この記事は、ラクス Advent Calendar 2024の1日目の記事です。
初めて1日目に記事を書くけど頑張るぞ！（なお技術記事ではない）

エンジニア7年目のchoreiです。

7年目ともなると、相談や調整でミーティングを行うことが増えました。
また、今までは周りにベテランが多かったのですが、最近は経験の浅いメンバーと接することが増えました。

結果、仕事の進め方について考えることが増えたので、自分の考えをまとめてみようと思います。文書化することでわが身を振り返ると同時に、少しでも後輩たちの参考になればと思います（この思いよ届け！）

ミーティングの際に意識していること

1. 事前に根回しする

ミーティングの場で急に説明してもうまくいかないことが多いです。
大体、1人1つくらいは引っかかるポイントがあるので、全員にいきなり説明するといろんな意見が出て議論が発散してしまい、まとまらなくなってしまいます。
事前に根回しをしておくことで、ミーティングでの議論を減らせますし、他の人からの指摘に対する説明時も味方になってもらえます。

全員に根回しするのはコストが高いので、身の回りの先輩や上長、ミーティング参加者の中で影響力が高い人などに絞って相談しておけるとよいです。
根回しと聞くと何か悪いことをしている気がしてきますが、大丈夫です。みんなやってます。（根回しの言い方が悪ければ事前相談とか言い換えてみる）

2. 本題と関係が薄いことを資料に書かない

例えば、提案内容を説明するときに、なぜその方法を選択したのかやメリデメを比較して根拠を示すことがあると思います。
その際に、あまりに本題と遠い話、超絶イレギュラーケースであったり、すごく細かい部分の説明が多いと、「そもそも何の話をしていたっけ？」「で、結局何が言いたいの？」となりがちです。本当に必要な情報を書かないのはダメですが、資料に記載するのは重要な情報のみに絞りましょう。

どうしても書く場合は、別の資料したり資料の最後の方に付録として付けるなどして本題と切り離しておくとよいです。

3. 資料に書いていること読み上げない

資料に書いていることは資料を読めばわかります。情報の共有目的であればミーティングする必要がなく、「この資料を見ておいてください」でよくなってしまいます。

資料を読むだけではわからない、伝わらない内容を説明するのがミーティングの目的の1つなので、記載内容を読み上げる際は大事な部分だけ抜粋し、口頭補足が必要な部分を重要視しましょう。

4. 資料とは別に台本を作る

前2つで「書きすぎるな」「読み上げるな」と書きましたがこの2つには関連があります。
資料を読もうとしてしまうから資料に細かく書いてしまいますし、書かないとミーティング中に話すべき内容をド忘れしてしまい目的が果たせなくなってしまいます。

なので、資料とは別に台本を作っておくべきです。皆さん卒論などで何かしらプレゼンをしたことがあると思いますが、その時は必ず資料とは別に台本を用意して話す順序を考えているはずです。
この台本は文章レベルの必要はなく、単語の箇条書きレベルでも十分です。

5. 自分の主張を明確にする

相談時に複数の案を出すことがあると思いますが、自分がいいと思っている方は明確にしてください。あなたの意見がわからないと聞く側は聞く負荷が高く、適切にアドバイスすることも難しくなります。

6. 副案・捨て案を用意する

提案内容が1つの場合、正直そのまま通ることはあまりないです。どういった提案内容にも何かしら気になる部分は出てくるので大体その点を指摘されます。

自分では気づけない問題点を指摘したもらうのこともミーティングの目的の1つなのでそのこと自体は問題ないのですが、自分の意見を通したい場合は「（自分が）この案なら許容できるな」と思える副案や「（みんなが）この案はないな」と思う捨て案を用意しておきましょう。

7. 自信なさそうにしない

どれだけ素晴らしい内容であっても、自信なさそうに話をされると「本当にちゃんと考えて話しているのかな？」と不安になります。事前にしっかりと準備しているのであれば自信満々に話しましょう。

また、相談の場で「こっちの方がいいんじゃない？」と別案を提案されることがあります。考慮済みなら比較して今の案にしている理由を自信満々に主張すればよいですし、考慮外だったのであれば素直に受け止めて持ち得るなどしましょう。

まとめ

偉そうにつらつらと書きましたが、自分でもできていないなぁと思うことは多いです。
自己流でやっている部分もあり、必ずしも私のやり方が正しいとは限りませんが、誰かの参考になれば幸いです。