はじめに

日々の業務に追われる中で、「社内勉強会の資料作り」のような準備作業に十分な時間を割けず、困った経験はありませんか？
生成AIを活用した業務効率化が注目される中、「自分もAIを使ってサクッと資料を作ってみたいけれど、実際の業務でどう使えばいいか分からない」と感じている方は多いはずです。

この記事では、生成AIに興味はあるものの実務でまだ活用したことがない方に向けて、実際に「Gemini」を使って社内勉強会のスライド構成や発表資料を作成したプロセスをご紹介します。

目次

なぜAIで勉強会資料を作成しようとしたのか
最初につまずいたポイント：情報量が多すぎて重要な箇所が埋もれてしまう
解決策：Geminiに「資料作成に必要な情報」を逆質問してもらう
AIを活用した資料作成のベストプラクティス

1. なぜAIで勉強会資料を作成しようとしたのか

社内で新しいツールや業務知識を共有する際、勉強会の開催はとても効果的です。
しかし、開催にあたって最も負担が大きいのが「発表用スライドやアジェンダなどの資料作成」です。

通常、勉強会の資料作成には以下のようなステップと時間がかかります。

ターゲット設定と構成案（アジェンダ）の検討（約1〜2時間）
各スライドの内容の言語化・要約（約2〜3時間）
デザインやレイアウト調整（約1〜2時間）

本業の合間にこの工数を捻出するのは簡単ではありません。
そこで今回は、文章生成や要約、構成案の作成を得意とする「Gemini」を活用することで、全体の準備工数を大幅に短縮できないか検証してみました。

2. 最初につまずいたポイント：情報量が多すぎて重要な箇所が埋もれてしまう

まずは手元にあった勉強会用のメモや要件を、そのままGeminiに入力してみました。

プロンプトの例

社内の非エンジニア向けに「業務効率化」をテーマにした勉強会を開催します。
以下のメモをすべて反映して、30分のスライド構成と発表資料を作成してください。
（※手元の業務メモや共有したい内容を長文で入力）

直面した課題

返ってきたアウトプットを確認したところ、以下のような課題が発生しました。

読み込んだ情報がすべて記載され、情報量が多すぎる
入力したメモの内容を漏れなく盛り込もうとした結果、1枚1枚のスライドにテキストがびっしりと詰め込まれてしまいました。
重要度の境目がわかりづらい
「本当に伝えたい最重要ポイント」と「補足程度の情報」が同じ熱量・文字量で並んでしまい、聞き手にとってどこが要点なのかが直感的に伝わらない構成になってしまいました。

必要な情報をただすべて渡すだけでは、メリハリのある分かりやすい資料には仕上がらないという点に気づきました。

3. 解決策：Geminiに「資料作成に必要な情報」を逆質問してもらう

自分で情報の取捨選択を一から行うと時間がかかるため、アプローチを変更し、「わかりやすい資料を作るために、どんな情報が必要か」をGemini自身に質問してもらうことにしました。

プロンプトの例

社内勉強会のスライド構成と発表資料を作成したいです。

【テーマ】業務効率化の基礎
【困っていること】情報を詰め込みすぎてメリハリのない資料になってしまいます。

あなたがプロのプレゼン資料作成アシスタントとして、
要点が伝わる最適な資料を作るために私からヒアリングすべき情報
（参加者の情報、扱う内容、スライドのレイアウトなど）を整理して質問してください。

Geminiから返ってきたヒアリング項目

プロンプトを実行したところ、Geminiから資料作成に直結する以下の3つの観点で質問が返ってきました。

参加者の情報
（例：参加者の部署、現在のスキルレベル、普段抱えている課題感など）
扱う内容（情報の絞り込み）
（例：今回一番伝えたいコアメッセージ、削っても問題ない補足情報など）
希望するレイアウト・構成
（例：スライド1枚あたりの文字量、箇条書きベースかトークスクリプト形式か、全体の枚数感など）

5. AIを活用した資料作成のベストプラクティス

今回の実践を通して得られた、AIを活用した資料作成のポイントです。

手元の情報をすべてそのまま入力しない
持っている情報をすべて渡すと、AIはすべてを盛り込もうとして情報過多になります。
「質問させる」ことで前提を整理する
「参加者・内容・レイアウト」といった資料作りの重要項目をAI側から引き出してもらうことで、指示出しの質が格段に上がります。
制約条件（文字数や要点数）を明示する
「1スライド3点まで」などのルールを設けることで、スッキリとした見やすい構成を維持できます。

まとめ・終わりに

今回は、Geminiを使って社内勉強会の資料作成を行った実践レポートをお届けしました。

要点の振り返り

情報を丸ごと投げるだけでは、情報量が多すぎて重要なポイントが埋もれてしまう。
「参加者の情報・内容・レイアウト」を軸に、Geminiにヒアリングしてもらうことで過不足のない情報整理ができる。
AIと対話しながら要件を絞り込むことで、短時間で実用的な資料が完成する。

AIへの指示出しに悩んだときは、「良いアウトプットを出すために何が必要？」と逆に尋ねてみるのがおすすめです。
資料作成に限らず、日々のドキュメント作成の効率化にぜひ役立ててみてください。