はじめに

開発現場では、コミュニケーションが円滑に進むことが重要です。
私は基本的に出社して開発を行っており、直接コミュニケーションを取ることができます。また、SlackやNotionを使用して作業指示やちょっとした会話も行っています。しかし、これらのツールを使っていても、コミュニケーションの課題が生じることがあります。以下では、具体的な課題とその解決方法について述べます。

課題例: 指示の不明確さと情報伝達の難しさ

現場でよく見られるやり取りの一例として、以下のようなものがあります。

例:
「〇〇さん、これをこうしてああしておいて！」
「〇〇先輩、できました！」
「いや、全然ちゃうんだけど。」

このようなやり取りでは、指示が不明確であるため、正しい作業が行われないことが多々あります。この問題の根本には、作業ゴールが共有できていないという点があります。

解決方法

具体的な指示を出す
指示を出す際には、具体的かつ詳細な内容を伝えることが重要です。例えば、「〇〇を〇〇のフォーマットに沿って作成し、〇〇フォルダに保存しておいて。」のように、具体的な作業内容、形式、保存場所を明示します。
作業ゴールのイメージを共有する
作業ゴールを共有するために、以下のような方法が有効です。
ビジュアルな参考例を提供する：完成形のイメージがつかみやすいように、参考となるサンプルやノートに書いた図など。

ただ工数もかかるので、パッと言葉や文字からイメージを作成して伝えられるサービスがあったらいいな〜とも思っています。

期限と進捗報告を明示する
指示を出す際には、いつまでにやってほしいのか、また途中で進捗状況を報告してほしいタイミングを明示することが大切です。例えば、「このタスクは明日の午後3時までに完了させてください。途中経過を今日の午後5時に教えてください。」と具体的に伝えることで、期待するタイミングと結果が明確になります。
文書化する
口頭での指示だけでなく、書面での指示も併用することで、情報の漏れや誤解を防ぎます。SlackやNotionを活用し、タスクの詳細を文書化し、共有することが効果的です。
確認とフィードバックを徹底する
作業が完了した際には、結果を確認し、フィードバックを行うことで、次回以降の改善につなげます。これは、特に新人やまだ経験の浅いメンバーにとって重要です。
定期的なミーティングを開催する
定期的なミーティングを開催し、進捗状況や問題点を共有することで、情報の共有と課題の早期発見が可能になります。この際、会議の目的や議題を事前に共有し、効率的な進行を心がけます。
質問を奨励する文化を作る
不明点があればすぐに質問できる環境を作ることが大切です。質問することが推奨される文化が根付けば、誤解や情報不足によるミスが減少します。

まとめ

コミュニケーションの課題を解決するためには、具体的な指示の提供、作業ゴールのイメージ共有、期限と進捗報告の明示、文書化、確認とフィードバックの徹底、定期的なミーティング、質問を奨励する文化の構築が重要です。これらの方法を実践することで、情報伝達の精度が向上し、作業の効率化と品質向上につながります。

自分が作業報告する側の時も、タスクを振る側の時も、心地良いコミュニケーションができるように心掛けていきたいと思います。