「運営がグダグダ」と言われないように
せっかく準備して当日も頑張ったのに運営のことでネガティブなことを言われるのはつらいですよね。
そこで、グダグダ進行を卒業してスムーズに進行するためのコツをまとめました。
準備も万全じゃないし進行もグダグダで「有志でやってるゆるふわな会なので^^;」と言い訳していた過去の自分とはサヨナラしましょう。
釘を刺しておきますが「リラックスした雰囲気とグダグダは別物」です。
46のコツ
勉強会の流れに沿ってポイントをまとめました。
タイムテーブルをきっちり作る
1.入館から退館まで
2.時間・内容・詳細を表にする
3.印刷するかスマホですぐに見られるようにしておく
4.運営スタッフにも配っておく
事前にタイムテーブルをしっかり作って、当日は常に持ち歩いて誰に何を聞かれてもすぐに確認できるようにしましょう。
流れを把握しておくべきですが決して覚える必要はありません。バタバタしているときに記憶に頼って答えると間違ったことを言うものです。
事前説明をしっかりする
5.スピーカー／会場担当者／運営スタッフそれぞれ別個にきちんと事前説明をする
6.スピーカーには、タイムテーブル、持ち時間・登壇予定時間・集合時間・入館方法・注意事項など
7.会場担当者には、タイムテーブル、当日の流れ・入館時間・確認事項など
8.運営スタッフには、タイムテーブル、当日の流れ・集合時間・入館方法・注意事項など
9.その他、懇親会参加するかどうかなど事前に確認すべきこと・伝えるべきことは連絡しておく
10.なんでもいいからみんなが手軽に見られる方法で共有するなりメッセージで送る
ドキュメントがしっかりできていれば事前ミーティングの必要はありません。ドキュメント作成をサボって口頭説明で済ませようとはしないでください。
会場設営
11.机やイスのレイアウト変更の時間も見込んでおく
12.何かしらイレギュラーがあると思って余裕を持って設営できるように時間を設定する
13.マイク音量の調節方法やプロジェクターのスリープ解除などの機材操作も確認しておく
14.設営の時間内に会場に関する作業や確認は全て済ませましょう
リハーサル以降はスピーカー対応や受付対応など人の動きが活発になって会場準備どころではなくなると思って動きましょう。
リハーサル
15.出演順にプロジェクター接続とマイクの声の通りをテストする
16.接続＆マイクチェックと同時に出演順の確認にもなる
17.登壇者にはリハの時間を計算して集合時間を伝えておく
「僕は登壇慣れてるから大丈夫です」というスピーカーもいざ本番というときに「映らない？あれ？おかしいな～」となることがあるので、例外なくリハは全員やりましょう。
開場・受付
18.受付係には事前に受付手順をデータで共有するか印刷して渡しておく
19.受付でトイレや自販機、喫煙所の場所を聞かれることが多いので、受付係に場所を説明しておく
20.開場したらBGMを流す（誰もいなくて無音だと寂しいし入っていいのか戸惑うから）
21.たまに様子を見に行って問題ないか確認、混雑時には行列整理や受付を手伝う
22.混雑時に手分けできるように受付リストは予備も印刷しておく
会場案内・冒頭説明
23.プログラム最初に会場案内として、Wi-Fi・トイレ・自販機・喫煙所などを説明する
24.冒頭説明として、勉強会の主旨・タイムテーブル・注意事項などを説明する
これらをせずになんとなく始めてしまうと、いちいち質問されるので運営サイドの対応が煩雑になるし、勉強会の意図が浸透しないので大事なことです。
セッション
25.スピーカーが演台についたらプロジェクターの接続を手伝う（緊張していて手間取る人もいるので）
26.マイクのスイッチをONにして渡す（スイッチがわからなくてテンパる人もいるので）
27.タイマーアプリをスタートして演台に置く
28.ストップウォッチで時間計測する
29.マイクが遠かったり画面が切れたり何かあったらジェスチャーかカンペで伝える
30.そろそろ時間になったらジェスチャーかカンペで伝える
セッション中はスピーカーが話に集中してパフォーマンスを発揮できるように、それ以外のことで戸惑わないように気を配って最大限サポートしましょう。
休憩
31.「何分間休憩か」ではなく「何時に再開」かをアナウンスする
32.休憩中はBGMを流す（雑談しやすい雰囲気作り）
33.リハできなかったスピーカーがいたら休憩中に接続チェックをしておく
34.再開時間前に余裕をもって次のスピーカーにスタンバイしてもらう
35.来場者からの質問など何かしらの対応が発生するかもしれないのでスタッフは誰かしら受付にいる
36.再開する1分〜30秒前にBGMを切る（気づいた人から雑談をやめてくれる）
セッション中よりもスタッフはやることが多いケースもあります。来場者との交流とのバランスをうまく取りましょう。
時間厳守
37.会場入りから時間通りに（担当者さんにわざわざ開けてもらうので当然のこと）
38.リハもテキパキ進める（スピーカー同士の雑談はリハ後にしてもらう）
39.開場・受付開始も時間通りに（開場待ちしている人がいる場合もあるので）
40.終了時間をオーバーしない（オーバーした分聞けずに帰る人が出てしまうので）
41.撤収時間をオーバーしない（有料の会場だと延長料金がかかる。無料提供の場合は尚更）
42.スピーカー交代の時間を考慮する（持ち時間の数分前に終えるように言っておくなどする）
その他
43.スムーズにできるかは八割がた準備にかかっていることを忘れずに
44.企画・準備段階から担当者さんに配慮して協力して進める
45.スピーカーや来場者の不便や疑問を想定して準備しておく
46.人手があるならタイムキーパーをおく