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SlackDay 6

自社導入の経験からSlack導入のアンチパターン


概要

 部門内Slack導入「50人規模の部門にSlackを導入してみた結果」と全社向けSlack導入「500人(全社)規模にSlackを導入する道のり(途中)」の経験から導入のアンチパターンとして残したいと思います

 部門内Slackは前述のように部門内の文化として根付いていて、個人的には成功していると感じています。しかし、全社用は残念ながら成功とは言えない状況(現時点失敗)です。Slackの適用範囲や企業文化によっては様々な対応が必要かもしれないが、これから導入を考えている方や導入しているがうまくいかない方の参考になれば幸いです


導入したらフォローしない(もしくは遅い)

 導入直後に使い方や要望などの各種問い合わせがありますが、その返信に時間がかかったり、返信しなかったりすることで利用者の熱量が下がっていき、結果的に使う気がなくなっていきます


対策

 とにかくすぐにフォローする。即断できない内容はいつまでに回答すると期限を設けて対応すること。のちに経過報告や結果の返答を忘れずに!(鉄は熱いうちに打て)


ハードルが1mmでも大勢の人がコケる

 全社Slack導入では、参加するためには利用申請しなければならないことになった。そのため、あえて参加しようと思わない人もそれなりにいるので、未だに参加していない人がいる。そうするとチーム内でそうした人がいると結局連絡手段が従来のままに引きずられるので、アカウントを発行したが、使わない人が続出する状況になりました


対策

 好奇心旺盛なメンバーではない限り、使い始めるまでの心理的ハードルがどうしても高く感じるので、使い始めるまでのハードルを無くす事に努めるべき。最初は一般的な活字コミュニケーションのマナーと必要最低限かつ最重要な禁止事項で運用開始し、徐々にルールを加えていく


誰も発言しない

 導入直後は多くの人が様子見状態です。その中で誰も発言しなければ、結局発言しづらい雰囲気になってしまって、結局誰にも使われないプラットフォームになる


対策

 運営局や協力者が積極的に話題(業務関連、趣味、育児、食べ物など)提供していくことが必要です。個人用のつぶやき用チャネルや旬の話題などを投稿して、何かと情報が発信されている場なんだなっと印象づけることで、発言するハードルを下げることに繋がる

 さらに誰か投稿した内容に積極的に返信しましょう。誰か1人でも返信があると意外と他の人が発言し始めることがあるので、最初は居酒屋のマスターになったつもりで話を広げるように頑張りましょう


ビジネスパートナー(BP)さんの参加問題

 弊社ではBPさんと協力して業務を実行しているチームが多くあります。そのため、日々の業務連絡は既存のGoogle Apps(ドメイン内のみ利用可能)で行っています。しかし、一部の契約形態のBPさんにSlack経由でプライベート時間に業務連絡していいのか?とかが議論になり、いまだにその問題が解決されていない。結果的にBPさんを含むチームメンバーが参加しきれていないので、利用者も思うように増えていない


対策

 Slackには特定のユーザに特定のチャネルのみに参加してもらえる仕組みがありますので、BPさんや外部ユーザにも限定した情報公開が可能(有償版)。ただ、上記のように契約上のリスクをどう解決していくかはBPさんとチーム内でルール作りが必要です。契約上でそういうリスクがあるからと言って、何もしないよりもどうしたらスムーズに利用できるのかを考えるべき


工数確保

 業態特有のものですが、何をするにも工数を予め見積もってから作業しなければならない。そうすると運営メンバーのSlackサポート用工数も予め確保しないと対応できないため、結果的に対応がおろそかになる(前述のフォローが遅くなったりする)


対策

 質問の返答、設定変更、導入直後の盛り上げタスクに要するコストは組織として理解する必要があり、本業として見なしてあげる必要がある。対応時間が大幅に大きくなった時は、時間を確保してしっかりと対応する


なんでもかんでもチャットで会話しようとする

 隣にいるのに全部チャットで会話する。かえってコミュニケーションコストが増える


対策

 チャットはあくまでもコミュニケーションのきっかけでしかないので、リアルなコミュニケーションを大事にしてください!ただし、全体に周知しなければならないことや履歴として残したい時の一つの手段にしましょう


まとめ

 最後になりますが、一番大事なこととして単なるツール導入に留まらず、組織文化を形成するまでがゴールになります。こう聞くと壮大で手間がかかると感じられるかもしれないですが、現実問題そのぐらいの覚悟が必要だと思います。もちろん組織規模によってかかるコストが異なりますので、大きな組織の場合は、小さい単位(部門単位)から順に適用していく。それに合わせて理解者や協力者を増やすことで、徐々に定着されていくと思います。可能ならばトップレベルの理解を得られると進みやすいので、まずそこから理解を得られるように努力しましょう!