さくらインターネット Advent Calendar 2021 20日目の記事です。
3度目まして。さくらインターネットで情シスをしている小泉行生(dumixnet)と申します。
昨年、2年前 と書かせていただきましたが、今年も何かお伝えできればと存じます。
#今年は何を書くの？
今、現在進行形でやっている「バックオフィスメンバー」と行っている自動化について、
気づきと振り返りを書いていこうと思います。
今、自動化の業務をしている人たちに何か伝わればいいかな？と思います。
#バックオフィスは思ったより便利機能の使い方を知らなかった。
さくらではSlackをコミュニケーションツールとして使っています。
しかしバックオフィスは日常業務もあるため「使い方」をわかって使ってはいませんでした…
こういうのは「ちょっとヒントをあげればきっと楽になるはず」とちょっとだけサポートしてみました。
#どうやってサポートしたのか？
Slackには「リマインダー」という機能があります。
これと特定のURLをメッセージとして組み合わせればわざわざ自分でブラウザを開いて見に行かな書くても
サムネイルで台風の状況を確認したり、URLを開くだけで郵便局で起きている最新の停止状況を見ることができます。
「大したことない事」に聞こえるかもしれませんが、僕の方で「便利な使い方」という形でサンプルをお渡しして困っている本人にやってみたら？とお伝えして覚えてもらいました。
バックオフィスにとってみると「勝手に何かしてくれる」という事自体がとても効果のある事に気付かされました。
めっちゃ小さい事なのですが、「知らないと手数がかかるが、知っていると応用が効いて簡単に自動化できる事」になります。
#もう一歩進むとどうなるのか？
最近メンバーと一緒にやっているのは「Microsoft PowerAutomate」です。
こいつのレシピを少しいじると「SharePointにファイルが置かれたらSlackに通知させる」とか「とあるMLのメールをExchangeで受信したらSlackに通知させる」と言ったような、ワンランク上の自動化ができるようになります。
ここまでの自動化は「ほぼノーコード」でできました。
しかも「自動化したいと思っている本人」が自動化させることができたので、作った人に「成功体験」をしてもらうことができました。
#今、何に取り組んでいるのか？
「PowerAutomateDesktop」を利用して「手作業」を自動化していくハンズオンをやっているところです。
まだ「完成」はしていませんが、徐々に進行中で、私も作っている人の困ったを解決して進めるお手伝いをしています。
#今、どんなことを意識してサポートしているのか？
今どんなことを意識してサポートしているのか伝えていきたいと思います。
##成功体験を実感してもらう
どんなに小さいことでも「自動化を完成させる」ということをサポートしています。
成功したら次に繋がってくれるはずです。
##できない事だけをサポートするようにする
できるだけ自走してもらうために「できない事(技術的、言語的なサポート)」だけをサポートするようにしました。
##人間が今やっていることを自動化する
業務の自動化なので「やりたいことを自動化」しても成功するわけありません…
いくつかやってみて気づいたのは「やっていることの例外はわかるけど、やってないことの例外は未知数」なのです。
自動化することは「仕込みをちゃんとやっていかに例外をなくしていくか？」が大事になってきます。
ベストな自動化は「すでに作業手順があって例外対応がわかっている業務」になります。
##自動化が運悪く失敗した時は「運用でカバーできる」ようにしておく
もし「俗人的で手順がない」作業のの自動化を行いたい場合は必ず「手順」をどこかに書き残してから自動化を始めましょう。
自動化したとしてもうまく動かなかったりしても「だれか」が手作業のぬくもりでカバーできるようにしておくことで、
もう俗人化から抜け出せる幸せな世界が待っています。
##自動化でログインが求められる場合「専用ユーザー」を作っておく
夜中に「個人のアカウント」が勝手に作業を始めたら、「●●さん、夜なべしてます」と言われて怒られてしまうかもしれません。
もっとあるとしたら「●●さんのアカウント乗っ取られてないですか？」なんてこともあるかも…
そういう事情を回避するためにできるだけ「自動化専用アカウント」を作っておきましょう。
グルーピングする場合も「自動化してるメンバーと同じグループに入れておく」事で権限のトラブルの回避ができます。
#最後に
今年は1bitも技術的なことが書かれていませんが… 少しづつ知見やQiitaに載せられそうなことが増えてきたので、
こんどこそ「役に立つ技術」を共有できるように頑張ります。
今年も読んでいただきありがとうございました。