you off course. Communication without a goal is the same.

To define the goal, ask questions like: What do I want the other person to know? What action do I want to inspire in the other person? Whether it's sharing information, persuading, or prompting action, knowing your goal keeps the message focused and relevant, guiding it toward a clear, productive outcome. Without a goal, communication becomes aimless, often leading to confusion instead of clarity.

Always provide context

Continuing with the navigation analogy, providing context is like providing a map of the area you want the other person to navigate. You can give someone a destination, but without a map to understand the surroundings, they’ll likely get lost. In communication, context serves the same purpose: it provides the necessary background and understanding for your message. Without context, even a clear goal can be ineffective, leaving your audience confused or unable to follow your intended path.

I think providing the right amount of context is easier said than done. Too little, and your audience won’t grasp the full picture; too much, and it can easily overwhelm them. Know your audience and ask yourself: Does the person have a technical background or a business background? What level of detail is necessary for them to engage without feeling lost or overloaded? By tailoring the context to your audience’s knowledge and needs, you can ensure your message is clear, focused, and impactful.

Structure what you want to say

Now that we have the destination and a map, it's time to choose a route to get there. This is where structure comes in. Just as a map shows the best paths to follow, a clear structure helps guide your audience through your message. Without it, the information can become disorganized, leading to confusion. A well-structured message ensures your audience can follow along easily and helps you keep track of what you’re saying without getting lost.

Much like choosing the best route from point A to point B, understanding your goal and the context helps determine how to structure your message. There are many established communication frameworks to guide you, whether you’re reporting, explaining, lecturing, or leading a discussion—each designed to help you present your ideas clearly and effectively.

For example, in Europe, I was tasked with investigating and reporting on the status of various software development tasks. My first attempt didn’t go well, but a more experienced colleague suggested I use the Problem-Cause-Solution framework to present the information more clearly and effectively. When I applied it in my second report, everything flowed much more smoothly. The framework not only helped me organize the information I had gathered, but also allowed me to connect the dots and craft a more compelling narrative.

Conclusion

In conclusion, effective communication, especially in a non-native language, requires more than just language proficiency. By clearly defining your goal, providing relevant context, and structuring your message logically, you can ensure that your communication is clear, impactful, and engaging.
While language barriers may pose challenges, applying these strategies has helped me navigate those obstacles and communicate more effectively as I continue to improve my Japanese proficiency. I hope my experience and these insights can offer support to anyone facing similar challenges, regardless of the language they’re using.